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akt. Versionen:winprosa:  2022.0702wprKlausur:  2022.0526Formulare:  2022-06-29Term. schr. Abit.:  2022-03-20KorrVerf.:  2022.0212


Stammdatenverwaltung in winprosa  


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dk Stammdatenverwaltung in winprosa Stand: 14.08.22

  1. Stammdatenpflege
    Übersicht
    Das Stammdatenfenster
    Der Verwaltungsbereich
    Unterregisterkarte Persönliche Daten
    Unterregisterkarte Schullaufbahndaten
    Unterregisterkarten Bemerkungen und AGen
    Stamm-ID, Quell-ID & Co.
    Anmeldedaten, Studenten-Namenskürzel & Co.
    Schülerzahlen/Schülerfilter/Schülersuche
  2. Verwaltung von Koop-Schülern und externen Schülern
    Koop-Schüler
    Externe Schüler
  3. Datenanbindung u. -Übernahme
    Grundlagen
    An- und Abkoppeln einzelner Schüler
    Import aus dem Partner- oder Fremdprogramm
    Anbindung an ASV-BW
  1. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern
    Anfügen von Datensätzen
    Löschen von Datensätzen
    Verschieben in den Jahrgang 0000
    Endgültiges Löschen von Schülern
    Löschmerker setzen und zurücksetzen
    Koop-Merker setzen und zurücksetzen
    Nummerieren
  2. Wiederholerverarbeitung
  3. Kursstufen-Abgängerverarbeitung
    Archivierung
    Abgängerverarbeitung
    Fachhochschulreife
  4. Lehrerdatenverwaltung
  5. Datenbankpflege
    Exklusiver Datenbank-Zugriff
    Pflege-Dienste
    Reparatur-Dienste

 

1. Stammdatenpflege

downThema überspringen Inhalt 1.1 Übersicht  1.2 Das Stammdatenfenster  1.3 Der Verwaltungsbereich  1.4 Unterregisterkarte Pers. Daten
1.5 Unterregisterkarte Schullaufbahndaten  1.6 Unterregisterkarten Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften
1.7 Stamm-ID, Quell-ID & Co.  1.8 Anmeldedaten, Studenten-Namenskürzel & Co.  1.9 Schülerzahlen/-filter u. Schülersuche

 

  Inhalt      1.1 Übersicht

Um z.B. Abiturzeugnisse drucken zu können, braucht winprosa Schülerstammdaten (Name, Geburtsdatum, Wohnort usw.), Laufbahndaten (Profil, Fremdsprachenfolge, Kurswahl usw.) und Leistungsdaten (Jahrgangsstufen-Noten, Abschluss-Noten aus Kl 10/11, Zusatzqualifikationen usw.).

Etliche dieser Daten fallen bereits vor Eintritt in die Kursstufe an, sind also in der Regel bereits im Datenbestand des Schulverwaltungsprogramms (SVP) gespeichert. Andere werden erst im Verlauf der Kursstufe mit winprosa zusammengetragen.

winprosa verwaltet alle diese Daten in einer eigenen Datenbank. Diese wird alleine von winprosa gepflegt, aber zusätzlich kann winprosa Daten von Partnerprogrammen/Fremdprogrammen importieren. Dabei gilt:

  1. winprosa verwaltet die Schülerstammdaten selbst (Datenbank-Voreinstellung mit Datenbankanbindung wpr/CMH)
  2. oder bezieht die Schülerstammdaten einmalig von Fremdprogrammen via txt- oder csv-Dateien (gleiche Datenbankanbindung wpr/CMH)
  3. oder bezieht sie (nur bis 2016) permanent von Partnerprogrammen wie Ass-Windows (Datenbankanbindung ASS-Windows), Atlantis (Datenbankanbindung Atlantis) und SVP-BW (Datenbankanbindung SVP-BW).
  4. oder bezieht sie (seit 2017) temporär von Partnerprogrammen (oder Fremdprogrammen).

Bei permanenter Bindung an Partnerprogramme war immer das Partnerprogramm für die Datenhaltung/Bereinigung/Aktualisierung zuständig. In winprosa konnten also keine schnellen Stammdatenänderungen vorgenommen werden. Da das Partnerprogramm aber meist vom Sekretariat bedient wird, musste der Oberstufenberater ggf. erst das Sekretariat ansprechen, um eine schnelle Stammdatenänderung vornehmen zu lassen. Daher ist Methode 3 seit 2017 deaktiviert.

Die Daten können nun gem. 4. immer (auch) komplett in winprosa gepflegt werden. Um diese neue Möglichkeit für (einzelne) Schüler zusätzlich nutzen zu können, müssen Sie diese Schüler (ggf. temporär) vom Partner-SVP abkoppeln. Dann können diese Schüler hier angelegt, verändert und gelöscht werden. Und nur bei Datenabgleich-Bedarf sorgt der Kursstufenberater dafür, dass winprosa die Daten auf Wunsch wieder vom Partner-SVP abholt und diese mit den eigenen Daten synchronisiert.


Somit ergibt sich folgende grundsätzliche Vorgehensweise zum Erfassen von Stammdaten:

  • Jedes Mal, wenn ein neuer (= leerer) Jahrgang aktiviert wird, fragt winprosa, welcher Jahrgangskanon verwendet werden soll, Details siehe Kurswahlverarbeitung I > 1. Fachkanon und Kursangebot.
  • Wenn in einem Jahrgang noch keine Schüler eingetragen sind, bietet winprosa automatisch den Schnittstellendienst an, um den Import der neuen Schüler-Stammdaten einzuleiten, Details siehe 3. Datenanbindung u. -Übernahme.
  • Wenn Sie alle oder einzelne Schülerstammdaten von Hand erfassen wollen, also ohne jegliche Partner- oder Fremdprogramme, dann geschieht das über den Verwaltungsbereich im Stammdatenfenster. Details siehe 4.1 Anfügen von Datensätzen.

Wenn Sie Schüler von Hand erst-erfasst haben, können Sie diese nicht mehr nachträglich mit den Schülerdaten Ihres SVP synchronisieren. Das liegt an der Quell-ID; Details siehe 1.7 Stamm-ID, Quell-ID & Co.

winprosa kennt die eigene Schule und ggf. (mehrere) Nachbarschulen/Koop-Schulen. In winprosa wird daher zwischen eigenen Schülern und Koop-Schülern unterschieden. Ausnahmsweise kann es zusätzlich Externe Schüler geben:

  • Eigene Schüler werden komplett in winprosa verwaltet (ggf. über Partnerprogramme, s.o.); sie können einzelne Kurse an Nachbarschulen besuchen.
  • Koop-Schüler können einzelne Kurse an der eigenen Schule besuchen, deren Stammdaten werden komplett an deren Nachbarschulen geführt; daher brauchen sie in winprosa nur namentlich erfasst zu werden. Da sie als Koop-Schüler gekennzeichnet werden, führt winprosa auch keine Kurswahlüberprüfung und keine Leistungsbewertung durch.
  • Externe Schüler kommen von einer Bildungsinstitution außerhalb der öffentlichen Gymnasien und haben sich dort auf die externe Abiturprüfung vorbereitet, die sie dann an einem allgemeinbildenden Gymnasium ablegen müssen. Für sie bietet winprosa ebenfalls Unterstützung bei der Prüfungsverarbeitung.
 

  Inhalt      1.2 Das Stammdatenfenster

Das Programmfenster ist immer gleich gegliedert in Titelbereich oben, Fußzeile unten und Schülerfilter rechts. Diese rahmen den Arbeitsbereich ein (s.r., rote Unterteilung). Der Titelbereich besteht aus Titelzeile, Menüleiste und Haupt-Symbolleiste. In der Titelzeile sind aktuelle Programmversion und aktiver Dienst ablesbar. Die Fußzeile bietet einige Statusinformationen. Siehe auch Bedienung > 1. Fenstereinteilung und Programmhilfen.

Der Arbeitsbereich im Dienst Bearbeiten > schülerweise ist gegliedert in den Statusbereich des aktuellen Schülers oben und darunter das Register mit den Schülerdiensten. Sie erreichen den Arbeitsbereich auch über in der Hauptsymbolleiste.


 G8-Schüler  und  G9-Schüler  werden im Statusbereich unterschiedlich dargestellt (s.l.o.). Der Schülerstatus ( grün  oder  rot ) ist in Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > ... > Prüfungszulassung beschrieben.

Im Falle einer Rot-Grün-Sehschwäche können wichtige Farben (wie eben rot und grün) im Dienst Extras > Benutzerparameter | Diverse persönliche Einstellungen geändert werden.

Das Stammdatenfenster ist auf der Registerkarte  Stammdaten  zu finden (im Bild grün umrandet). Es ist gegliedert in den Verwaltungsbereich oben mit Fenstersymbolleiste und darunter (blau umrandet) das Registerfenster mit den vier Registern Persönliche Daten, Schullaufbahndaten, Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften.


Wenn Sie mit Datenanbindung an Partnerprogramme arbeiten, dann werden Persönliche Daten und Schullaufbahndaten (teilweise) nur protokolliert und können/müssen im jeweiligen Partnerprogramm gepflegt werden. Die nicht änderbaren Felder sind dann grau unterlegt. Siehe aber auch 3.2 An- und Abkoppeln eines Schülers.

Wenn Sie mit Datenanbindung an Fremdprogramme arbeiten und/oder die Stammdaten direkt mit winprosa erfassen und pflegen, können Sie natürlich alle Daten ändern. Aber vor Änderungen müssen Sie immer den Schreibschutz aufheben mittels Klick auf die "Ampel" . Der Schreibschutz wird beim Verlassen eines Dienstes immer auf zurückgesetzt.

Details zur Datenanbindung an Partnerprogramme sind in 3. Datenanbindung u. -Übernahme zu finden.


 

  Inhalt      1.3 Der Verwaltungsbereich

Im Verwaltungsbereich (großes rot markiertes Feld) sind die Verwaltungsdaten des aktuellen Schülers angezeigt. Diese Verwaltungsdaten dienen u.a. zum Einfügen, Löschen, Verbergen und Nummerieren von Schülern.


Oben befindet sich eine Symbolleiste für Aufnahme/Import von Schülern und weiterer Verabeitung von Datensätzen (Details siehe 3. Datenanbindung u. -Übernahme und 4. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern):

Liste aller Schüler aller Jahrgänge der Datenbank anzeigen

Neue Schülerdatensätze in aktuellem Jahrgang anfügen

Bearbeitung von Schülernummern des aktuellen Jahrgangs:
- Neue Nummern gemäß akt. Reihenfolge
           siehe 4.7 Nummerierung
         - SchNr → erw.SchNr (wenn frei)
           siehe 2.1 Koop-Schüler
         - alle erw. SchNummern zurück setzen

Die aktuellen Änderungen sofort speichern

Den aktuellen Jahrgang neu laden / refreshen

Stammdaten aus ASV-BW oder über txt-, csv-, xls- oder xlsx-Dateien importieren (oder aus ASS-Windows, Atlantis, SVP-BW);
        siehe 3. Datenanbindung u. -Übernahme

Email- und Login-Daten importieren;
siehe 3. Datenanbindung u. -Übernahme


Links werden die Schülernummern und der Tutor eingeblendet und rechts sind Anhak-Kästchen für Koop-Schüler, externe Schüler und Löschmerker, darunter Schalter für Löschvormerkung und und Wiederholer (Duplikate):

Mittels Merker Koop'Sch ☑ kennzeichnen Sie einen Koop-Schüler. Da diese Schüler nur einzelne Kurse an Ihrer Schule besuchen, prüft winprosa deren Kurswahl nicht. Ausserdem werden Koop-Schüler immer am Ende der Listen geführt. Falls sie an Ihrer Schule Prüfungen ablegen müssen, benötigen sie auch erweiterte Schülernummern (erw. SchNr).
Mittels Merker Extern. Sch. ☑ kennzeichnen Sie einen externen Schüler.
Details siehe auch Verwaltung von Koop-Schülern und externen Schülern.

