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Stammdatenverwaltung in winprosa  


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Stammdatenverwaltung in winprosa

 

  1. Stammdatenpflege
    Übersicht
    Das Stammdatenfenster
    Der Verwaltungsbereich
    Unterregisterkarte Persönliche Daten
    Unterregisterkarte Schullaufbahndaten
    Unterregisterkarten Bemerkungen und AGen
    Schüler-ID, Quell-ID & Co.
  2. Verwaltung der Koop-Schüler
  3. Datenanbindung u. -Übernahme
    Grundlagen
    An- und Abkoppeln eines Schülers
    Import aus dem (alten) Partnerprogramm
    Anbindung an ASV-BW
      Version 2017, 13.10.18     Version 2016
  1. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern
    Anfügen von Datensätzen
    Löschen von Datensätzen
    Verschieben in den Jahrgang 0000
    Endgültiges Löschen von Schülern
    Löschmerker setzen und zurücksetzen
    Koop-Merker setzen und zurücksetzen
    Nummerieren
  2. Wiederholerverarbeitung
  3. NGO-Abgängerverarbeitung
    Archivierung
    Abgängerverarbeitung



 

1. Stammdatenpflege

Thema überspringen 1.1 Übersicht  1.2 Das Stammdatenfenster  1.3 Der Verwaltungsbereich  1.4 Unterregisterkarte Pers. Daten
1.5 Unterregisterkarte Schullaufbahndaten 1.6 Unterregisterkarten Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften
1.7 Schüler-ID, Quell-ID & Co.

 

  1.1 Übersicht

Um z.B. Abiturzeugnisse drucken zu können, braucht winprosa Schülerstammdaten (Name, Geburtsdatum, Wohnort usw.), Laufbahndaten (Profil, Fremdsprachenfolge, Kurswahl usw.) und Leistungsdaten (Jahrgangsstufen-Noten, Abschluss-Noten aus Kl 10/11, Zusatzqualifikationen usw.).

Etliche dieser Daten fallen bereits vor Eintritt in die Kursstufe an, sind also in der Regel bereits im Datenbestand des Schulverwaltungsprogramms (SVP) gespeichert. Andere werden erst im Verlauf der Kursstufe mit winprosa zusammengetragen.

winprosa verwaltet alle diese Daten in einer Datenbank. Diese Datenbank kann entweder alleine von winprosa bedient werden oder zusammen mit Partnerprogrammen verwaltet werden. Dabei gilt:

  1. winprosa verwaltet die Schülerstammdaten selbst (Datenbank-Voreinstellung mit Datenbankanbindung CMH)
  2. oder bezieht die Schülerstammdaten einmalig von Fremdprogrammen via txt- oder csv-Dateien (gleiche Datenbankanbindung CMH)
  3. oder bezieht sie (bis 2016) permanent von Partnerprogrammen wie Ass-Windows (Datenbankanbindung ASS-Windows), Atlantis (Datenbankanbindung Atlantis) und SVP-BW (Datenbankanbindung SVP-BW).
  4. oder bezieht sie (ab 2017) temporär von Partnerprogrammen.

Bei permanenter Bindung an Partnerprogramme ist immer das Partnerprogramm für die Datenhaltung/Bereinigung/Aktualisierung zuständig. In winprosa können also keine schnellen Stammdatenänderungen vorgenommen werden. Da das Partnerprogramm aber meist vom Sekretariat bedient wird, muss der Oberstufenberater ggf. erst das Sekretariat ansprechen, um eine schnelle Stammdatenänderung vornehmen zu lassen.

Daher ist ab Version 2017 der Zugang zu den Stammdaten durch Methode 4: temporäre Datenanbindung ersetzt und Methode 3 ist praktisch deaktiviert. Die Daten können nun immer komplett in winprosa gepflegt werden. D.h., Schüler können hier angelegt, verändert und gelöscht werden. Und nur bei Bedarf sorgt der Oberstufenberater dafür, dass winprosa die Daten auf Wunsch vom Partnerprogramm abholt und diese mit den eigenen Daten synchronisiert.

Um diese neue Möglichkeit für (einzelne) Schüler nutzen zu können, müssen Sie diese ggf. vom Partner-SVP abkoppeln. Details siehe 3. Datenanbindung u. -Übernahme.

winprosa kennt die eigene Schule und ggf. (mehrere) Nachbarschulen. In winprosa wird daher zwischen eigenen Schülern und Koop-Schülern unterschieden. Eigene Schüler werden komplett in winprosa verwaltet (ggf. über Partnerprogramme, s.o.); sie können einzelne Kurse an Nachbarschulen besuchen. Von Koop-Schülern werden die Stammdaten komplett an deren Nachbarschulen geführt; sie können einzelne Kurse an der eigenen Schule besuchen und brauchen daher in winprosa nur namentlich erfasst zu werden. Da sie als Koop-Schüler gekennzeichnet werden, führt winprosa auch keihne Kurswahlüberprüfung durch.


 

  1.2 Das Stammdatenfenster

Das Programmfenster ist immer gleich gegliedert in Titelbereich oben, Fußzeile unten und Schülerfilter rechts. Diese rahmen den Arbeitsbereich ein (s.r., rote Unterteilung). Der Titelbereich besteht aus Titelzeile, Menüleiste und Haupt-Symbolleiste. In der Titelzeile sind aktuelle Programmversion und aktiver Dienst ablesbar. Die Fußzeile bietet einige Statusinformationen.

Der Arbeitsbereich im Dienst Bearbeiten > schülerweise ist gegliedert in den Statusbereich des aktuellen Schülers oben und darunter das Register mit den Schülerdiensten. Sie erreichen den Arbeitsbereich auch über in der Hauptsymbolleiste.



G8-Schüler und G9-Schüler werden im Statusbereich unterschiedlich dargestellt. Der Schülerstatus (grün oder rot) ist in Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > ... > Prüfungszulassung beschrieben.

Das Stammdatenfenster ist auf der Registerkarte  Stammdaten  zu finden (im Bild grün umrandet). Es ist gegliedert in den Verwaltungsbereich oben mit Fenstersymbolleiste und darunter (blau umrandet) das Registerfenster mit den vier Registern Persönliche Daten, Schullaufbahndaten, Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften.


Wenn Sie mit permanenter Datenanbindung an Partnerprogramme arbeiten, dann werden Persönliche Daten und Schullaufbahndaten (teilweise) nur protokolliert und müssen im jeweiligen Partnerprogramm gepflegt werden. Die nicht änderbaren Felder sind dann grau unterlegt.

Wenn Sie mit temporärer Datenanbindung arbeiten und/oder die Stammdaten direkt mit winprosa erfassen und pflegen, können Sie natürlich alle Daten ändern. Aber vor Änderungen müssen Sie immer den Schreibschutz aufheben (grüne Ampel!). Der Schreibschutz wird beim Verlassen eines Dienstes immer auf rot zurückgesetzt.

Details zur Datenanbindung an Partnerprogramme sind in 3. Datenanbindung u. -Übernahme zu finden.


 

  1.3 Der Verwaltungsbereich

Im Verwaltungsbereich (großes rot markiertes Feld) sind die Verwaltungsdaten des aktuellen Schülers angezeigt.

Oben befindet sich eine Symbolleiste für Aufnahme/Import von Schülern; (siehe 3. Datenanbindung u. -Übernahme) und weiterer Verabeitung von Datensätzen (siehe 4. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern).

Links werden die Schülernummern und der Tutor eingeblendet und rechts sind die Schalter für Löschvormerkung, Koop-Schüler, Löschmerker und Wiederholer (Duplikate). Diese Verwaltungsdaten dienen u.a. zum Einfügen, Löschen, Verbergen und Nummerieren von Schülern (Details s.später).

Mit dem Merker Koop'Sch kennzeichnen Sie einen Koop-Schüler. Da diese Schüler nur einzelne Kurse an Ihrer Schule besuchen, prüft winprosa deren Kurswahl nicht. Ausserdem werden Koop-Schüler immer am Ende der Listen geführt (siehe auch 2. Verwaltung der Koop-Schüler).

Mittels Löschmerker können Sie einen Schüler von der Verarbeitung temporär ausschließen. Wenn z.B. ein Schüler sich Ende von JSt1 an Ihrer Schule für JSt2 anmeldet, stört er bei der Zeugnisverarbeitung für JSt1, muss aber für JSt2 bereits erfasst sein. Also wird er während der Zeugnisverarbeitung "gelöschmerkert" und hinterher wieder aktiviert (siehe auch 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen).

Mittels  Dupl. anlegen  erstellen Sie eine Kopie eines Schülerdatensatzes im anderen Jahrgang. Das wird für die Wiederholerverarbeitung benötigt (siehe auch 5. Wiederholerverarbeitung).

Zum Verwaltungsbereich gehören eigentlich noch der Abitur-Jahrgang (ganz oben), die winprosa-ID des Schülers (= Stamm-ID) und seine KWL-ID. Beide werden immer über den Registerkarten der schülerweisen Verarbeitung eingeblendet. Die zusätzliche Quell-ID steht unter den persönlichen Daten. Sie wird entweder vom Stammdaten-SVP übernommen oder von der Stamm-ID, falls das SVP keine eigene liefert oder die Stammdaten direkt erfasst worden waren. Bei der Quell-ID wird immer vermerkt, woher sie kommt: Quell-ID wie Stamm-ID (winprosa) oder Quell-ID: 1234567890 (ASS-Windows) usw. . Die Quell-ID ist z.B. wichtig für die Schüleridentifikation im Zusammenhang mit Untis/WebUntis. Weitere Details siehe 1.7 Schüler-ID, Quell-ID & Co.

Unter dem Verwaltungsbereich sind die Unterregisterkarten Persönliche Daten und Schullaufbahndaten angeordnet. Die beiden anderen Unterregisterkarten Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften sind nur aus historischen Gründen hier aufgeführt, sie sind auch im Hauptregister unter Bemerk. und AGs zu finden.


 

  1.4 Unterregisterkarte Persönliche Daten

Die persönlichen Daten sind im Bild oben blau markiert. Wenn die Felder grau unterlegt sind, stammen die Daten aus dem Partnerprogramm und können erst geändert werden, wenn der Schüler abgekoppelt ist (Details hierzu siehe in 3. Datenanbindung u. -Übernahme).

Vor- und Rufname können verschieden sein, aber durch Klick auf Vorname>Rufname wird der eingetragene Vorname in das Feld Rufname kopiert. Namenszusätze wie "von" kommen in ein eigenes Feld Namenszus., damit sie nicht als Sortierkriterium stören können.

Das Geburtsdatum tippen Sie am besten direkt ein. Sie können aber auch über die Combobox den Kalender aufrufen.

Für Postleitzahl, Wohnort und Geburtsort ist eine Eingabehilfe vorhanden, die sih ggf. aus den bereits erfassten Daten speist.

Ist diese Eingabehilfe "gefüllt", können Sie eine Postleitzahl eintippen und dann auf den zugehörigen roten Pfeil klicken, daraufhin wird der Wohnort automatisch ergänzt. Klicken Sie beim Geburtsort auf den zugehörigen roten Pfeil , wird der Wohnort übernommen.

Die folgenden Konfessionen können im entsprechenden Auswahlfeld erfasst werden: ohne, evangelisch, röm. katholisch, jüdisch, sonstige

Ist im E-Mail-Feld eine E-Mail-Adr. eingetragen, können Sie über eine E-Mail an diesen Schüler starten.

Login-Name und -Passwort benötigen die Schüler zum Einwählen in winprosa, z.B. für die Kurswahlerfassung und die Abitur-Optimierung. Bei der Neuanlage eines Schülerdatensatzes werden Name und Passwort automatisch gemäß "Musterlösung BW" vergeben. Hier sind auch frei gestaltete Einträge zulässig. Durch Klick auf  Musterlösung  können Sie auf den vorgegebenen Namen zurückstellen und durch Klick auf  Zufallspasswort  kann ein neues Passwort erzeugt werden.


Da bei der automatisierten Vergabe von Login-Namen die ersten sechs Buchstaben des Nachnamens und die ersten beiden des Vornamens verwendet werden (nnnnnnvv), kann es in seltenen Fällen zu gleichen Login-Namen für unterschiedliche Schüler kommen. Daher können Sie mittels prüfen lassen, ob es derartige "Dubletten" gibt (s.l.o.). Im Bsp. wird gemeldet, dass Ratlos und Rat-Lossak gleiche Login-Namen erhalten hatten (s.r.o.). Sie müssen also einen der beiden Login-Namen abändern.

Login-Name und -Passwort werden zusammen mit der Quell-ID auch an Untis weiter gereicht, wenn Sie die entsprechende Schnittstelle bedienen (siehe Dokumentation > Zusammenarbeit von Untis und winprosa).

Mit dem Knopf  Nächster Satz  blättern Sie während der Datennacherfassung schnell zum nächsten Schüler. Die anderen Eingabefelder sind selbsterklärend.


Rechts neben den Unterregisterkarten sind normalerweise die Textbausteine für Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften untergebracht. An deren Stelle kann auf eine Sonderzeichetabelle (s.r.) umgeschaltet werden. Ist ein Schüler lokal erfasst oder abgekoppelt, dann können in den Namen westeuropäische Zeichen aus der Tabelle übernommen werden


 

  1.5 Unterregisterkarte Schullaufbahndaten

Schullaufbahndaten sind Profil, Fremdsprachenfolge, Bildungsgang, besuchter Religionsunterricht und Zusatzqualifikationen. Links ist die zugehörige Unterregisterkarte dargestellt (s.l.u.), rechts daneben mit ausgeklappten Comboboxen (s.r.u.).