Mittels Löschmerker ☑ können Sie einen Schüler von der Verarbeitung temporär ausschließen. Wenn z.B. ein Schüler sich Ende von JSt1 an Ihrer Schule für JSt2 anmeldet, stört er bei der Zeugnisverarbeitung für JSt1, muss aber für JSt2 bereits erfasst sein. Also wird er während der Zeugnisverarbeitung "gelöschmerkert" und hinterher wieder aktiviert (siehe auch 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen).

Mittels können sie den aktuellen Satz zum Löschen vormerken, d.h. in den Jahregang 0000 verschieben (siehe auch 4.3 Verschieben in den Jahrgang 0000).

Mittels erstellen Sie eine Kopie eines Schülerdatensatzes im anderen Jahrgang. Das wird für die Wiederholerverarbeitung benötigt (siehe auch 5. Wiederholerverarbeitung).


Zum Verwaltungsbereich gehören eigentlich noch der Abitur-Jahrgang (ganz oben), die winprosa-ID des Schülers (= Stamm-ID) und seine KWL-ID. Beide werden immer über den Registerkarten der schülerweisen Verarbeitung eingeblendet. Die zusätzliche Quell-ID steht unter den persönlichen Daten. Sie wird entweder vom Stammdaten-SVP übernommen oder von der Stamm-ID, falls das SVP keine eigene liefert oder die Stammdaten direkt erfasst worden waren. Bei der Quell-ID wird immer vermerkt, woher sie kommt: Quell-ID: 1234567890 (winprosa) oder Quell-ID: 1234567890 (ASS-Windows) usw. . Die Quell-ID ist z.B. wichtig für die Schüleridentifikation im Zusammenhang mit Untis/WebUntis. Weitere Details siehe 1.7 Schüler-ID, Quell-ID & Co.

Unter dem Verwaltungsbereich sind die Unterregisterkarten Persönliche Daten und Schullaufbahndaten angeordnet. Die beiden anderen Unterregisterkarten Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften sind nur aus historischen Gründen hier aufgeführt, sie sind auch im Hauptregister unter Bemerk. und AGs zu finden.


 

  Inhalt      1.4 Unterregisterkarte Persönliche Daten

• Normale Stammdaten (• Zeugnis-Stammdaten über die winprosa-Sonderzeichentabelle   • Zeugnis-Stammdaten über Zusatzprogramme   • Lange Vor- und Zunamen im Zeugnis)

Die persönlichen Daten sind im Bild oben blau markiert. Wenn die Felder grau unterlegt sind, stammen die Daten aus dem Partnerprogramm und können erst geändert werden, wenn der Schüler abgekoppelt ist (Details hierzu siehe in 3. Datenanbindung u. -Übernahme).

Vor- und Rufname können verschieden sein, aber durch Klick auf  Vorname > Rufname  wird der eingetragene Vorname in das Feld Rufname kopiert. Namenszusätze wie "von" oder auch "Fürst" oder "Graf von" kommen in ein eigenes Feld Namenszus., damit sie nicht als Sortierkriterium stören können .

Das Geburtsdatum tippen Sie am besten direkt ein. Sie können aber auch über die Combobox den Kalender aufrufen.

Für Postleitzahl, Wohnort und Geburtsort ist eine Eingabehilfe vorhanden, die sich ggf. aus den bereits erfassten Daten speist. Falle ein Schüler seinen Hauptwohnsitz außerhalb Deutschlands hat, kann für einige Länder auch deren KFZ-Kennzeichen erfasst werden (s.r.). Auf den Abiturzeugnissen wird das Kennzeichen D unterdrückt, andere Kennzeichen werden aber ausgegeben.

Ist diese Eingabehilfe "gefüllt", können Sie eine Postleitzahl eintippen und dann auf den zugehörigen roten Pfeil klicken, daraufhin wird der Wohnort automatisch ergänzt. Klicken Sie beim Geburtsort auf den zugehörigen roten Pfeil , wird der Wohnort übernommen.

Zusätzlich zum Schülernamen und Geburtsort werden jeweils ein Spezialfeld für den Zeugnisnamen und den Geburtsort im Zeugnis angeboten. Damit werden Sonderbuchstaben (mit Diakritika) bei den Schülerstammdaten fürs Zeugnis ermöglicht (s.w.u.).

Die Konfession wird im entsprechenden Auswahlfeld erfasst. Nach einer Erstinstallation von winprosa ist die zugehörige Auswahlliste (s.r.) je nach Vorgehensreihenfolge u.U. noch leer, weil die Referenztabellen noch nicht richtig initialisiert sind. Zu Initialisieren müssen Sie dann den Dienst Extras > Fächer und Kurse > SVP-Referenztabellen aufrufen und gleich wieder schließen.

Ist im E-Mail-Feld eine E-Mail-Adr. eingetragen, können Sie über eine E-Mail an diesen Schüler starten.

Login-Name und -Passwort benötigen die Schüler zum Einwählen in winprosa, z.B. für die Kurswahlerfassung und die Abitur-Optimierung. Bei der Neuanlage eines Schülerdatensatzes werden Name und Passwort automatisch gemäß "Musterlösung BW" vergeben. Hier sind auch frei gestaltete Einträge zulässig. Durch Klick auf  Musterlösung  können Sie auf den vorgegebenen Namen zurückstellen und durch Klick auf  Zufallspasswort  kann ein neues Passwort erzeugt werden.


Da bei der automatisierten Vergabe von Login-Namen die ersten sechs Buchstaben des Nachnamens und die ersten beiden des Vornamens verwendet werden (nnnnnnvv), kann es in seltenen Fällen zu gleichen Login-Namen für unterschiedliche Schüler kommen. Daher können Sie mittels prüfen lassen, ob es derartige "Dubletten" gibt (s.l.o.). Im Bsp. wird gemeldet, dass Ratlos und Rat-Lossak gleiche Login-Namen erhalten hatten (s.r.o.). Sie müssen also einen der beiden Login-Namen abändern.

Login-Name und -Passwort werden zusammen mit der Quell-ID ggf. auch an Untis weiter gereicht, wenn Sie die entsprechende Schnittstelle bedienen (siehe Zusammenarbeit von Untis und winprosa).

Mit dem Knopf  ▸ Nächster Satz  blättern Sie während der Datennacherfassung schnell zum nächsten Schüler. Die anderen Eingabefelder sind selbsterklärend.


• Zeugnis-Stammdaten über die winprosa-Sonderzeichentabelle

winprosa läuft als 8-Bit-Anwendung unter Windows, verwendet also standardmäßig dessen ANSI-Code-Tabelle (CP 1252 / Windows Westlich). Damit könnten die westeuropäischen Zeichen verarbeitet werden. Aber den Engpass bildet die deutsche QWERTZ-Tastatur, auf der nur die drei Akzenttasten (Tot-Tasten)  ´ ` ^  zur Bildung von Buchstaben mit Diakritika verwendet werden können, dies sind in der Reihenfolge der Tastenanordnung nur: eéèê uúùû iíìî oóòô aáàâ ý. Hinzu kommen Tasten für die Umlaute äöüÄÖÜ und ß. Das Groß-SZ ist nicht vorhanden, wird aber für Namen auch nie gebraucht.

Damit ist z.B. schon der französische Name Adélaïde Françoise Dufrénoy nicht mehr korrekt eingebbar, obwohl der Name komplett in winprosa verarbeitbar ist (s.r.).

Aber die polnisch/tschechischen Namen Havlíčkův, Łódź sind weder komplett erfassbar, noch ursprünglich in winprosa darstellbar, weil sie die Codepage Windows Mitteleuropäisch (CP 1250) benötigen würden.

CP 1250 ist nur in entsprechenden Windowsversionen standardmäßig voreingestellt. CP 1250 lässt sich zwar auf jedem PC im Dienst Einstellungen > Zeit und Sprache | Sprache aktivieren, aber mit nicht weiter untersuchten Nebenwirkungen!

Zur Lösung des Problems mit winprosa, die im Folgenden beschrieben wird, gibt es drei weitere Verfahren mit Windows-Zusatz­programmen oder Bordmitteln (Details siehe auch Installation und Update > … > 11.7 Windows-Zeichensätze und winprosa):

Das Schüsselwort lautet Rich Text Format (RTF):

Seit 2020 werden zusätzlich zum Schülernamen und Geburtsort jeweils ein RTF-Feld für den Zeugnisnamen und den Geburtsort im Zeugnis angeboten (s.l.u.). Wird ein solches RTF-Feld aktiviert, erscheint rechts anstelle der Textbausteine die Sonderbuchstabentabelle. Die deckt Westeuropäisch und Türkisch ab; Osteuropäisch ist leider nicht möglich. In die RTF-Felder können dann für den Zeugnisdruck Sonderbuchstaben in den Schülernamen und -Geburtsort aus der Tabelle übernommen werden. Auf dem Zeugnis erscheinen dann die entsprechenden Stammdaten (s.r.u.).


Setzen Sie den Cursor im RTF-Feld an die Stelle, an der ein Sonderbuchstabe eingefügt werden soll und überfahren Sie die Zeichen in der Sonderzeichentabelle, dabei wird das jeweilige links oben samt Code vergrößert dargestellt; mittels  Strg+Klick  auf das geeignete Zeichen wird dieses in das RTF-Feld an der Cursorposition übertragen.

Mittels können Sie jeweils zurücksetzen auf den ursprünglichen aus Vorname(n), Namenszus., Nachname zusammengesetzten Ausdruck. Mittels  strg  + können Sie das Feld löschen (und so ggf. von unerwünschten Steuerzeichen befreien).

winprosa bietet neben den normalen Zeugnisformularen speziell angepasste Zeugnisformulare für Schüler mit Diakritika in den Namensbestandteilen.

Doch mittels winprosa-Sonderzeichetabelle sind immer noch nicht alle paneuropäischen Zeichen erfassbar; Havlíčkův und Łódź können nach wie vor auf diese Weise nicht verarbeitet werden. Abhilfe bieten die im folgenden Abschnitt beschriebenen Wege:


• Zeugnis-Stammdaten über Zusatzprogramme

Windows arbeitet intern immer mit einem 16-Bit-Zeichensatz (Unicode CP 65001); in Windows können also intern immer u.a. alle paneuropäischen Zeichen dargestellt werden
(prizipiell also auch Griechisch und Kyrillisch, die aber i.d.R. ins Lateinische per Transkription oder Transliteration umschrieben werden müssen).

Man muss aber unterscheiden zwischen Sonderbuchstaben innerhalb des ANSI-Zeichensatzes, die zwar verarbeitbar sind, aber nicht über die Tastatur erreichbar sind und solchen, die nicht erreichbar und nicht verarbeitbar sind, weil sie außerhalb des ANSI-Zeichensatzes liegen und daher in 8-Bit-Anwendungen ohne Tricks nicht gespeichert werden können.

Alle Sonderbuchstaben können mittels Windows-Zeichetabelle chamap.exe oder Office-Zeichentabelle Symbol oder mittels Bildschirmtastatur in Word, Wordpad und Notepad direkt erfasst und gespeichert werden, leider nicht alle direkt in den winprosa-RTF-Feldern.

Alle ANSI-Sonderbuchstaben können auf diese Weise auch direkt in die normalen winprosa-Stammdatenfelder übertragen und gespeichert werden, aber dann entspricht die Sortierng u.U. nicht mehr den deutschen Gepflogenheiten, weshalb wir davon abraten.

Die Eingabe von ANSI-Sonderbuchstaben in winprosa ist am schnellsten über die oben beschriebene Sonderzeichentabelle durchzuführen. Wenn aber Zeichen außerhalb dieser ANSI-Tabelle benötigt werden, muss mit Hilfe von MS-Word etwas getrickst werden. Zur Verdeutlichung nehmen wir den Mustertext   «   Havlíčkův Łódź Elaziğ   » ; das ist eine fiktive tschechisch-polnisch-türkische Stadtangabe.

Schreiben Sie den Text in Word/Wordpad normal in eine Zeile: Havlickuv Lodz Elazig. Schriftart und -grad spielen eigentlich keine Rolle, aber die Schriftart Segoe UI mit Schriftgrad 10 entspricht der Bildschirmschriftart und -größe.
Sorgen Sie aber unbedingt für die Absatzformatierung Abstand vor/nach jeweils 0.
Überschreiben Sie dann die "falschen" Buchstaben z.B. mittels Bildschirmtastatur (s.w.u.) durch die richtigen: Havlíčkův Łódź Elaziğ.
Kopieren Sie anschließend den ganzen Text (also in einem Stück) in das entsprechende RTF-Feld in winprosa.
Dabei dürfen keine Zeilenwechsel-Steuerzeichen mitkopiert werden!