Unterhalb des Profils wird blau die Konfession des Schülers eingeblendet. Darunter sind Knöpfe zur schnellen Eingabe des besuchten Religion-/Ethik-Unterrichts angeordnet. Reichen evR, kR, Eth und jüd nicht aus, kann aus der Combobox eine weitere gewählt werden.

Unter dem Feld für den Bildungsgang (Gymnasialtyp G8/G9) wird die Fremdsprachenfolge erfasst. Die Combobox geht für jedes Sprachenfeld auf und bietet immer nur den "Rest" der möglichen Fremdsprachen an. .


Eine weitere Eingabehilfe bietet der Fremdsprachenmerker in der Mitte. Durch Klick auf das Kopiersymbol wird die gerade aktuell angezeigte FS-Folge samt Profil eines Schülers in den entsprechenden Merker übernommen; fünf derartige Merker sind möglich für die häufigsten an der Schule vorkommenden Fremdsprachkombinationen samt Profil. Der rot eingerahmte Merker (s.r.) liefert Englisch/Französisch/Italienisch im sprachlichen Profil.

Während der Datenerfassung bei weiteren Schülern genügt jeweils ein Klick auf ein passendes Einfügesymbol und der Merker wird auf die Fremdsprachenfelder und das Profilfeld übertragen.

Achtung: Bei jeder Änderung einer einzelnen Fremdsprache setzt winprosa den Profileintrag sicherheitshalber zurück; das Profil muss dann also neu eingetragen werden.

Das Feld für Kernfachwahl anerkannte Fremdspr. dient der Erfassung von fremdsprachlichen Sonderfällen, die i.d.R. vom jeweiligen RP genehmigt sein müssen. Derartige Fremdsprachen müssen Sie u.U. in winprosa erst erfassen; Details siehe Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung < 4.1 Erfassung der Noten aus Kl.10/11 < Sonder-Fremdsprachen

Die Zusazuqualifikationen Latinum, Großes Latinum, Graecum und Hebraicum werden ebenfalls hier erfasst.


 

  1.6 Unterregisterkarten Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften

Die Erfassung von Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften ist ausführlich beschrieben in Kurswahlverarbeitung I > 4. Arbeitsgemeinschaften / Bemerkungen


 

  1.7 Schüler-ID, Quell-ID & Co.

winprosa arbeitet mit 3 Arten von IDs:

  1. die Quell-ID (alphanumerisch max. 40 Zeichen), sie identifiziert einen Stammdatensatz in der Quelldatenbank (z. B. ASV).
  2. die Stamm-ID (numerisch max. 10 Ziffern), sie identifiziert einen Stammdatensatz innerhalb der winprosa-Tabellenstruktur; bei in winprosa direkt erfassten Sätzen wird die Stamm-ID in die Quell-ID übernommen, also sind dann beide identisch *).
  3. die KWL-ID (numerisch max. 10 Ziffern), sie identifiziert einen Kurswahl- und Leistungssatz innerhalb der winprosa-Tabellenstruktur; ein Schüler kann mehrere KWL-IDs haben (z.B. Wiederholer).

*) Anwendungsbeispiel
Direkte Erfassung von Koop-Schülern oder Neuzugängen in winprosa während der Planungsphase. Ergänzung der Stammdaten, nachdem die neuen Schülersätze im Stammdatenprogramm eingepflegt wurden (über den Import und Abgleich über den Namen).

Auf der Stammdatenseite des Schülers werden bekanntlich dessen IDen aufgelistet (siehe 1.3 Der Verwaltungsbereich). Dabei gilt: winprosa erzeugt für jeden Schüler immer eine Stamm-ID und mindestens eine KWL-ID. Wenn ein Schüler keine eigene Quell-ID (vom SVP) besitzt, ist winprosa die Quelle, also wird dessen Stamm-ID auch als Quell-ID genützt. Somit ist die Quell-ID immer vorhanden und kann beim Datenaustausch der Synchronisierung dienen.


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2. Verwaltung der Koop-Schüler

Thema überspringen

Eigentlich genügt es bei Koop-Schülern Name und Rufname zu erfassen. Weitere Stammdaten werden nicht benötigt. Wenn Sie dann im Verwaltungsbereich des Stammdatenfensters den Koop-Merker anhaken (s.r.), weiß winprosa, dass dieser Schüler keine komplette Kurswahl vorweisen muss und reiht ihn im Schülerfilter hinter den eigenen Schülern ein.



Wenn Sie Datenbankanbindung an ein Partnerprogramm einsetzen, brauchen Sie ab Version 2017.xxxx diese Koop-Schüler nicht erst im Partnerprogramm zu erfassen, sondern können dies direkt in winprosa erledigen (s.l.u.).



Sie können max. 15 Schüler pro Arbeitsgang erfassen; im Beispiel sind es nur vier (s.r.o.). Für diese Schüler werden automatisch "Platzhalter" erstellt (s.r.) und als Koop-Schüler gekennzeichnet. Anschließend können Sie für jeden Platzhalter Namen und Vornamen erfassen.



Für die Abiturverarbeitung werden die Stammschulen (Nachbarschulen/Partnerschulen) der Koop-Schüler und deren dortige Schülernummern benötigt.

Im Dienst Bearbeiten > Formulare > Variablenlisten | Koop-Schulen benennen Sie die Partnerschulen, von denen Schüler zu Ihnen "einwandern".

Im Beispiel (s.r.) sind das die Schulen A und B oder 1 und 2, je nach RP.

Im Verwaltungsbereich tragen Sie die erweiterten Schülernummern (erw. SchNr) der Koop-Schüler ein.

Im Beispiel ganz oben hat der Schüler die Schülernummer 083 und die erweiterte Schülernummer a017, kommt also von Schule A(1) und wird dort unter der Nummer 017 geführt (s.r.g.o).

Zusätzlich sollte dem Schüler ein fiktiver Tutor zugewiesen werden; genommen wird dafür ein (beliebiges) Kürzel, das auf die Stammschule hinweist, im Bsp. oben also mgs. Dieses Kürzel wird dann in das gelbe Feld übernommen.

Sie können die erweiterten Schülernummern samt fiktivem Tutor auch im Dienst Bearbeiten > kursweise | Tutoren u. Kurse | Auswahl nach Tutoren erfassen (s.r.).

Im Fenster ist schön zu sehen, wie die Koop-Schüler immer am Ende jeder Auflistung ausgegeben werden.


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3. Datenanbindung u. -Übernahme

Thema überspringen 3.1 Grundlagen  3.2 An- und Abkoppeln eines Schülers  3.3 Import aus dem (alten) Partnerprogramm 
3.4 Anbindung an ASV-BW

 

  3.1 Grundlagen

• bis Version 2016.xxxx

winprosa kann bekanntlich entweder zusammen mit Partnerprogrammen, also anderen Stammdatenprogrammen (= Schülerverwaltungsprogrammen, = Schulverwaltungsprogrammen, = SVP) oder auch alleine eingesetzt werden. Dabei war bis zur Version 2016.xxxx zu unterscheiden zwischen permanenter Anbindung und temporärer Anbindung an das SVP.

Bei permanenter Anbindung müssen die SVPen (Ass, Atlantis, SVP-BW) in der Lage sein, ihre Daten mit winprosa zu teilen. D.h., beide Programme pflegen eine gemeinsame Datenbank. Das SVP liefert dorthin Kopien der Stammdaten aus seiner eigenen Datenbank und winprosa liefert dorthin die Leistungsdaten. Seitens winprosa gibt es keine Einflussnahme auf die angelieferten Stammdaten. Korrekturen müssen immer erst vom Bediener des SVP erfasst werden, was manche lästigen Zustände erzeugen kann.

Bei temporärer Anbindung importiert winprosa einen Datenbestand und arbeitet dann autonom weiter. Der Import kann durchaus mehrfach geschehen, aber in der Zwischenzeit sind die Programme getrennt und unabhängig. So arbeiten schon immer diejenigen Anwender, die winprosa "alleine" einsetzen. Der Vorteil ist, dass in winprosa auch die Stammdaten jederzeit gepflegt/geändert werden können.

• ab Version 2017.xxxx

Mit Version 2017.xxxx kann mit dem (alten) SVP ASS , Atlantis und SVP-BW praktisch ohne Änderung weitergearbeitet werden. Aber falls vorher permanente Anbindung vorhanden war, wird die nun gelockert. Die gemeinsame Datenbank bleibt zwar erhalten, wird aber nur noch vom SVP gefüllt. Sie dient nun lediglich als Transferdatei, aus der die Daten nun bei Bedarf mittels einfachem Klick auf den entsprechenden Import-Schalter , oder in winprosa importiert werden können.

Dabei sind sie jederzeit änderbar. Dazu können einzelne Schüler in winprosa vom SVP (genauer von der Transferdatei) abgekoppelt oder wieder angekoppelt werden. Im abgekoppelten Zustand sind sie in winprosa änderbar und vor neuerlichem Überschreiben aus dem SVP geschützt, im angekoppelten Zustand werden sie beim Datenimport aus dem SVP mit aktualisiert.

Die alten Partnerprogramme bedienen ggf. die Transferdatei, winprosa kann also indirekt auf deren Daten zugreifen. ASV-BW bleibt aber diesbezüglich inaktiv, daher benötigt winprosa einen lesenden Direkzugriff auf die Datenbank von ASV-BW. Ist dieser eingerichtet (natürlich passwortgeschützt), ist die weitere Bedienung von ASV-BW die gleiche, wie für die anderen Partnerprogramme.

Ist eine Transferdatei vorhanden, können Sie diese zur Kontrolle einsehen und ggf. für Stammdatenexport verwenden (s.r.).

Das folgende Beispiel zeigt dies für SVP-BW. Wenn Sie den Dienst Datei > Schnittstellen und Freigaben | SVP-BW aufrufen, erhalten Sie nebenstehende Ansicht.

Dort können Sie die Tabelle anzeigen, in ihr gezielt nach einem Schüler suchen und die Tabelle exportieren.


Soll winprosa alleine eingesetzt werden, steht weiterhin die leistungsfähige Schnittstelle zur Datenübernahme aus Fremdprogrammen zur Verfügung. Diese Schnittstelle war früher nur über die Systemadministration erreichbar und ist nun nur über das Stammdatenfenster mittels aufrufbar. Eingelesen werden Schülerstammdaten in Form von Text-Tabellen oder in Form von Excel-Dateien. In diesem Sinn können auch ASS, Atlantis, SVP-BW und ASV-BW wie Fremdprogramme eingesetzt werden.

Diese Schnittstelle ist vereinheitlicht und im Stammdatenfenster aufrufbar, also wird nun jeglicher Stammdatenimport über das Stammdatenfenster durchgeführt (Dienst Bearbeiten > schülerweise | Stammdaten). Dabei gibt es keine Wahlmöglichkeit: Import entweder vom festgelegten Partnerprogramm aus mit festgelegten Parametern oder von beliebigen Fremdprogrammen aus, dann mit einstellbaren Parametern. Dementsprechend ist der Import-Schalter eines der folgenden Symbole: , , , oder



 

  3.2 An- und Abkoppeln eines Schülers

An- und Abkoppeln ist nicht nur möglich im Zusammenhang mit einem Partnerprogramm, sondern auch bei Datenübernahme von Fremdprogrammen.

Im Bsp. (s.r.) ist die Anbindug an ASS an den rot markierten Stellen zu erkennen: am Import-Schalter , über den ggf. ein Datenimport ausgelöst werden kann und an der Quell-ID von ASS-Windows.

Offensichtlich ist der Schüler ans SVP angekoppelt, denn seine Stammdaten sind ausgegraut. Dann gilt der Hinweis (grün markiert), dass hier nur E-Mail-Adr. und Zugangsdaten erfassbar sind.

Nach Klick auf den Schalter neben dem Vornamenfeld (blau markiert, s.r.) kann der Schüler von der Transferdatei abgekoppelt werden. Es erscheint dann ein Hinweistext (s.u.).



Im Bild (s.o.) wird nun oben neben der Schülernummer angezeigt, dass dieser Schüler abgekoppelt ist und neben dem Vornamenfeld kann diese Abkopplung durch Klick auf mit entsprechender Erklärung (s.u.) wieder aufgehoben werden.




 

  3.3 Import aus dem (alten) Partnerprogramm

Im Bsp. von ASS wird durch Klick auf auf der Stammdatenseite der Schnittstellendienst Stammdaten Import/Abgleich aufgerufen (s.u.). Dieser Dienst ist in winprosa von Anfang an vorhanden, jetzt nur mit vereinheitlichtem Layout und an der logisch passenden Stelle. Der Dienst wurde früher nur von Anwendern benötigt, die winprosa alleine eingesetzt hatten und die Daten von Fremdprogrammen mittels Excel-, CSV- oder Text-Dateien übernehmen mussten. Nun wertet dieser Dienst auch die Transferdatei des ursprünglich permanent verbundenen SVP aus.

Links werden die Parameter für den Import eingestellt. Oben wird die Importdatei ausgewählt und deren Aufbau angegeben; aber bei Partnerprogrammen ist die Datei schon festgelegt. Unten werden die zu übertragenden Datenfelder synchronisiert; auch diese sind bei Partnerprogrammen bereits festgelegt.