Aus den RTF-Feldern können Sie nichts herauskopieren, das geht aber aus den normalen Feldern Vorname, Nachname, Geburtsort. Wenn Sie diese Daten bearbeiten, können Sie die also nach Word kopieren und müssen dort nur noch Vorname und Name zusammensetzen, um sie dann mit den entsprechenden Diakritika zu versehen.

   

   

Derzeit gibt es drei Sätze von Zeugnisformularen, soche für normale Schüler und soche für Schüler mit (speziellen) Diakritika/Sonderzeichen (Kennzeichen SZ) und solche für Schüler mit sehr langen Namen, z.B. Adelstiteln (Kennzeichen SZ-s). Lohn der Arbeit sind die oben gezeigten Dokumente. Auf den entsprechenden Schülerzeugnisblättern wird zusätzlich zum normalen Name-Vorname (für lexikographische Anordung) der Vorname-Name (wie auf den Abiturzeugnissen) gedruckt.


Wir bevorzugen für die Eingabe der Diakritika die Bildschirmtastatur, die immer zusätzlich zur Hardware-Tastatur eingesetzt werden kann. Mit der Bildschirmtastatur können alle Sonderbuchstaben auch in anderen Anwendungen erfasst werden, aber leider nicht direkt in den RTF-Feldern in winprosa. Daher wählen wir den Umweg über Word, wie oben beschrieben.

Die folgenden Bilder und die dort beschriebene Bedienung stammen von Windows 10. Leider arbeitet die Bildschirmtastatur aufgrund eines Programmierfehlers in Windows 11 nicht richtig!!!

Die Bildschirmtastatur wird über das Kontextmenü der Taskleiste aktiviert durch Anhaken von Bildschirmtastatur anzeigen (Schaltfläche). Ab sofort wird dann rechts unten in der Taskleiste das entsprechende Symbol dauerhaft angezeigt (s.r.); damit kann die Bildschirmtastatur auf- und abgeblendet werden. Details siehe Installation und Update > … > 11.7 Windows-Zeichensätze und winprosa > Virtuelle PC-Tastaturen.

 


• Lange Vor- und Zunamen im Zeugnis

Ein Name wie der des Ex-Politikers  Karl-Theodor Maria Nikolaus Johann Jacob Philipp Franz (Joseph Sylvester) Buhl-Freiherr von und zu Guttenberg  könnte zwar zur Not auf die Stammdatenfelder in winprosa verteilt werden, aber das ist wenig elegant. Besser ist folgender Eintrag (s.r.).

Auf dem "privaten" Leistungsprotokoll kommt dann die Kurzform (s.l.u.) und auf dem amtlichen Zeugnis die Langform (s.r.u.). Und in lexikographisch sortierten Listen ist er dann ganz normal unter G zu finden.



Da auf der Abiturvorderseite das Richtext-Feld den langen Namen nicht fassen kann, muss es in doppelter Höhe angelegt sein. Dann würden aber normale Namen im hohen Feld zu weit oben eintragen werden, was unschön aussähe. Daher gibt es für derartig langnamige Schüler Spezialformulare (Kennzeichen SZ-s).

Damit können auf dem Abiturzeugnis immerhin knapp 100 Zeichen mit Diakrikika untergebracht werden;
auf einen Personalausweis passen höchstens 60 Zeichen und in dessen maschinenlesbare Zone nur ca. 30, und die ohne Diakritika !!!



 

  Inhalt      1.5 Unterregisterkarte Schullaufbahndaten

• Übersicht (• Konfession und Besuchter Religionsunterricht   • Sprachenfolge)

Schullaufbahndaten sind Profil, Fremdsprachenfolge, Bildungsgang, besuchter Religionsunterricht und Zusatzqualifikationen. Links ist die zugehörige Unterregisterkarte dargestellt (s.l.u.), rechts daneben mit ausgeklappten Comboboxen (s.r.u.).


Profile und Spezialformen sind in Kurswahlverarbeitung I > ... > 2.6 Profile und Sonderprofile detailliert beschrieben.


• Konfession und Besuchter Religionsunterricht

Unterhalb des Profils wird blau die Konfession des Schülers eingeblendet. Darunter sind im Kasten Knöpfe zur schnellen Eingabe des besuchten Religion-/Ethik-Unterrichts angeordnet (s.r., pink markiert). Reichen evR, kR, Eth und jüd nicht aus, kann aus der violett markierten Combobox eine weitere gewählt werden; die getroffene Auswahl gilt immer für das aktuelle Halbjahr. Darunter ist die Belegung in allen vier Halbjahren aufgelistet (Sem1-Sem4: …).

Da ab Abi 2021 der besuchte Rel.unterricht ggf. in jedem Halbjahreszeugnis protokolliert werden muss, muss winprosa den auch halbjahresweise erfassen.

Mittels im Feld besuchter Religionsunterricht kann der gewählte Religion-/Ethik-Unterricht in die Folge-Halbjahre übertragen werden (s.r.; rot umrahmt). Dabei dient der obere Knopf für alle Schüler (also in einem Rutsch), z.B. nach dem ersten Einlesen der Stammdaten von anderen Programmen; der untere Knopf wirkt nur für den aktuellen Schüler.

Wenn Sie beim Schüler den besuchten Rel.unterricht im 1. Halbjahr erfassen (z.B. kR), wird der automatisch auf alle anderen übertragen. Wechselt der Schüler (ausnahmsweise!) ab 2. Hj. z.B. zu evR, müssen Sie ins 2. Hj. wechseln, dort evR eintragen und dann auf klicken, damit der Eintrag auf die Folgehalbjahre übertragen wird.

Wenn ein Schüler in einem Halbjahr nach Ethik wechselt, müssen Sie das auch eintragen, sonst wird bei Religionslehre eine Konfession eingetragen (schlimmstenfalls nur ein Fragezeichen), obwohl der Schüler dort gar keine Note erhalten kann.


• Sprachenfolge

Unter dem Feld für den Bildungsgang (Gymnasialtyp G8/G9) wird die Fremdsprachenfolge erfasst. Die Combobox geht für jedes Sprachenfeld auf und bietet immer nur den "Rest" der möglichen Fremdsprachen an. Wie voll die Box ist, hängt von der Vorgeschichte ab. Wenn Sie die Combobox auf Ihre Bedürfnisse anpassen möchten, müssen Sie die SVP-Referenztabellen bearbeiten (Details siehe Kurswahlverarbeitung I > 1.4 SVP-Referenztabellen).

Nur die in der Fremdsprachenfolge eingetragenen FS werden dem Schüler später bei seiner Kurswahl als mögliche Prüfungsfächer angeboten. Und nur solche Fächer erzeugen bei Wahl als Basisfach keine Fehlermeldung.

Eine weitere Eingabehilfe bietet der Fremdsprachenmerker in der Mitte. Durch Klick auf das Kopiersymbol wird die gerade aktuell angezeigte FS-Folge samt Profil eines Schülers in den entsprechenden Merker übernommen; fünf derartige Merker sind möglich für die häufigsten an der Schule vorkommenden Fremdsprachkombinationen samt Profil. Der rot eingerahmte Merker (s.r.) liefert Englisch/Französisch/Italienisch im sprachlichen Profil.

Während der Datenerfassung bei weiteren Schülern genügt jeweils ein Klick auf ein passendes Einfügesymbol und der Merker wird auf die Fremdsprachenfelder und das Profilfeld übertragen.

Achtung: Bei jeder Änderung einer einzelnen Fremdsprache setzt winprosa den Profileintrag sicherheitshalber zurück; das Profil muss dann also neu eingetragen werden.

Das Feld für Kernfachwahl anerkannte Fremdspr. dient der Erfassung von fremdsprachlichen Sonderfällen, die i.d.R. vom jeweiligen RP genehmigt sein müssen. Da Sie selber in der AGO keine "neuen" Fächer einführen dürfen, müssen wir das für Sie tun, unter Vorlage des betreffenden Erlasses des RP.


Die Zusazuqualifikationen Latinum, Großes Latinum, Graecum und Hebraicum werden ebenfalls hier erfasst.


 

  Inhalt      1.6 Unterregisterkarten Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften

Die Erfassung von Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften ist ausführlich beschrieben in Kurswahlverarbeitung I > 4. Arbeitsgemeinschaften / Bemerkungen



 

  Inhalt      1.7 Stamm-ID, Quell-ID & Co.

ID bedeutet identifier; winprosa arbeitet mit 3 Arten von Identifizierern (die i.d.R. nicht von Hand vergeben/verändert werden können):

  1. die Quell-ID (alphanumerisch max. 40 Zeichen), sie identifiziert aus winprosa-Sicht einen Stammdatensatz in der Quell-Datenbank (z. B. ASV-BW). Die Quell-ID kann dort auch ganz anders bezeichnet sein (z.B. Schüler-ID).
  2. die Stamm-ID (numerisch max. 10 Ziffern), sie identifiziert einen Stammdatensatz innerhalb der winprosa-Tabellenstruktur.
  3. die KWL-ID (numerisch max. 10 Ziffern), sie identifiziert einen Kurswahl- und Leistungssatz innerhalb der winprosa-Tabellenstruktur; ein Schüler kann mehrere KWL-IDs haben (z.B. Wiederholer).

Die von externen Programmen ggf. angelieferte Quell-ID ist für winprosa ursprünglich nicht von Bedeutung. Sie kann aber von Folgeprogrammen, wie z.B. WebUntis, zur Schüleridentifizierung eingesetzt werden. Und wenn Quell-IDs angeliefert werden, dann verwendet sie winprosa auch zur weiteren Synchronisierung bei zukünfigen Importen (= Datenabgleich).

Wird beim (z.B. händischen) Anlegen eines neuen Stammdatensatzes keine Quell-ID geliefert, dann erzeugt winprosa selber eine winprosa-eigene Quell-ID, die natürlich nicht zur Synchronisierung bei zukünfigen Importen taugt und daher mit einer speziellen Kennung versehen ist.

Die Struktur dieser eigenen Quell-IDs wurde in der Vergangenheit mehrfach weiterentwickelt. Aktuell gilt:

Die eigenen Quell-IDs beginnen mit der Kennung wpr… bei direkt angelegten und vid… bei aus externen Quellen importierten Datensätzen. Auf die Kennung folgt das Jahr des aufnehmenden Abiturjahrgangs, ein Aufnahme-Zeitstempel und eine laufende Aufnahme-Nummer.

Auf der Stammdatenseite des Schülers werden bekanntlich dessen IDs aufgelistet (siehe 1.3 Der Verwaltungsbereich).

Siehe auch
3.3 … Verwaltung der Quell-IDs
Zusammenarbeit von winprosa mit anderen SVPen > 6. Schüler-ID, Schülernamen, Namenskürzel, Anmeldenamen.


 

  Inhalt      1.8 Anmeldedaten, Studenten-Namenskürzel & Co.

In winprosa werden Schüler stammdatenmäßig immer über den Abiturjahrgang und den Nachnamen + Rufnamen/Vornamen angesprochen. Damit diese ihre Kurswahlen selber erfassen können, benötigen sie in winprosa auch Anmeldenamen/LogIn-Namen und -Passwort. Diese Anmeldedaten können auf unterschiedliche Weise verwaltet und verarbeitet werden:

  • Wenn die Partner- oder Fremdprogramme Anmeldedaten liefern können, werden diese über den Import nach winprosa übernommen und dort auf der Stammdatenseite im Bereich Login-Name und -Passwort angezeigt.
  • Ansonsten erzeugt winprosa diese Anmeldedaten automatisch selbt gem. Musterlösung für BW ( paedML) und zeigt diese auf der Stammdatenseite an.
  • Die auf der Stammdatenseite angezeigten Anmeldedaten können jederzeit durch eigene/fremde Anmeldedaten überschrieben werden und wieder durch die Musterlösung ersetzt werden.
  • Speziell für die Untis-Schnittstellendatei erzeugt winprosa normierte Studenten-Namenskürzel, die nur für Untis gebraucht werden und nur dort erscheinen.
  • Diese Studenten-Namenskürzel können wahlweise auch durch die Anmeldenamen von der Stammdatenseite ersetzt werden.
  • Unabhängig davon überträgt winprosa in die Untis-Schnittstellendatei immer die (ggf. ersetzten) Studenten-Namenskürzel und wahlweise u.a. die Anmeldedaten.

Wenn Partnerprogramme keine Anmeldedaten für die Schüler bereitstellen, können diese auch nicht einfach in winprosa importiert werden. Da aber u.a. WebUntis derartige Anmeldedaten braucht, müssen die betroffenen Schulen tricksen, indem sie z.B. mit einem externen Programm Anmeldedaten generieren und ins SPV einspielen. Wenn's mit dem Einspielen nicht klappt, dann klappt's auch nicht mit der Übergabe an winprosa. Daher gibt es einen zusätzlichen Schnittstellendienst (s.r.), mit dem nur die E-Mail-Adr. und die Anmeldedaten importiert werden können. Dieser Dienst benötigt zur Synchronisation jeweils die Quell-ID. Details siehe 3. Datenanbindung u. -Übernahme.


 

  Inhalt      1.9 Schülerzahlen / Schülerfilter / Schülersuche

• Schülerzahlen und Schülerfilter

Der Schülerfilter ist immer am rechten Bildschirmrand eingeblendet, kann aber auch ausgeblendet/weggeschoben werden, wenn der Platz knapp wird (s.r.; blau markiert). Wie er eingesetzt werden kann, ist ausführlich in Bedienung > 3. Schülerfilter beschrieben. Im vorliegenden Abschnitt geht es aber um die zugehörigen Schülerzahlen, auch in Bezug zur zugrundeliegenden Datenbank.

Wenn Sie der Reihe nach Schuljahr, Jahrgang und Halbjahr und dann einen Dienst ausgewählt haben, werden die Schüler dieses Jahrgangs im Schülerfilter angezeigt.

Im Beispiel (grün markiert) sind das 89 Datensätze, wovon aktuell alle ausgewählt sind. Und diese beinhalten ggf. 1 externen Schüler und zusätzlich die 7 Koop-Schüler, nicht aber die 6 gelöschmerkerten Schüler. Siehe auch 2. Verwaltung von Koop-Schülern und externen Schülern und 4. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern und speziell 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen

Diese Schülerdatensätze werden in einer Datenbank gespeichert, die ca. 1500 Schüler aufnehmen kann. Das entspricht also ca. 15 Jahrgängen zu je 100 Schülern (incl. aller Sonderfälle). Da 2020 aus winprosa die NGVO-Schüler ausgelagert wurden, ist für die nächsten 10 Jahrgänge in der Datenbank noch genug Platz vorhanden.


• Schülersuche

Über in der Fenstersymbolleiste (s.r.o., rot markiert) können Sie alle Datensätze der Datenbank in einem neuen Fenster anzeigen. Nebenstehend sehen Sie das Fenster (s.r.).

Dort können Sie nach einzelnen Schülern suchen und die ganze Liste filtern.

Details zu Stamm-ID und Quell-ID sind in 1.3 Der Verwaltungsbereich und in 5. Wiederholerverarbeitung zu finden.





 

2. Verwaltung von Koop-Schülern und externen Schülern

downThema überspringen Inhalt 2.1 Koop-Schüler  2.2 Externe Schüler 

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie Koop- und externe Schüler von Hand erfassen.
In Kapitel 3. Datenanbindung u. -Übernahme wird beschrieben, wie Sie Schülerstammdaten importieren können.
In Kapitel 4. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern wird u.a. beschrieben, wie Sie Schülerstammdaten von Hand erfassen können.


Schüler, die an Ihrem Gymnasium (fast) alle gewählten Kurse besuchen, sind eigene Schüler. Ihr Gymnasium ist also deren Stammschule. Diese Schüler können für einige Kurse auch "auswandern" an (ggf. mehrere) Koop-Schulen. Diese Koop-Schulen wirken dann wie Außenstellen Ihrer Schule

Im Gegensatz dazu besuchen fremde Schüler / Gastschüler entweder als Koop-Schüler nur einzelne Kurse an Ihrem Gymnasium, haben also eine (ferne) Koop-Schule als Stammschule, oder als externe Schüler gar keine Kurse an Ihrem Gymnasium, sondern absolvieren hier nur die Abi­turprüfung für Schulfremde.

Solmit bilden eigene Schüler zusammen mit den Koop-Schülern die internen Schüler mit gemeinsamer Prüfungsordnung, zu unterscheiden von den externen Schülern mit einer anderen Prüfungsordnung.

Die Abiturprüfung für Schulfremde darf nur an einem öffentlichen Gymnasium abgelegt werden. Kandidaten werden von den RPen geeigneten öffentlichen Gymnasien zugewiesen; erst danach dürfen sich diese ggf. an Ihrem Gymnasium melden und werden dann hier als externe Schüler geführt.

Details zur Kurswahlerfassung siehe Kurswahlverarbeitung I > 2.7 Koop- und externe Schüler,
Details zur Schulfremdenprüfungsverarbeitung siehe Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > 6. Schulfremdenprüfung.


 

  Inhalt      2.1 Koop-Schüler

Koop-Schüler erfassen Sie ggf. so wie Ihre eigenen Schüler durch Anfügen; siehe 4.1 Anfügen von Datensätzen.

Das gilt also auch, wenn Sie Datenbankanbindung an ein Partnerprogramm einsetzen, dann brauchen Sie Koop-Schüler nicht erst im Partnerprogramm zu erfassen, sondern können dies direkt in winprosa erledigen (s.r.).

Sie können max. 15 Schüler pro Arbeitsgang erfassen; im Beispiel sind es nur vier. Für diese Schüler werden automatisch "Platzhalter" erstellt (s.l.).

Anschließend müssen Sie für jeden Platzhalter Namen und Vornamen erfassen und diese Schüler als Koop-Schüler kennzeichnen.



Eigentlich genügt es bei Koop-Schülern Name und Rufname zu erfassen. Weitere Stammdaten werden nicht benötigt. Wenn Sie dann im Verwaltungsbereich des Stammdatenfensters den Koop-Merker anhaken (s.r.), weiß winprosa, dass dieser Schüler keine komplette Kurswahl vorweisen muss und reiht ihn im Schülerfilter hinter den eigenen Schülern ein.

Um später ggf. bestimmte Fremdsprachenkurse belegen zu können, sollte allerdings auch die entsprechende Fremdsprachenfolge im Fenster Schul­laufbahndaten erfasst werden.


Für die Abiturverarbeitung werden auch die Stammschulen (Nachbarschulen/Partnerschulen) der Koop-Schüler und deren dortige Schülernummern benötigt.

Im Dienst Bearbeiten > Formulare > Variablenlisten | Koop-Schulen benennen Sie die Partnerschulen, von denen Schüler zu Ihnen "einwandern". Im Beispiel (s.r.u.) sind das die Schulen 1 und 2.

Im Verwaltungsbereich tragen Sie dann die erweiterten Schülernummern (erw. SchNr) der Koop-Schüler ein (s.r.o., grün markiert).

Im Beispiel hat der Schüler in winprosa die Schülernummer 085 und die erweiterte Schülernummer 2017, kommt also von Schule 2 und wird dort unter der Nummer 017 geführt.

Die erweiterten Schülernummern werden auch auf den Abitur-Korrekturformularen verwendet. Nur so können später den Koop-Schülern ihre Prüfungsnoten zugewiesen werden.

Zusätzlich sollte dem Schüler ein fiktiver Tutor zugewiesen werden; genommen wird dafür ein (beliebiges) Kürzel, das zweckmäßigerweise auf die Stammschule hinweist, im Bsp. oben also dss für Denker-Schule Stgt (blau markiert). Dieses Kürzel wird dann automatisch in das gelbe Feld übernommen.

Sie können die erweiterten Schülernummern samt fiktivem Tutor auch im Dienst Bearbeiten > kursweise | Tutoren u. Kurse | Auswahl nach Tutoren erfassen (s.r.).

Im Fenster ist schön zu sehen, wie die Koop-Schüler ggf. immer am Ende einer Auflistung ausgegeben werden.


Für die eigenen Schüler sind erweiterte Schülernummern nicht (mehr) nötig.

Trotzdem können welche vergeben werden (s.l.), was natürlich nur sinnvoll ist, nachdem den Koop-Schüleren ihre erweiterten Schülernummern bereits zugewiesen sind.

Und natürlich können alle erweiterten Schülernummern wieder entfernt werden.


Siehe auch 4.7 Nummerieren.


 

  Inhalt      2.2 Externe Schüler


Für die Schulfremdenprüfung können Sie ab Jahrgang 2022 in winprosa wieder externe Schüler erfassen. Da diese alle Prüfungen an Ihrem Gymnasium ablegen müssen, ist es sinnvoll, diese hier in die Prüfungsorganisation einzubinden.

Leider haben die Externen aber andere Prüfungsmodalitäten zu befolgen, wie in der AGVO im Abschnitt 5: Abiturprüfung für Schulfremde (§§ 34-41) und in der programminternen AGVO-Hilfe nachzulesen ist. Damit passt die Prüfungsordnung der externen Schüler nicht gut zu derjenigen der internen Schüler.

Weil Externe (wie die Koop-Schüler) mit ihren Prüfungsfächern in Kursen verwaltet werden, können sie in der normalen Prüfungsplanung mit verarbeitet werden.

Für die Externen sind alle über die Stammdatenverwaltung und Prüfungsplanung hinausgehenden Aufgaben und Druckaufträge in einem eigenen Dienst zusammenfasst; siehe Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > 6. Schulfremdenprüfung.


Externe Schüler können wie Koop-Schüler erfasst werden. Sie müssen aber als externer Sch. gekennzeichnet werden (s.l.) und nicht als Koop'Sch.

So kann winprosa für sie eine andere Prüfungsbewertung einsetzen und sie sind im Schülerfilter leichter aufrufbar (s.r.).

Weitere Details zum Schülerfilter sind in Bedienung > 3. Schülerfilter zu finden.

Da die Externen formal von keiner Stammschule kommen, muss auch keine erfasst werden. Daher kann ihre erweiterte Schülernummer mit führender Ziffer 9 gekennzeichnet werden (und nicht mit 1, 2, 3, …, 8, wie bei den Koop-Schulen; s.l.o.). Die wird dann später als Schülerchiffre verwendet (anstelle der Schulchiffre). Das RP Stgt gibt zur führenden 9 vermutlich auch die dreistelligen Schülernummern für alle dort gemeldeten Externen vor; im Bsp. hat der Externe so die Schülernummer 013.

Ist für Koop-Schüler nur die Erfassung von Vor- und Zuname nötig, müssen natürlich für externe Schüler auch deren Geburtsdatum, Geburtsort und Wohnort für den Zeugnisdruck erfasst werden.

Im Schülerfilter können Sie analog zu Koop-Schülern und Gelöschmerkerten die Externen getrennt aufrufen. Und mittels Schalter ☐ alle Sch. incl. Schulfremdenprüflinge können Sie die Externen zusammen mit den Internen anzeigen oder aber von allen Diensten ausblenden und z.B. nur während der Prüfungsverarbeitung zusammen einblenden (s.r.o.; beides rot markiert).





 

3. Datenanbindung u. -Übernahme

downThema überspringen Inhalt 3.1 Grundlagen  3.2 An- und Abkoppeln einzelner Schüler  3.3 Import aus dem Partner- oder Fremdprogramm 
3.4 Anbindung an ASV-BW

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie Schülerstammdaten eigener Schüler aus Ihrem Stammdatenprogramm importieren können.
In Kapitel 2. Verwaltung von Koop-Schülern und externen Schülern wird beschrieben, wie Sie Koop- und externe Schüler von Hand erfassen.
In Kapitel 4. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern wird u.a. beschrieben, wie Sie Schülerstammdaten von Hand erfassen können.