Rechts wird der eigentliche Import gesteuert. Oben wird eingestellt, wie mit den angelieferten Schülern zu verfahen ist. Unten sieht man in der Schülerliste die geplanten Auswirkungen. Nach Klick auf  Import starten  wird importiert.

Im Fenster können Sie mittels Zusatzinformationen bezüglich des Stammdatenimports aufrufen (s.u.).


 

  3.4 Anbindung an ASV-BW

Wir gehen davon aus, dass jetzt keine Schule mehr neu in eines der etablierten Partnerprogramme einsteigt, denn ASV-BW soll das SVP für die Schulen werden. Daher bietet winprosa nicht mehr die Möglichkeit, von einem Fremdprogramm auf eines der alten Partnerprogramme umzusteigen. Aber "Altanwender" können aus Sicht von winprosa bei ihrem alten SVP bleiben.

Steigt eine Schule von einem Fremdprogramm auf ASV-BW um, dann muss in winprosa lediglich der Zugriff auf die ASV-BW-Datenbank freigeschaltet werden. Wechselt eine Schule von ihrem alten Partnerprogramm auf ASV-BW, dann muss vor Freischalten des Zugriffs erst das alte Programm abgekoppelt werden.

• Abkoppeln vom alten Partnerprogramm

Im Bsp. (s.l.) soll SVP-BW abgekoppelt werden. Stellen Sie dazu erst denjenigen Abitur-Jahrgang ein, ab dem abgekoppelt werden soll. Rufen Sie dann den Dienst Datenbanktyp und Verzeichnisse auf (Datei > Datenbank > Systemadministration | Datenbanktyp und Verzeichnisse). Dort finden Sie den Datenbanktyp prosadat.est (SVP-BW) eingetragen. Unten im Fenster wird angeboten, diese Datenbankanbindung ab dem eingestellten Abijahrgang zu lösen.

Nach Klick auf  Wechsel durchführen  erhalten Sie einen Warnhinweis (s.r.u.). Erst nach Bestätigung wird tätsächlich abgekoppelt und der Vollzug gemeldet (s.w.r.u).



• Einrichten des Direktzugriffs auf ASV-BW

Rufen Sie den Dienst Datenbankpflege auf (Datei > Datenbank > Systemadministration | Datenbankpflege). Dort können Sie nach Eintragen der Anmeldedaten den Zugriff auf die ASV-Datenbank testen.

Aber erst nach Anhaken des Feldes  Standarddatenbank ...  können Sie später vom Stammdatenfenster aus in winprosa auf die Daten zugreifen (Dienst Bearbeiten > schülerweise | Stammdaten). winprosa verhält sich dabei völlig passiv. D.h., es werden keinerlei Daten oder Datenbankstrukturen in ASV-BW verändert.


Der Erlaß ohne Datum AZ 22-0276.0/44/1 des MKJS "Hinweise zur Unzulässigkeit der Weitergabe von Admin-Passwörtern durch die Schulen" bleibt dabei unberührt, denn die Stammdaten gehören in die Obhut der Schule und werden dort zur ausschließlichen Durchführung deren hoheitlicher Aufgaben benutzt. Dementsprechend gehören auch die administrativen ASV-BW-Zugangsdaten in deren Verwaltungsbefugnis.

In gleichem Maße dient auch winprosa der Durchführung hoheitlicher Aufgaben. Damit ist selbstverständlich, dass die ASV-BW-Zu­gangs­daten zur Einrichtung des Datenbankzugriffs auf ASV-BW von winprosa aus verwendet werden dürfen und müssen. Die ASV-BW-Zugangsdaten gehen dabei ebensowenig außer Haus / an Dritte, wie die winprosa-Zugangsdaten.

winprosa greift nur lesend auf die ASV-Datenbank zu und ändert daher keinerlei Strukturen und Daten in dieser Datenbank.

Natürlich müssen beide Programme gemäß §11 LDSG in Verfahrensverzeichnissen von den Schulen registriert sein (siehe Verfahrensverzeichnis gem. Landesdatenschutzgesetz (LDSG)).

Ist die Netzwerkbetreung einem externen IT-Dienstleis­ter/Stadt­ver­waltung übertragen worden, unterliegen auch diese den Bedingungen des LDSG. Insbesondere liegt dann ggf. eine Auftragsdatenverarbeitung nach § 7 LDSG für die Schule und auf Weisung der Schule vor, vor allem dann, wenn die Daten "außer Haus" gehalten werden (Cloud/Server des Dienstleisters / der Stadtverwaltung). Dann muss der Dienstleister den Zugang einrichten oder die Zugangsdaten hierfür bereitstellen.


Über erhalten Sie folgende Zusatzinfos bez. Einrichtens des Direktzugriffs (s.u.).



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4. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern

Thema überspringen 4.1 Anfügen von Datensätzen  4.2 Löschen von Datensätzen  4.3 Verschieben in den Jahrgang 0000 
4.4 Endgültiges Löschen von Schülern 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen
4.6 Koop-Merker setzen und zurücksetzen 4.7 Nummerieren

In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Datenbankdienste Neuaufnahme (Anfügen) und Entfernen (Löschen) von Schülerdatensätzen angesprochen. Diese Dienste sind aber nur verfügbar, wenn die Datern nicht durch (permanente) Datenanbindung an Partnerprogramme zur Verfügung gestellt werden. Andernfalls müssen derartige Schüler im Partnerprogramm erfasst oder gelöscht werden. Erst ab Version 2017.xxxx gibt es nur noch temporäre Datenanbindung an Partnerprogramme; Details hierzu siehe 3. Datenanbindung u. -Übernahme.

Ferner werden die "Hilfsdienste" Durchnummerieren eines Jahrgangs und die Einzeldienste "Löschmerkern", Umwandeln in Koop-Status und Verschieben in andere Jahrgänge erklärt.

Diese Dienste sind alle im Verwaltungsbereich der Registerkarte Stammdaten zusammengefasst. Dort ist oben eine Symbolleiste angeordnet (s.r.).

Nach Klick auf den Schalter wird die vollständige Schülertabelle im Schülerfilter zur Anzeige gebracht. Die Schülernamen sind gelb unterlegt. Nach erneutem Klick auf den Schalter wird wieder der ursprüngliche Jahrgang geladen.

Ein Klick auf den Schalter bereitet die Neuaufnahme eines Schülerdatensatzes vor.
 

Nach Klick auf diesen Schalter wird der ganze Jahrgang gemäß im Schülerfilter eingestellter Reihenfolge neu durchnummeriert. Ist im Schülerfilter eine Teilauswahl eingestellt, wird trotzdem der ganze Jahrgang durchnummeriert.