Der Import der Lehrerdaten wird in 7. Lehrerdatenverwaltung und der Import der Noten Einführungsphase (Notern Kl. 10/11) in Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > 4.1 Erfassung der Noten der Einführungsphase beschrieben.


 

  Inhalt      3.1 Grundlagen

• Stammdatenimport bis 2016

winprosa kann bekanntlich entweder zusammen mit Partnerprogrammen, also anderen Stammdatenprogrammen (= Schüler­verwaltungs­programme = Schul­verwaltungs­programme = SVP) oder auch alleine eingesetzt werden. Dabei war bis 2016 zu unterscheiden zwischen permanenter Anbindung und temporärer Anbindung an das SVP.

Bei permanenter Anbindung müssen die SVPen (Ass, Atlantis, SVP-BW) in der Lage sein, ihre Daten mit winprosa zu teilen. D.h., beide Programme pflegen eine gemeinsame Datenbank. Das SVP liefert dorthin Kopien der Stammdaten aus seiner eigenen Datenbank und winprosa liefert dorthin die Leistungsdaten. Seitens winprosa gibt es keine Einflussnahme auf die angelieferten Stammdaten. Korrekturen müssen immer erst vom Bediener des SVP erfasst werden, was manche lästigen Zustände erzeugen kann.

Bei temporärer Anbindung importiert winprosa einen Datenbestand, der von einem Fremdprogramm geboten wird, und arbeitet dann autonom weiter. Der Import über eine txt-, xls(x)- oder csv-Datei kann durchaus mehrfach geschehen, aber in der Zwischenzeit sind die Programme getrennt und unabhängig. So arbeiten schon immer diejenigen Anwender, die winprosa "alleine" einsetzen. Der Vorteil ist, dass in winprosa auch die Stammdaten jederzeit gepflegt/geändert werden können. Der Nachteil ist, dass die Import-Datei zwischen den Programmen extra abgesprochen/synchronisiert werden muss. Die Partnerprogramme können in diesem Sinne auch wie Fremdprogramme temporär angebunden sein.

Zum Anbinden der einzelnen Partnerprogramme an winprosa siehe Handbücher unter Datenanbindung u. -Übernahme,
auch für Version ab 2017.


• Stammdatenimport ab 2017 (• Wechsel des Stammdatenprogramms   • Wechsel des Servers (Serverumzug)   • Testen der Transferdatei
 • Synchronisation der Merkmalsausprägungen / SVP-Referenztabellen   • Zeichenkodierung, Unicode und UTF
 • Import der Lehrerstammdaten / Noten Einführungsphase)

Ab 2017 kann mit dem (alten) SVP ASS , Atlantis oder SVP-BW praktisch ohne Änderung weitergearbeitet werden. Aber falls vorher permanente Anbindung vorhanden war, wird die nun gelockert. Die gemeinsame Datenbank bleibt zwar erhalten, wird aber nur noch vom SVP gefüllt. Sie dient nun lediglich als Transferdatei, aus der die Daten nur bei Bedarf in winprosa importiert werden mittels einfachen Klicks auf den entsprechenden Import-Schalter , oder im Stammdatenfenster. D.h., dass nunmehr kein Rücktransfer von Leistungsdaten aus winprosa in die Transferdatei stattfindet.

Sie müssen also die Stammdaten bei Bedarf aus dem SVP abholen, siehe 3.3 Import aus dem (alten) Partnerprogramm. Das gilt insbesondere auch für die Noten der Einführungsphase, siehe Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > 4.1 Erfassung der Noten der Einführungsphase.

Dabei sind die Stammdaten jederzeit änderbar. Dazu können einzelne Schüler in winprosa vom SVP (genauer von der Transferdatei) abgekoppelt oder wieder angekoppelt werden. Im abgekoppelten Zustand sind sie in winprosa änderbar und vor neuerlichem Überschreiben aus dem SVP geschützt, im angekoppelten Zustand werden sie beim Datenimport aus dem SVP mit aktualisiert.

Für alle Stammdatenprogramme bleibt die Anbindung als Fremdprogramm weiterhin möglich. Diese müssen dann nach wie vor eine txt-, xls(x)- oder csv-Datei für den Import zur Verfügung stellen. Die alten Partnerprogramme bedienen aber i.d.R. die Transferdatei, winprosa kann also auf Knopfdruck indirekt auf deren Daten zugreifen.

ASV-BW bleibt aber diesbezüglich inaktiv, daher benötigt winprosa einen lesenden Direkzugriff auf die Datenbank von ASV-BW. Ist dieser eingerichtet (natürlich passwortgeschützt), ist die weitere Bedienung von ASV-BW die gleiche, wie für die anderen Partnerprogramme. Daten werden also auf Knopfdruck importiert; in diesem Sinne ist ASV-BW dann ein Partnerprogramm. ASV-BW kann aber auch wie ein Fremdprogramm eingesetzt werden; dann muss dort eine geeignete xlsx-Datei erzeugt werden, die anschließend in winprosa eingelesen werden kann.

Jeglicher Import erfolgt über dieselbe leistungsfähige Schnittstelle. Dort ist also der Import aus Partner- und der aus Fremdprogrammen zusammengefasst. Jeglicher Stammdatenimport wird über das Stammdatenfenster durchgeführt, also im Dienst Bearbeiten > schülerweise | Stammdaten. Dabei gibt es keine Wahlmöglichkeit: Import entweder vom festgelegten Partnerprogramm aus mit festgelegten Parametern oder von beliebigen Fremdprogrammen aus, dann mit einstellbaren Parametern. Dementsprechend ist der Import-Schalter eines der folgenden Symbole: , , , oder

 

• Wechsel des Stammdatenprogramms

Zwischen den althergebrachten Stammdatenprogrammen (einschl SVP-BW) wird es keinen Wechsel mehr geben. Daher ist auch in winprosa keiner mehr möglich. Aber von einem althergebrachten Programm hin zu ASV-BW wird ein Wechsel in nächster Zeit gehäuft vorkommen.

Dabei sind die Quell-IDs besonders zu beachten:
- Jeder Schülerdatensatz besitzt eine eineindeutige Quell-ID (siehe auch 1.7 Stamm-ID, Quell-ID & Co.).
- Unterschiedliche Stammdatenprogramme haben unterschiedliche (inkompatible!) Normen, wie deren Quell-IDs intern generiert werden.
- Daher dürfen dieselben Daten nie mit mehreren Stammdatenprogrammen bedient werden, auch nicht hintereinander!
- Es ist also nicht möglich, z.B. aus ASS importierte Schüler später mit ASV-BW weiterpflegen zu wollen. Das erfolgt nun direkt in winprosa.
- Und es ist verboten, für einen Import selber Quell-IDs erfinden zu wollen! Siehe auch 3.3 … Verwaltung der Quell-IDs.

Beim Wechsel zu ASV-BW muss vielmehr erst das alte Stammdatenprogramm ab einem festzulegenden (leeren!) Jahrgang abgekoppelt werden, dann erst kann ASV-BW angebunden werden (siehe 3.4 Anbindung an ASV-BW).
Damit ist winprosa erst ab dem gewählten Jahrgang in der Lage, Stammdaten von ASV-BW zu importieren. Die älteren Jahrgänge können nun direkt in winprosa bedient werden.

Das Abkoppeln eines Stammdatenprogramms zwecks Programmwechsel (siehe 3.4 … Abkoppeln vom alten Partnerprogramm) ist zu unterscheiden vom Abkoppeln einzelner Schüler zwecks direkter Stammdatenpflege (siehe 3.2 An- und Abkoppeln einzelner Schüler).


• Wechsel des Servers (Serverumzug)

Genauso wenig, wie winprosa riechen kann, dass ein Stammdatenprogramm gewechselt wurde, kann winprosa nicht wissen, wo die Stammdaten (meist ASV-BW) nach einem Serverumzug zu finden sind. Also müssen i.d.R. die Zugangsdaten in winprosa entsprechend angepasst werden.

Der "One-Click"-Serverumzug ist in Installation und Update … > 8.3 Umzug von winprosa auf einen (neuen) Server ausführlich beschrieben.


• Testen der Transferdatei

Ist eine Transferdatei vorhanden, können Sie diese zur Kontrolle einsehen und ggf. für Stammdatenexport verwenden.

Das folgende Beispiel zeigt dies für SVP-BW. Wenn Sie den Dienst Datei > Schnittstellen und Freigaben | SVP-BW aufrufen, erhalten Sie nebenstehende Ansicht (s.r.).

Dort können Sie die Tabelle anzeigen, in ihr gezielt nach einem Schüler suchen und die Tabelle exportieren.


• Synchronisation der Merkmalsausprägungen / SVP-Referenztabellen

Die Schülerstammdaten werden importiert, gegliedert nach Merkmalen. Zu jedem Merkmal gibt es mehrere Merkmalsausprägungen, oft unterschieden nach Langform und Kurzform/Kürzel. Und die werden von den einzelnen Quellen aus historischen Gründen in unterschiedlichen Dialekten angeliefert. Daher muss winprosa Übersetzungstabellen namens SVP-Referenztabellen führen. Diese Referenztabellen werden beim Importversuch immer dann automatisch zur Bearbeitung aufgerufen, wenn der Algorithmus unbekannte Merkmale/Ausprägungen entdeckt.

Am Beispiel des Merkmals Fächer mit den Merkmalsausprägungen Sport und Spanisch sei das illustriert. Die Merkmalsausprägungen in Langnamenform sind unmissverständlich klar. Aber die zugehörigen Kürzel S, Sp, Sn, Spa sind recht erklärungsbedürftig. Logisch wäre Sp und Sn, das entspricht aber nicht der historischen Entwicklung, daher ist offiziell S und Sp vorgegeben. Davon wissen aber die einzelnen Quellen u.U. nichts, liefern also ev. Sn und Spa oder auch SN und SPA. Und auf den IBBW-Abiturformularen wird statt Sp das Kürzel ES genommen.

Die Fremdsprachenfolge Spr1 - Spr2 - Spr3 liefert ein weiteres schönes Beispiel für Dialekte. Weil die FS-Folge nirgends kodifiziert ist, liefert jede Quelle andere Namen für z.B. das Merkmal Spr1. So ist Fremdsprache 1. Fach.Kurzform zwar durchaus korrekt und erklärend, aber recht langatmig; außerdem muss sich unser Algorithmus im Merkmalsnamen mit unorthodox verteilten Leerzeichen und Punkten herumschlagen.

Wenn ein Fremdprogramm z.B. die getrennten Merkmale Schüler-Straße und Schüler-Hausnummer liefern sollte, müssen Sie vor dem Importieren die beiden ggf. von Hand in der CSV-Datei zusammenführen. Da ist ev. der Schulinformatiker gefragt.

Details siehe 3.3 Import aus dem Partner- oder Fremdprogramm und Kurswahlverarbeitung I > 1.4 SVP-Referenztabellen.


• Zeichenkodierung, Unicode und UTF

Ein heftiges Problem bei Importdaten von Fremdprogrammen ist die dort verwendete Zeichencodierung. Bekanntlich gibt es u.a. 8-Bit-, 16-Bit-Zeichencodes und Unicode/UTF. Zu denen gibt es eigentlich wohldefinierte Regeln, wie man die Codes auseinander hält und entziffert, - eigentlich! Hier spielen offensichtlich historische Entwicklungen mit, haben doch viele etablierte Stammdatenprogramme ihre Wurzeln noch in der 8-Bit-Ära.

Hier hilft u.U. das Einlesen einer derartigen Datei in Excel mit anschließendem Speichern im xlsx-Format. Dann wird die xlsx-Datei meist leichter in winprosa erkannt/dekodiert.

Siehe auch Zeichenerfassung und -Ausgabe in Windows 10 > 7. Unicode und UTF.


• Import der Lehrerstammdaten / Noten Einführungsphase

Wenn sie mit Anbindung an Partnerprogramme arbeiten, können die Lehrerstammdaten u.U. im Dienst Extras Lehrkräfte über das jeweilige Partnersymbol , , , importiert werden. Das klappt natürlich nur, wenn die entsprechenden Partnerprogramme diese Daten anbieten.

Das gleiche gilt ggf. für den Import der Noten Kl.10/11 über den Dienst Bearbeiten > Schülerweise | Noten Einführungsphase.

Details siehe 7. Lehrerdatenverwaltung und Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > 4.1 Erfassung der Noten der Einführungsphase.


Anbinden der "alten" Partnerprogramme an winprosa siehe Datenanbindung u. -Übernahme,
Datenübernahme/Import aus Partner- und Fremdprogrammen siehe 3.3 Import aus dem Partner- oder Fremdprogramm,
Anbindung an ASV-BW siehe 3.4 Anbindung an ASV-BW.


 

  Inhalt      3.2 An- und Abkoppeln einzelner Schüler

An- und Abkoppeln ist nicht nur möglich im Zusammenhang mit einem Partnerprogramm, sondern auch indirekt bei Datenübernahme von Fremdprogrammen. Abkoppeln ist aber nur nötig, wenn einzelne Stammdaten "am Partnerprogramm vorbei" geändert werden sollen.

Im Bsp. (s.r.) ist die Anbindug an ASS an den rot markierten Stellen zu erkennen: am Import-Schalter , über den ggf. ein Datenimport ausgelöst werden kann und an der Quell-ID von ASS-Windows.

Offensichtlich ist der Schüler ans SVP angekoppelt, denn seine Stammdaten sind ausgegraut. Dann gilt der Hinweis (grün markiert), dass hier nur E-Mail-Adr. und Zugangsdaten erfassbar sind.

Nach Klick auf den Schalter neben dem Vornamenfeld (blau markiert, s.r.) kann der Schüler von der Transferdatei oder von ASV-BW abgekoppelt werden. Es erscheint dann ein Hinweistext (s.u.).




Im Bild (s.o.) wird nun oben neben der Schülernummer angezeigt, dass dieser Schüler abgekoppelt ist und neben dem Vornamenfeld kann diese Abkopplung durch Klick auf mit entsprechender Erklärung (s.r.) wieder aufgehoben werden.




 

  Inhalt      3.3 Import aus dem Partner- oder Fremdprogramm


• Aufruf des Schnittstellendienstes (• Import-Arten   • Das Fenster Stammdaten Import/Abgleich   • Import von Email- und Login-Daten
 • Umzug/Neuinstallation von winprosa mit alter Partnerprogrammanbindung)

Der Schnittstellendienst in Bearbeiten > schülerweise > Stammdaten gilt gleichermaßen für ASV-BW, (alte) Partnerprogramme und für Fremdprogramme. Dabei können auch die alten Partnerprogramme incl. ASV wie Fremdprogramme eingesetzt werden: Partnerprogramme bedienen bekanntlich automatisch die Transferdatei, in Fremdprogrammen muss eine Excel-, CSV- oder Text-Datei von Hand erzeugt werden. Das geht prinzipiell auch in ASV-BW, aber hier greift normalerweise eine praktische Automatik.

Importiert wird dann in winprosa immer in dessen aktuell eingestellten Abiturjahrgang und das dort nur nach Start des entsprechenden Importauftrags. Dabei ist zu beachten, dass in winprosa ein Abiturjahrgang in drei Schuljahren aufrufbar ist, im Partnerprogramm der Aufruf aber meist über das aktuelle Schuljahr geht und der Abijahrgang dort ggf. daraus berechnet wird. Sie müssen also ggf. in winprosa für den gewählten Jahrgang das richtige Schuljahr wählen und dieses ggf. auch wechseln, falls beim Importversuch keine Daten angeboten wurden.

Die alten Partnerprogramme liefern als eigenes Merkmal den Abijahrgang der Schüler mit. Dann ist die Zuordnung zu den winprosa-Jahrgängen einfach. So verhält sich auch SVP-BW, nicht aber ASV-BW. Bei ASV-BW muss winprosa den Abijahrgang während des Imports speziell berechnen. Wenn dann eine G9-Schule auch G8-Schüler führt, muss in winprosa für ASV-BW spezielle Vorsorge getroffen werden (siehe auch Sonderfall G9-Gymnasium).

Der Schnittstellendienst war in winprosa von Anfang an vorhanden, ist aber jetzt mit vereinheitlichtem Layout und an der logisch passenden Stelle eingebettet. Der Dienst wurde früher nur von Anwendern benötigt, die winprosa alleine eingesetzt hatten und die Daten von Fremdprogrammen mittels Excel-, CSV- oder Text-Dateien übernehmen mussten.

Der Schnittstellendienst wertet auch die Transferdatei des ursprünglich permanent verbundenen SVP aus, indem er daraus eine temporäre CSV-Datei erstellt, die nach dem Einlesen sofort automatisch gelöscht wird.

Da die Transferdatei zwischen winprosa und dem jeweiligen Partner immer fest vereinbart und nach festen Regeln strukturiert ist, hat die zugehörige temporäre CSV-Datei ebenfalls eine feste Struktur. Die Struktur anderer temporärer Dateien muss zwischen winprosa und dem jeweiligen Fremdprogramm immer abgesprochen/synchronisiert werden, wobei sich winprosa einmal getroffene Vereinbarungen merkt.

Automatischer Aufruf beim Einrichten eines neuen Jahrgangs:
Dieser Dienst wird immer automatisch beim Einrichten eines neuen Jahrgangs angeboten, um die neuen Schülerstammdaten zu importieren (s.l.u. ohne Partnerprogramm; s.r.u. mit Partnerprogamm). U.U. müssen Sie nach Aufforderung "Bitte geben Sie zuerst die Eingabe frei" in der Hauptsymbolleiste auf die grüne Ampel umschalten und die schülerweise Bearbeitung neu aufrufen.

   


Späterer Aufruf beim Datenabgleich:
Später rufen Sie diesen Dienst über Bearbeiten > Schülerweise | Stammdaten nur dann auf, wenn ein (weiterer) Datenabgleich nötig wird. Vorher müssen Sie natürlich auch da auf die grüne Ampel umstellen (s.u., pinkfarben markiert).

Dabei sind bei Bindung an Fremdprogramme (s.l.u.) alle Stammdatenfelder frei zugänglich und es gibt "nur" den Aufruf des Schnitt­stellen­dienstes, über den alle verfügbaren Merkmale geliefert werden sollen. Fehlende Merkmale müssten sonst von Hand nacherfasst werden!

Ist dagegen Bindung an Partnerprogramme vorhanden, wie z.B. SVP-BW (s.r.u.), sind die Stammdatenfelder nicht frei zugänglich, außer E-Mail-Adr., Log-In-Name und Passwort, denn diese Daten liefert derzeit keines der uns bekannten SVP (auch nicht ASV-BW) standardmäßig. Daher könnten diese Merkmale höchstens in dort ggf. vorhandenen benutzerdefinierbaren (freien) Datenfeldern erfasst werden. Das aber kann winprosa nicht ahnen und daher nicht automatisiert importieren.

Daher gibt es hier neben dem Aufruf des Schnittstellendienstes für den Stammdatenimport auch den Aufruf eines Zusatz-Schnittstellendienstes für den Import der letztgenannten Daten.

   


Manche Schulen erzeugen daher derartige Schüler-Anmelde-Daten auf recht kreativen Wegen außerhalb ihres SPV. Und diese Schulen können dann den Zusatz-Schnittstellendienst benützen für den ausschließlichen Import von E-Mail-Adr., LogIn-Namen, und -Passwort. Dieser Dienst benötigt aber zur Synchronisation die Quell-IDs der Schüler. Weitere Details siehe Import von Email- und Login-Daten.

Sollen Schülerstammdaten (kurzfristig) von winprosa aus geändert werden, können einzelne Schüler bekanntlich vom SVP abgekoppelt werden, wie in 3.2 beschrieben ist.

 

• Import-Arten

Im Bsp. (s.u.) ist ASS das Partnerprogramm, daher wird der Schnittstellendienst auf der Stammdatenseite durch Klick auf aufgerufen. Entsprechend verfahren Sie bei Anbindung an die anderen Partnerprogramme.

Dadurch wird automatisch eine Schnittstellendatei erzeugt und im Fenster Stammdaten Import/Abgleich angezeigt, die Sie filtern können. Dann müssen Sie den eigentlichen Import starten. Anschließend wird diese Datei nach Schließen sofort wieder automatisch gelöscht.

Ist kein Partnerprogramm eingebunden, kann der Schnittstellendienst auf der Stammdatenseite über gestartet werden. Dann müssen Sie aber über eine mit dem Fremdprogramm erzeugte Excel- oder CSV-Tabelle für den Import verfügen, die Sie später selber vernichten müssen.

Im Fenster Stammdaten Import/Abgleich (s.w.u.) geben Sie links oben den Pfad der Import-Datei an. Dann stellen Sie die den späteren Import beeinflussenden Parameter ein, dabei müssen Sie ggf. mehrfach den Import prüfen/vorbereiten, anschließend müssen Sie nötigenfalls die weiteren Parameter solange variieren und den Import prüfen, bis die angezeigte Schülerliste "stimmt". Dann können Sie ggf. noch Filtern und anschließend den Import starten oder abbrechen/schließen.

In winprosa kann auf jeden gewünschten Abiturjahrgang bekanntlich dreistufig zugegriffen werden (s.r.). Dabei können die Stammdaten eines Jahrgang aus dessen 10., 11. oder 12. Stammdatenklassenstufe geholt werden (siehe auch Sonderfall G9-Gymnasium).
Anhand des in winprosa eingestellten Abi-Jahrgangs können bei ASS, Atlantis und SVP-BW immer die richtigen Schülerdatensätze aus der Tranferdatei gefischt werden.
Das klappt bei ASV-BW leider nicht so einfach, weil ASV-BW offensichtlich kein Merkmal Abi-Jahrgang verwaltet. Hier muss die einzulesende Klassenstufe von winprosa aus dem dort eingestellten Schuljahr und Abi-Jahrgang erst "errechnet" werden und kann dabei auf eine ASV-Klassenstufe treffen, die es in ASV noch gar nicht gibt. Dann muss vor dem Importversuch in winprosa ein anderes Schuljahr eingestellt werden.
Wenn z.B. im aktuellen Schuljahr 2021/22 in winprosa das zukünftige Schuljahr 2022/23 und der Jahrgang 2024 eingestellt sind, können aus ASV-BW keine Daten eingelesen werden, weil diese Schüler dort noch gar nicht in die Kursstufe versetzt sind! Sie erhalten dann folgenden Hinweis (s.r.o.). Vom Schuljahr 2021/22 aus klappt dann der Zugriff.


• Das Fenster Stammdaten Import/Abgleich

Das Fenster Stammdaten Import/Abgleich ist in vier Teile gegliedert (s.u.). Links werden die Parameter für den Import eingestellt. Rechts werden die Details zur Filterung der Datensätze eingestellt und damit wird festgelegt, welche der angelieferten Schüler später zu importieren sind.
Das Fenster unten ist eine aktualisierte Montage.

Im Fenster können Sie mittels die zugehörigen Zusatzinformationen aufrufen.


- Parameter für den Import (- Verwaltung der Quell-IDs   - Filterung der Datensätze   - Merkmals-Bezeichnungsfehler)

Links oben im Fenster Stammdaten Import/Abgleich wird die Importdatei ausgewählt (gelb markiert) und ggf. deren Aufbau angegeben. Diese Importdatei muss natürlich zum in winprosa aktivierten Jahrgang passen (siehe Titelzeile des Fensters, ebenfalls gelb markiert)!

Bei Fremdprogrammen muss die Datei bereits existieren und dann oben samt Pfad mittels eingetragen werden.

Bei Partnerprogrammen wird die Datei beim jedem Aufruf automatisch neu erzeugt und dann links oben eingetragen; Pfad, Name und Struktur sind ebenfalls festgelegt (im Bsp. für ).
Beim Schließen des Fensters wird die Datei wieder gelöscht.

Wenn Sie den Trenner bei Femdprogrammen nicht kennen, probieren Sie alle der Reihe nach aus und beobachten unten in der Synchronisationstabelle die externe Textdatei-Liste. Wenn dort die externen Merkmale richtig dargestellt werden, haben Sie den passenden Trenner gefunden.

Links unten werden in der Synchronisationstabelle die zu übertragenden Datenfelder (= Merkmale) synchronisiert. Auch diese sind bei Partnerprogrammen bereits festgelegt.