Durch Klick auf den Knopf während der Eingabe der Schülerdaten kann der Datensatz sofort in die Datenbank auf Festplatte gespeichert werden. Ansonsten bleiben die Daten bis zum Ende der Gesammterfassung im (flüchtigen) Arbeitsspeicher.

Nach Klick auf den Refresh-Knopf wird der aktuelle Jahrgang oder die gesammte Schülertabelle neu geladen.
 

Dieser Knopf gibt den Anbindungstyp an, kann also unterschiedliche Ausprägungen haben. Durch ihn wird ein Text/CSV-Import oder ein Import aus der Transfertabelle eingeleitet.


 

  4.1 Anfügen von Datensätzen

Vor Erfassen neuer Schüler müssen Sie in der Haupt-Symbolleiste nach Wahl eines geeigneten Schuljahres erst den gewünschten Jahrgang (Zieljahrgang) wählen. Im Bild (s.r.) ist dies der Jahrgang 2018. Das eingestellte Hj. 1 ist hier ohne Bedeutung; die Schüler sind immer alle vier Halbjahre aufrufbar.

Anschließend klicken Sie in der Symbolleiste auf .

Jeder Datensatz einer Datenbank ist über eine (meist interne) eindeutige ID-Nummer identifizierbar, aus winprosa-Sicht Stamm-ID oder Quell-ID genannt. winprosa vergibt dementsprechend ebenfalls Schüler-ID-Nummern, KWL-ID genannt.

Da der neu anzulegende Schüler keine Quell-ID von außen mitbringt, setzt winprosa die eigene ID auch als Stamm-ID ein. Offensichtlich ist im Abi-Jahr 2018 die laufende Nummer 000001 noch/wieder frei.

Der Schülername wird sofort mit einem Platzhalter belegt, den Sie nachher überschreiben müssen.

Nach Erfassung aller Stammdaten dieses Schülers können Sie über sofort den nächsten Schüler erfassen.


Wenn Sie nachprüfen wollen, welche Schüler in der Datenbank abgelegt sind, bringen Sie mittels die ganze Datenbank im Schülerfilter zur Anzeige.

Solange die ganze Datenbank aktiv ist, werden im Schülerfilter alle Schüler gelb unterlegt gekennzeichnet (und alle anderen Dienste sind gesperrt). Links ist alphabetische Sortierung eingestellt und rechts die nach Schülernummern.

Wollen Sie wissen, wohin die einzelnen Schüler gehören, bringen Sie die fraglichen zur Anzeige und entnehmen der Stamm-ID den Abi-Jahrgang.

Bei den in der rechten Darstellung sichtbaren Schülernummern ist auch der Abi-Jahrgang angegeben, dafür ist die alphabetische Sortierung nicht möglich. Im Beispiel-Bild ist zu erkennen, dass es dort dreimal einen Rudi Ratlos im Jahrgangen 2015 gibt; wo die anderen sind, ist so nicht ersichtlich.

Nach erneutem Klick auf wird der aktuelle Jahrgang neu geladen und die gelbe Unterlegung im Schülerfilter verschwindet wieder. Ggf. müssen Sie anschließend Nummerierung und Anordnung richtig stellen.


 

  4.2 Löschen von Datensätzen

winprosa kennt drei Arten des Löschens: verstecken, parken und entfernen.

• Verstecken

Wenn Sie z.B. einen Schüler kurz vor Schuljahresende in die kommenden JG2 aufnehmen, befindet er sich formal bereits vor den Zeugnisarbeiten in der JG1 (!). Also verstecken Sie ihn mittels Löschmerker während der Zeugnisarbeiten. Später aktivieren Sie ihn wieder. Details siehe 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen.

• Parken

Wenn ein Schüler z.B. am Ende von JG1 die Kursstufe verlässt und die Schule wechselt, verschieben Sie ihn in den Jahrgang 0000. Dort ist er nicht mehr einsehbar/bearbeitbar. Sollten Sie später seine Daten nochmals brauchen, holen Sie ihn in den ursprünglichen Jahrgang zurück. Details siehe 4.3 Verschieben in den Jahrgang 0000.

• Entfernen

Der Jahrgang 0000 dient als Sammelbecken für geparkte, d.h. löschbare Schüler. Von Zeit zu Zeit können Sie die Datenbank packen; damit ist die endgültige Löschung von nicht mehr benötigten Schülerdaten gemeint. Details siehe 4.4 Endgültiges Löschen von Schülern.


 

  4.3 Verschieben in den Jahrgang 0000

Wenn Sie auf klicken, wird der aktuelle Schüler nach Rückfrage (s.r.) in den Pseudo-Jahrgang 0000 verschoben. Damit ist er "zum Löschen vorgemerkt", denn der Jahrgang 0000 dient ausschließlich zu diesem Zweck.

Allerdings kann er von dort wieder zurückgeholt werden, falls er noch nicht entfernt ist.


Wählen Sie dazu in der Hauptsymbolleiste den Jahrgang 0000 aus (Schuljahr ist beliebig). Im Schülerfilter werden dann alle geparkten Schüler angezeigt. Klicken Sie auf den gewünschten Schüler. In der Mitte wird daraufhin mittels angezeigt, aus welchem Ursprungsjahrgang der Schüler stammt. Klicken Sie auf diesen Schalter. Zurück geholt wird er aber erst nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage (s.l.).


Es spielt beim Zurückholen keine Rolle, welches Schuljahr eingestellt ist. Da die Schülernummer zwischenzeitlich vergeben sein kann, wird der Schüler immer "hinten" angereiht, erhält also eine neue Nummer (s.r.)



 

  4.4 Endgültiges Löschen von Schülern

Schüler können nur im Dienst Datei > Datenbank > Datenbank packen endgültig aus der Datenbank entfernt werden. Dabei können keine einzelnen Schüler ausgewählt werden, sondern nur ganze Jahrgänge. Voreingestellt ist der Pseudo-Jahrgang 0000, also alle geparkten Schüler. Sie können die Datenbank aber stärker packen, indem sie echte Jahrgänge leeren. So ist im Bild (s.r.) der Jahrgang 2013 ausgewählt.


Damit können alle Schüler von Jahrgang 0000 bis einschließlich 2013 entfernt werden.

Nach Klick auf  Prüfen/Packen  erhalten Sie aber zunächst eine Sicherheitsmeldung (s.l.), die auf das Risiko hinweist.

Im Fenster können Sie vorab ein Protokoll aufrufen, um zu prüfen, welche Jahrgänge betroffen sind.

Erst nach erneuter Sicherheitsabfrage (s.r.) wird die Datenbank gesichert; anschließend werden die Daten entfernt.


Packen der Datenbank schafft Platz und beschleunigt den Zugriff.