Merkmale werden unterschieden nach Merkmalsbezeichnern (= Feldnamen) und sie haben unterschiedliche Merkmalsausprägungen. So könnte z.B. das Merkmal Geschlecht in einer Tabelle mit dem Feldnamen Geschl oder Sex überschrieben sein und die möglichen Merkmalsausprägungen männlich und weiblich oder m und w usw. aufweisen. Dabei gibt es auch Tabellen ohne Feldnamen im Tabellenkopf (= 1. Zeile).

Die Synchronisationstabelle ist dreigeteilt, links stehen die (winprosa-)Merkmale, rechts die externen Merkmale (externe Textdatei-Liste), in der Mitte ist die Synchronisationsspalte (<< zugeordnet).

Die Synchronisation zwischen internen und externen Merkmalen läuft (wenn nicht bereits feststehend) in drei bis vier Schritten ab:

  1. Im ersten Bild (s.u.) ist zu erkennen, wie durch Wahl des Pfades zur Quelldatei und nach Angabe von Trenner und ggf. Hinweis auf Feldnamen die Merkmale einen ersten Synchronisationsversuch erfahren haben; noch sind wenige Merkmale zugeordnet.
  2. Im zweiten Bild ist der Synchronisationsdienst aufgerufen worden; dadurch konnten schon die meisten Merkmale zugeordnet werden.
  3. Im dritten Bild sind die restlichen Merkmale per Maus auf ihr Zielfeld gezogen worden. Einige Merkmale werden in winprosa nicht benötigt und einige in winprosa vorhandene Merkmale werden offensichtlich nicht angeliefert.
  4. Im vierten Bild wird gezeigt, wie anstelle der Feldnamen/Merkmalsbezeichner die Merkmalsausprägungen schülerweise eingeblendet werden können. Das kann zur Überprüfung dienen, ist aber vor allem für die Fälle gedacht, in denen das Fremdprogramm keine Merkmalsbezeicher (1. Zeile) mitliefert.
    In diesem Bild ist auch zu erkennen, dass der Tutor 10a heißt. Das ist beabsichtigt, damit die Schüler zu Beginn der Planung geordnet nach den alten Klassenzugehörigkeiten bearbeitet werden können und es zeigt, dass jedes externe Merkmal ggf. mehreren internen zugeordnet werden kann.

     

Im Bsp. fällt auf, dass der QuellID (s.o.) sicherheithalber die Schülernr nicht zugeordnet worden war, denn eine Quell-ID ist im Wortsinn viel mehr als eine meist jährlich wiederkehrende Schülernummer. Das führt zu folgenden Überlegungen:

 

- Verwaltung der Quell-IDs

Dem Merkmal QuellID kommt eine besondere Bedeutung zu: Damit können Schülerdatensätze eindeutig wiedererkannt/synchronisiert werden, auch wenn sich im Laufe der Zeit Namensbestandteile, Klassenzugehörigkeit, Profil oder Noten ändern (siehe auch Zusammenarbeit von winprosa mit anderen SVPen > 6. Schüler-ID, Schülernamen, Namenskürzel, Anmeldenamen).

Ohne Quell-ID müssen die drei Merkmale Name, Vorname, Geburtsdatum herhalten. Stimmen mindestens zwei davon überein, wird der Datensatz als vorhanden eingestuft und ggf. aktualisiert, ansonsten wird ein neuer Datensatz angelegt. Es gilt somit:

  1. Quell-IDs sind in winprosa zunächst ohne Bedeutung; wir erzeugen der Form halber ggf. unsere eigenen Quell-IDs!
  2. Wenn dann Daten aus Fremdprogrammen importiert werden sollen, verwenden wir Name, Vorname, Geburstsdatum zur Synchronisation (können aber beim Erstimport wahlweise auch deren Quell-IDs übernehmen, falls von dort angeboten).
  3. Wir wissen, dass unsere Partnerprogramme Quell-IDs liefern; dann verwenden wir grundsätzlich nur diese zum Synchronisieren der Schülerdaten beim zukünftigen Datenabgleich (also nie mehr Name, Vorname, Geburtsdatum).
  4. Kommen Stammdaten aus Fremdprogrammen, dann bestehen Unsicherheiten, ob Quell-IDs überhaupt angeboten werden können und wie ggf. bez. dieser zu verfahren ist. Daher gilt dann für Sie einfach: Hände weg von diesem Merkmal und dann gilt Punkt 1.

Genauer bedeutet das:

Wenn die Quell-ID vom Partner- oder Fremdprogramm verwaltet wird, ist sie für alle Schüler des Programms unterschiedlich. So muss es nach dem Import auch in winprosa sein, über alle Jahrgänge hinweg.

Wenn winprosa beim Import keine angelieferten Quell-IDs erkennen kann, dann erfolgt ein Hinweis (s.r.) und dann verwendet winprosa Namen, Vornamen, Geburtsdatum zur Synchronisation.

Wenn also gar keine Quell-IDs geliefert werden, dürfen nicht fahrlässig welche erfunden werden, sondern dann bleiben die eben weg und winprosa erzeugt eigene Quell-IDs (siehe 1.7 Stamm-ID, Quell-ID & Co.).

Insbesondere ist hier verboten, die für jeden Jahrgang gleichen (!!!) Excel-Zeilennummern oder Schülernummern als Quell-IDs zu missbrauchen!


- Filterung der Datensätze

Rechts oben im Fenster Stammdaten Import/Abgleich werden Details zur Filterung der Datensätze eingestellt. Wenn (links) die Synchronisation steht, klicken Sie (rechts) auf  Import prüfen/vorbereiten  (s.w.o.; violett markiert).

Rechts unten werden darauf hin alle Datensätze in der Schüler-Tabelle aufgelistet und farblich gekennzeichnet (Bedeutung der Farben blau markiert). Diese Farben können Sie im Dienst Extras > Benutzerparmeter | Diverse persönliche Einstellungen abändern.

Offensichtlich können  rot  unterlegte Datensätze nicht importiert werden,  blau  unterlegte sind neu und werden ggf. angefügt und  gelb  unterlegte sind bereits vorhanden und werden ggf. nur aktualisiert.

Welche Datensätze aus der Liste tatsächlich importiert werden sollen, wird in dem Fenster über den Datensätzen festgelegt. Im Bild (s.r.) sind das offensichtlich Schüler ohne Angabe eines Abiturjahres. Dabei sollen Neue Sätze angefügt werden und bestehende sollen aktualisiert werden.

Das ist geeignet zur Neuanlage eines Jahrgangs, wenn in der Import-Datei nur ein Jahrgang vorhanden ist. Wären in der Import-Datei mehrere Jahrgänge vorhanden, müssten die Schüler entweder von Hand markiert werden, oder anhand des Merkmals Abijahr unterscheidbar sein, indem dann der entsprechende Haken gesetzt wird.

Im Bsp. würde dann nur der Jahrgang 2022 betrachtet werden. Diese Einstellungen sind auch geeignet zum späteren Datenabgleich (im Bsp. des Jahrgangs 2022). Ein Datenabgleich muss immer dann erfolgen, wenn im Partnerprogramm in den Stammdaten Änderungen vorgenommen worden waren. Und vor den Prüfungsarbeiten sollte ein finaler Datenabgleich erfolgen, damit z.B. alle Adressdaten für den Zeugnisdruck stimmen.

...


Durch Klick in die Überschriften der Schüler-Tabelle können Sie die Liste unterschiedlich sortieren, Durch Eingabe eines Listenelements in der Suchzeile unter der Tabelle können Sie nach diesem Element suchen. Und Sie können (einzelne) Schüler markieren durch Anhaken in der Spalte OK. Mit den grün umrahmten Schaltern können Sie diese Markierungen rationell manipulieren.


- Merkmals-Bezeichnungsfehler

Falls winprosa beim Einleseversuch mittels  Import prüfen/vorbereiten  erkennt, dass Bezeichnungsfehler bei den externen Fächern/Merkmalen/Bezeichnern bestehen, erscheint ein Fehlerhinweis (s.r.), anschließend werden die SVP-Referenztabellen zur Überarbeitung geöffnet. Details zu deren Bedienung sind in Kurswahlverarbeitung I > 1. Fachkanon und Kursangebot > 1.4 SVP-Referenztabellen zu finden.

Alle neuen Bezeichner werden eingelesen, bei Fächern und Profilen (im Bild rot markiert) müssen Sie dann bei den ungeklärten Zuordnungen die richtigen winprosa-Bezeichner aus der jeweiligen Drop-down-Liste aussuchen. Die Konfessionen (blau markiert) werden einfach eingelesen, weiter ist da nichts zu tun.

Wenn Sie bei den fraglichen Referenztabelleneinträgen die Zuweisungen aktualisiert haben, müssen sie nochmals auf  Import prüfen/vorbereiten  klicken.

Sie können die SVP-Referenztabellen zur Kontrolle auch direkt über den Knopf  Zuordnung SVP → winprosa  öffnen.

Wenn (trotzdem) alle Datensätze in der Schülerliste ignoriert werden (i.d.R.  rot  unterlegt), ist wahrscheinlich ein Merkmal generell falsch formatiert (z.B. Datum ohne Datumsformat). Dann müssen Sie die Quelle studieren/umparametrieren.

Werden nur einzelne Datensätze ignoriert, können auch andere Hindernisse die Ursache sein (z.B. doppelte Quell-ID).



Wenn die Schülerliste dann stimmt, starten Sie den eigentlichen Import durch Klick auf  Import starten . Sicherheitshalber wird dabei erst eine automatische Datensicherung durchgeführt.

Vorher geschieht nichts mit den in winprosa bereits vorhandenen Daten. Daher dürfen Sie nach Herzenslust mit allen Paramertern im Fenster Stammdaten Import/Abgleich spielen.

 

• Import von Email- und Login-Daten

Email- und Login-Daten werden bekanntlich nicht automatisch von den Partnerprogrammen generiert und können daher von winprosa nicht im Rahmen des Standard-Imports erfasst werden. Wenn aber eine Schule derartige Daten auf anderem Wege erzeugen kann, können diese auch importiert werden, wie bereits mehrfach vermerkt wurde.

Eingelesen wird über die normale Schnittstelle, aber nur die Datei samt Formatierung kann angegeben werden; alle anderen Parameter liegen fest (s.r.).

Die Schülerstammdaten müssen bereits erfasst sein; eingelesen wird nur in den aktuellen Jahrgang und zur Synchronisation dienen ausschließlich die jeweiligen Quell-IDs. Eingelesen werden dann lediglich die Email-Adresse und die Logindaten. Nur zur Kontrolle werden ggf. zusätzlich Schülername und -Vorname angezeigt.


 

• Umzug/Neuinstallation von winprosa mit alter Partnerprogrammanbindung

Wenn Sie in alten 2016-Versionen mit einem der "alten" Partnerprogramme ASS, Atlantis oder SVP-BW mit Datenanbindung gearbeitet haben und seither ein normales Upgrade auf 2017 mit anschließenden normalen Updates auf 2018 ff. durchgeführt hatten, klappt der eben beschriebene Import störungsfrei.

Wenn Sie aber dann eine Neuinstallation einer 2018-Version (oder jünger) vornehmen mit anschließender Rücksicherung der 2018-Daten (z.B. beim Serverwechsel oder zur Strukturbereinigung), gehen neue Versionen bis 2020.0522 nicht mehr davon aus, dass es noch alte Partnerprogramm-Bindungen gibt. Der Dienst zum Einbinden der Partnerprogramme ist also deaktiviert. Der wird in diesen Versionen erst wieder freigeschaltet, nachdem man in der …\cmh\winprosa\winprosa.ini in der Abteilung [CMH] die Zeile DBN=prosadat.ass (oder DBN=prosadat.atl oder DBN=prosadat.est) eingefügt hat. Dann erst können die Pfade zu den Programmen (wieder) eingetragen werden.

Erst ab Version 2020.06xx fragt das Programm beim ersten Start anlässlich einer Neuinstallation nach eventuellen Partnerprogrammen und schaltet ggf. die Pfadeingabe automatisch (wieder) frei.