Im Bsp. werden immerhin über 600 Datensätze entfernt. Dabei werden hier nur der Pseudo-Jahrgang und die echten Jahrgänge 2010-2013 geleert (ältere Jahrgänge wurden bereits spätestens beim 2017-Upgrade geleert).

Aber dann kann z.B. auch keine Neuausfertigung eines Abiturzeugnisses mehr erstellt werden. Daher sei hier nochmals auf Installation und Update > 6.4 Archivierung der Zeugnisse hingewisen.



 

  4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen

Löschmerkern ist die beste Methode, um Schülerdatensätze (vorübergehend) los zu werden. d.h. in der Regel ist es dem echten Löschen (Entfernen; siehe weiter oben) vorzuziehen.

Manchmal möchte man einen Schüler nur vorübergehend löschen und schnell wieder reaktivieren können. Ein Schüler wird z.B. nach JSt1 die Schule verlassen, soll also bei den Vorbereitungen des nächsten Schuljahres in der JSt2 nicht stören, braucht aber noch das Halbjahreszeugnis Hj. 2. Dann wird er bis zur Zeugnisverarbeitung "gelöschmerkert"; für die Zeugnisverarbeitung wird der Löschmerker zurückgesetzt und nach dem Druck der Zeugnisse wieder gesetzt.

Aktivieren Sie einfach im Verwaltungsbereich des Stammdatenfensters das Löschmerker-Kontrollkästchen (s.l.) bei dem zu löschmerkernden Schüler und laden Sie den Jahrgang mittels neu.

Im Schülerfilter geben bekanntlich die Anzeigen der Schülerzahlen (s.r.) den aktuellen Stand wieder. Im Bsp. sind offensichtlich 83 Schüler im Jahrgang, nämlich 76 eigene und 7 Koop-Schüler. Ferner sind noch 16 gelöschmerkerte (versteckte) Schüler vorhanden.

Nach Klick auf  Koop'Z.  oder  Löschm.  werden die Koop-Schüler oder die versteckten Schüler im Schülerfilter angezeigt. Nach Klick auf  Alle  heben Sie diese Teilauswahlen wieder auf (Details siehe Bedienung von winprosa > 3. Schülerfilter).

Wenn Sie so die versteckten Schüler eines Jahrgangs anzeigen, können sie bei diesen einzeln den Löschmerker enthaken. Da sich deren Schülernummer zwischenzeitlich vergeben sein kann, wird Ihnen jedesmal die händische Nummernvergabe angeboten (siehe auch 4.7 Nummerieren).

Nach Klick auf wird die Anzeige aktualisiert.


 

  4.6 Koop-Merker setzen und zurücksetzen

Koop-Schüler haben als Stammschule eine Nachbarschule, mit der Ihre Schule in der NGO kooperiert. Koop-Schüler besuchen also bei Ihnen nur einige Kurse, weshalb eine Kurswahlüberprüfung und eine Prüfungsverarbeitung nicht anfallen. Durch Markieren des entsprechenden Kontrollkästchens (s.r.) wird ein Schüler als Koop-Schüler gekennzeichnet, durch Zurücknahme der Markierung wieder zum ordentlichen Schüler.

Koop-Schüler werden immer am Ende der jeweiligen Liste angefügt. Details siehe 2. Verwaltung der Koop-Schüler.


 

  4.7 Nummerieren

Im Schülerfilter sind bekanntlich unterschiedliche Reihenfolgen der Schüler einstellbar, wobei die Koop-Schüler immer am Ende der Reihe aufgeführt werden. Jede dieser Reihenfolgen kann als Grundlage für die Nummerierung dieser Schüler genommen werden. Mittels wird die aktuelle Reihung durchnummeriert und gespeichert. War dabei eine Teilauswahl aktiviert, stellt winprosa automatisch auf alle Schüler um.

Stellen Sie z.B. die Reihenfolge nach Geschlecht ein und nummerieren dann mittels durch und stellen dann die Reihenfolge nach Nummern ein, so werden beidesmal erst die Jungen angezeigt und dann die Mädchen. Diese Sortierung war früher an manchen Schulen üblich.

Stellen Sie anschließend die Reihenfolge nach Tutoren ein und nummerieren dann durch, werden die Schüler nach Tutor (1. Kriterium) und nach Schülername (2. Kriterium) angeordnet und so durchnummeriert.

Die möglichst lückenlose Nummerierung der Schüler eines Jahrgangs wird sich im Verlauf der Kursstufe wahrscheinlich mehrmals ändern:

  • In der Orientierungsstufe geben die Schüler ihre ersten Kurswahlen ab. Geben Sie jedem Schüler als fiktives Tutorkürzel dessen Klasse, also z.B. 10a, 10b, usw.. Stellen Sie im Schülerfilter die Reihenfolge nach Tutoren ein und nummerieren dann durch. Sie erhalten nun für die Kurswahlerfassung eine lückenlose Reihenfolge der Klassen und deren Schüler.
    Schüler, die sich von außen anmelden, um Ihre Kursstufe zu besuchen, erhalten keinen Tutoreintrag und werden deshalb automatisch als Klasse ? geführt.
    Wiederholer haben noch den alten Tutor eingetragen, sind also gut zu unterscheiden.
  • Zu Beginn von JSt1 nummerieren Sie nach alphabetischer Reihenfolge. Damit sind die neuen Schüler und Wiederholer normal eingeordnet.
  • Wenn alle Koop-Schüler erfasst sind, nummerieren Sie erneut nach alphabetischer Reihenfolge.
  • Nach einigen Wochen werden eventuell Neue Schüler wieder abspringen oder Wiederholer das Handtuch werfen. Dann nummerieren Sie (z.B. zum Statistikzeitpunkt) wieder alphabetisch durch.
    Sie haben nun für das laufende Schuljahr eine lückenlose Nummerierung.
  • Wenn sich nach Beginn der JSt2 die Schülerzahlen wieder stabilisiert haben, erstellen Sie die finale Nummerierung fürs Abitur.
    Lücken in der Nummerierung bleiben nun erhalten; Gründe können sein: Nichtzulassung zum schr. oder mdl. Abitur.

Es kann Gründe geben, in Einzelfällen das Nummerierungsschema zu ändern. Das kann sinnvoll sein, wenn es Lücken im Schema gibt, z.B. durch eine Fehlbedienung. Angenommen Sie wollten "Schmitzgäbele" löschen, haben aber versehentlich dessen Bruder im anderen Jahrgang erwischt. Wenn Sie den zurückholen, wird er nummerntechnisch am Ende eingefügt.

Wenn Sie nun auf auf den Auswahlschalter neben der Schülernummer klicken, öffnet sich das Auswahlfeld aller noch verfügbaren Nummern; dort ist also auch die ehemalige Nummer des Bruders aufgeführt und kann ausgewählt werden.Rechts sind zwei Fälle dargestellt.


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5. Wiederholerverarbeitung

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Wiederholer können am Ende von JSt1 (Ende von Hj. 2) in die nachfolgende JSt1 (Anfang Hj. 1) oder mitten in JSt2 (Ende Hj. 3) in die nachfolgende JSt1 (Anfang Hj. 2) wechseln oder am Ende von JSt2 (Ende von Hj. 4) in die nachfolgende JSt2 (Anfang Hj. 3).

Dabei ergibt sich ein Zeit-Problem. Wird ein Wiederholer so rechtzeitig in den nachfolgenden Jahrgang verschoben, dass er dort im kommenden Hj. mit eingeplant werden kann, dann fehlt er im alten Jahrgang für die Zeugnisverarbeitung.

Wird er andererseits bis zum Halbjahresende im alten Jahrgang belassen, kann er zeugnistechnisch verarbeitet werden, aber nicht im neuen Jahrgang eingeplant werden.

Der Wiederholer muss also in beiden Jahrgängen aufrufbar sein. Daher kann von seinem Datensatz im Verwaltungsbereich des Stammdatenfensters mittels  Dupl. anlegen  eine Kopie im Folge-Jahrgang angelegt werden (s.r.).


Im Beispiel soll ein Schüler aus dem Jahrgang 2017 im Jahrgangs 2018 wiederholen.

Das Duplikat sollte man vor dem Halbjahreswechsel/Schuljahreswechsel anlegen. Dabei wird zunächst ein Hinweis eingeblendet (s.l.).


Bei der Übernahme in den neuen Jahrgang erscheint der Übernahmedialog (s.l.). Hier sollte (zunächst) alles übernommen werden; später können im neuen Jahrgang die Wiederholerdaten angepasst werden.

Im neuen Jahrgang muss der Schüler eine neue Schülernummer erhalten (s.u.).



Nun gibt es für diesen Schüler zwei Stammdatenseiten, eine im Jahrgang 2017 (s.l.u.) und eine im Jahrgang 2018 (s.r.u.). Anhand der Stamm-ID ist ablesbar, in welchen Jahrgängen der Schüler vorkommt.



Durch Klick auf  !akt. Abiturjahr!  ändern Sie das aktive Abiturjahr des Schülers auf 2018. Dadurch wechselt die Anzeige der Stamm-ID.

"Farbig" bedeutet aktives Abiturjahr; "grün" und das ist ausgewählt, "rot" und das ist nicht ausgewählt.


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6. NGO-Abgängerverarbeitung

Thema überspringen 6.1 Archivierung  6.2 Abgängerverarbeitung 
 

 

  6.1 Archivierung

Vor langer Zeit wurden an den Schulen jedes Jahr noch Klassen-Zeugnislisten angelegt, in denen für alle Klassen einschließlich Oberstufe neben den Schülerstammdaten die Noten der beiden Halbjahre aufgeführt waren. Diese Kladden wanderten ins Archiv, sodass für jeden Schüler die Schullaufbahn samt Noten rekonstruierbar war.

Mit Einführung der NGO passten die Vordrucke nicht mehr für NGO-Schüler. Für die wurden dafür Schülerzeugnisblätter angelegt, die sowohl am Oberschulamt/Regierungspräsidium als auch an der Schule archiviert wurden. Die Klassen-Zeugnislisten wurden nur noch für die "Nicht-NGO-ler" geführt.

Mittlerweile bedienen mangels Vorschrift nicht mehr alle Schulverwaltungsprogramme die Klassen-Zeugnislisten. Diese kommen also aus der Mode. Den Schulen bleibt gleichwohl die Auskunftpflicht über Schülerlaufbahnen. Daher sind in Installation und Update > ... > 6.4 Archvierung der Zeugnisse ausführliche Hinweise zum von uns vorgeschlagenen Procedere aufgelistet.

Bei dieser Archivierung sind insbesondere auch die NGO-Abbrecher zu berücksichtigen, vor allem in Hinblick auf mögliche Fachhochschulzeugnisse.


 

  6.2 Abgängerverarbeitung

In 4.2 Löschen von Datensätzen und 4.4 Endgültiges Löschen von Schülern wird beschrieben, wie Schüler (ggf. schrittweise über den Jahrgang 0000) aus der Datenbank entfernt werden.

Aber sind Schüler(datensätze) endgültig entfernt, hilft für eine Schülerbeauskunftung nur noch eine vorher durchgeführte Archivierung! Datensicherungen sind dann in der Regel keine Hilfe mehr (siehe Installation und Update > 6. Datensicherung/Archvierung).

Die winprosa-Datenbank bietet Platz für 1500 Schülerdatensätze. An einem durchschnittlichen Gymnsium sind das alle Jahrgänge ab 2010 bis ca. 2025 (vorher galt eine andere NGVO!). Also genügt es, alle Abbrecher lediglich zu "löschmerkern" (siehe 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen) und abgehende Jahrgänge unangetastet zu lassen (wenn sie nicht aufgerufen werden, werden sie auch nicht geladen). So sind alle Ex-Schüler jederzeit aufrufbar, solange die aktuelle Programmversion diese Schüler bedienen kann.

Damit die Datenbank nicht zu sehr anwächst, kann man z. b. alle fünf bis zehn Jahre die Datenbank packen. Dabei werden die älteren Jahrgänge entfernt (Details siehe 4.4 Endgültiges Löschen von Schülern).

Werden die Daten eines Ex-Schülers gebraucht und werden diese in der winprosa-Datenbank vermutet, dann ergibt sich die folgende Suchreihenfolge mit Ausgangspunkt Schülerweise > Stammdaten:

  • Suche im Abiturjahrgang: Man wählt den Jahrgang des Schülers, in dem er Abitur gemacht hat/hätte und sucht ihn im Schülerfilter (Einstellung Alle).
  • Suche nach Gelöschmerkerten: Wird er dort nicht gefunden, aktiviert man die Gelöschmerkerten durch Klick auf  Löschm.  und sucht ihn dann im Schülerfilter.
  • Suche nach Gelöschten: Als nächstes durchsucht man den Jahrgang 0000 und verschiebt den gefundenen Schüler in seinen alten Jahrgang.
  • Suche in Nachbarjahrgängen: Ggf. muss man die Suche in gleicher Weise auch auf die beiden benachbarten Jahrgänge ausdehnen.
  • Suche in allen Schülern der Datenbank: Man kann auch alle Schüler der Datenbank mittels laden und dann im Schülerfilter nachsehen und den Schüler ggf. in seinen ehemaligen Jahrgang verschieben.

Fazit:
Nur eine regelmäßige Archivierung und sichere Verwahrung der Archive gibt ausreichende Sicherheit und Unabhängigkeit von der EDV !


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