Details siehe Installation und Update > … > 8.3 Umzug von winprosa auf einen neuen Server


 

  Inhalt      3.4 Anbindung an ASV-BW

 
• Vorbemerkungen (• Abkoppeln vom alten Partnerprogramm   • Einrichten des Direktzugriffs auf ASV   • Freischalten des PostgreSQL-Fernzugriffs
 • ASV als Fremdprogramm einsetzen)

Wir gehen davon aus, dass jetzt keine Schule mehr neu in eines der althergebrachten Partnerprogramme einsteigt, denn ASV-BW soll das SVP für die Schulen werden. Daher bietet winprosa nicht mehr die Möglichkeit, von einem Fremdprogramm zu einem der alten Partnerprogramme zu wechseln. Nur ein Wechsel zu ASV-BW wird unterstüzt. Aber "Altanwender" können aus Sicht von winprosa bei ihrem alten SVP bleiben.

  • Bevor winprosa auf die ASV-BW-Datenbank zugreifen kann, muss in jener der Fernzugriff freigeschaltet sein (siehe Freischalten des PostgreSQL-Fernzugriffs)!
  • Wechselt dann eine Schule von ihrem alten Partnerprogramm zu ASV-BW, dann muss vor Einrichten des Direktzugriffs erst das alte Partnerprogramm abgekoppelt werden (siehe Abkoppeln…).
  • Wechselt die Schule aber von einem Fremdprogramm zu ASV-BW, dann muss in winprosa lediglich der Direktzugriff auf die ASV-BW-Datenbank eingerichtet werden (siehe Einrichten…).

ASV-BW wird in zwei Versionen angeboten, in der Enterprise-Version für größere Schulen (gedacht für Netzwerkumgebungen) und in der School-Version für kleine Schulen (gedacht für Single-PC-Einsatz).
winprosa arbeitet nur mit der Enterprise-Version direkt zusammen. Dabei verhält sich ASV-BW wie ein Partnerprogramm.

Kleine Gymnasien mit School-Version können trotzdem Daten aus ASV-BW übernehmen. Aber dann verhält sich ASV-BW wie ein Fremdprogramm (siehe ASV-BW als Fremdprogramm…).


Offensichtlich kann winprosa die Schülerdaten aus ASV-BW erst dann auslesen, wenn die dort "vollständig" erfasst sind. So haben Versuche ergeben, dass auf die Daten dann nicht zugegriffen werden kann, wenn dort z.B. der Wohnort noch fehlt.

Da ASV-BW (langfristig) die Schüler am Gymnasium bereits von Kl. 5 an verwaltet, und da praktisch alle Kinder (noch) bei den Eltern wohnen, wird vorwiegend die Elternadresse der Schüler gepflegt. Daher liest winprosa beim Import aktuell auch nur die Elternadresse aus und nicht die ggf. abweichende Schüleradresse.
Wenn ein Schüler "ausgezogen" sein sollte, wird auf dem Schülerzeugnisblatt für ihn also eine falsche Adresse aufgelistet. Da er dort die Richtigkeit seiner fürs Zeugnis benötigten Adresse aber per Unterschrift bestätigen muss, haben Sie genügend Zeit, diese Daten direkt in winprosa richtig zu stellen (gemäß 3.2 An- und Abkoppeln einzelner Schüler).


 

• Abkoppeln vom alten Partnerprogramm

Unterschiedliche Stammdatenprogramme haben unterschiedliche (inkompatible) Normen, wie sie Quell-IDs generieren. Daher dürfen dieselben Schülerdatensätze nie mit mehreren Stammdatenprogrammen bedient werden, auch nicht hintereinander! Es ist also nicht möglich, z.B. aus ASS importierte Schüler später mit ASV-BW weiterpflegen zu wollen. Wenn zu ASV-BW gewechselt werden soll, muss zuerst Ass abgekoppelt werden und anschließend ASV-BW angebunden werden. Die weitere Pflege der alten (ASS-)Jahrgänge erfolgt dann immer innerhalb von winprosa (siehe auch 3.1 … Wechsel des Stammdatenprogramms).


Im Bsp. (s.l.) soll SVP-BW abgekoppelt werden. Stellen Sie dazu erst denjenigen Abitur-Jahrgang ein, ab dem abgekoppelt werden soll. Rufen Sie dann den Dienst Datenbanktyp und Verzeichnisse auf (Datei > Datenbank > Systemadministration | Datenbanktyp und Verzeichnisse). Dort finden Sie den Datenbanktyp prosadat.est (SVP-BW) eingetragen. Unten im Fenster wird angeboten, diese Datenbankanbindung ab dem eingestellten Abijahrgang zu lösen.

Nach Klick auf  Wechsel durchführen  erhalten Sie einen Warnhinweis (s.r.u.). Erst nach Bestätigung wird tätsächlich abgekoppelt und der Vollzug gemeldet (s.w.r.u).



Im Beispiel (s.l.o.) soll ab Abi-Jahrgang 2018 abgekoppelt werden. Wenn dies geschieht, ist von keinem Jahrgang mehr der Zugriff auf das alte Stammdatenprogramm möglich. Das ist aber kein Problem, denn für "alte" Jahrgänge wird es nur extrem selten zu Stammdatenänderungen kommen und die sind (wie bereits erwähnt) ggf. direkt in winprosa möglich, wie in 3.2 An- und Abkoppeln einzelner Schüler beschrieben ist.

Ab dem Jahrgang 2018 müssen die Datensätze "leer" sein (oder leer gemacht worden sein), damit sie über ASV-BW "gefüllt" werden können.


 

• Einrichten des Direktzugriffs auf ASV-BW

Die im Folgenden beschriebene Einrichtung des Direktzugriff auf die Schülerstammdaten ist auch Voraussetzung für den Direktzugriff auf die Lehrerdaten (siehe 7. Lehrerdatenverwaltung). Aber die Übernahme der Noten Einführungsphase (Noten Kl. 10/11) ist davon unabhängig (siehe Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > 4.1 Erfassung der Noten der Einführungsphase).

Rufen Sie den Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration | Datenbankpflege auf. Dort können Sie im Feld Zugang zur ASV-Datenbank: über  einrichten…  die Anmeldedaten eintragen (s.r.; rot markiert).

Aber erst nach Anhaken des Feldes  ☑ ist Standarddatenbank …  können Sie später in winprosa im Dienst Bearbeiten > schülerweise | Stammdaten vom Stammdatenfenster aus auf die Daten von ASV-BW zugreifen (immer nur lesend). winprosa verhält sich also beim Datenbank-Zugriff völlig passiv, es werden keinerlei Daten oder Datenbankstrukturen in ASV-BW verändert.

Über  Testseite anzeigen  erhalten Sie testweisen Zugang zur ASV-Datenbank. Im Bild ist noch kein Abijahrgang ausgewählt (s.l.u.; grün markiert), daher ist darunter die Schülerliste noch leer.

Im Bsp. sind praktische Zugangsdaten zu ASV-BW eingetragen (s.l.u.; rot markiert). Die müssen Sie natürlich von Ihrer ASV-BW-Installa­tion übernehmen; winprosa kennt die nicht! Und wenn Sie die auch nicht kennen, hat Ihr Dienstleister Ihnen die einfach vorenthalten!

Als Adresse kann entweder die IP-Adresse oder bei entsprechnder Installation auch z.B. local:5433 eingetragen werden.

Falls Sie hier Tippfehler machen oder Felder (teilweise) leer lassen, wird der Zugriff durch winprosa nicht erfolgen können!

*) Im Bsp. ist als Datenbank-Administrator natürlich die real vorhandene Person ti benannt und eingetragen worden. In der ASV-BW-Dokumentation wird statt dessen der künstliche Datenbank-Administrator-Name postgres verwendet (postgres ist der ursprüngliche Name der Datenbank-Software postgreSQL). Hier muss also nachgeprüft werden, welcher Name bei Ihnen real verwendet wurde!

Über erhalten Sie Kurzinfos zum Einrichtens des Direktzugriffs. Natürlich können die dort gezeigten Zugangsdaten auch anders lauten.


Aber die ASV-BW-Datenbank ist auf dem Server zunächst nur lokal installiert, verweigert also Zugriffe von "außen", wie winprosa sie je nach Installationsart braucht. Diese Datenbank muss also erst für Fernzugriff freigeschaltet werden (s.w.u.).


 
- Sonderfall ASV-BW/PostgreSQL-Upgrade / Serverumzug (- Sonderfall G9-Gymnasium)

Bei jedem Upgrade auf eine neue PostgreSQL-Version sollen die Schulen laut SCS-BW auch immer das ASV-Server-Programm upgraden. Wenn sich dann Zugriffsdaten ändern, fällt das zunächst gar nicht auf. Aber winprosa kann das natürlch nicht riechen und ggf. nicht mehr auf die PostgreSQL-Datenbank zugreifen. Das war z.B. teils beim Umstieg auf PostgreSQL 12.x/13.x der Fall gewesen.

Das gilt insbesondere, wenn bei bestimmten Upgrades zuzüglich zur bestehenden Installation zunächst eine neue installiert werden soll. Dann sind vorübergehend zwei Datenbanken aktiv mit zwei unterschiedlichen Zugriffsadressen/Ports. Wenn dann nach dem Baggern der Daten von der alten zur neuen die alte gelöscht wird, muss natürlich die neue Adresse samt Port in winprosa eingetragen werden.

Leider gibt es vereinzelt Dienstleister, die aus "Sicherheitsgründen" alle PostgreSQL-Datenbanken installiert lassen (also auch die alte zu SVP-BW gehörige!) und dann schlampen, indem sie die gültigen Zugangsdaten nicht sauber dokumentieren und kommunizieren. Das hat mit Dienen und Leisten dann nichts mehr zu tun.

Besonders gemein fanden wir folgende Vorortsituation:
Datenbank 1 geht bis Jahrgang 21 und bleibt aktiv und in winprosa angemeldet.
Datenbank 2 ist jünger, daher aktualisiert, enthält also neben den alten Jahrgängen bis einschl. 21 auch alle neueren.
Von winprosa aus kann man dann auf Jahrgang 21 zugreifen, also scheint zunächst alles i.O. Aber dann stellt sich heraus, dass alle Jahrgänge ab 22 fehlen und man sucht verzweifelt den Fehler!

Bei einem Serverumzug der ASV-BW-Datenbank können sich deren Zugriffsdaten/Portnummer ebenfalls ändern. Das muss natürlich auch in winprosa eingetragern werden.


 

- Sonderfall G9-Gymnasium

Rückblick:

Am allgemeinbildenden Gymnasium unterscheidet man in der Oberstufe Orientierungsstufe (= Einführungsphase) und Kursstufe (= Qualifizierungsphase).

  • Früher bedeutete dies, dass alle Schüler die Klassenstufen 5-…-10-11-12-13 durchlaufen mussten. (Klassenstufen sind immer numerisch, unabhängig davon, wie die beiden Kursstufenjahrgänge benannt werden.)
  • Nach Einführung von wahlweisem G8 gab es am Gymnasium gleichzeitig G8 und G9. Dabei musste für die G8-er die Klassenstufe 10 praktisch zur Oberstufe gerechnet werden, so dass sie die Klassenstufen …-10-11-12 besuchten und die G9-er weiterhin …-10-11-12-13, wobei beide die Kursstufe zusammen besuchten, die Orientierungsstufen aber getrennt.
  • Nach Einführung von pflichtweisem G8 gab es kurzfristig für alle nur noch eine Klassenstufenfolge …-10-11-12.
  • Aber März 2011 wurden bekanntlich wieder "Versuchszüge" G9 eingeführt, mit der Folge, dass es wieder Gymnasien mit G8- und G9-Zügen gab mit zwei Klassenstufenfolgen.

Für winprosa war das kein Problem, denn die Schüler wurden für winprosa immer anhand ihres Abiturjahrgangs zugeordnet, den alle Partnerprogramme als eigenes Merkmal beim Import lieferten. winprosa muss die Schülerdatensätze i.d.R. erstmals aus der Orientierungsstufe importieren und die liegt immer 2 Jahre unter der Abiturjahrgangszahl.

Aktuelle Situation:

Nun gibt es reine G9-Gymnasien mit der Klassenstufenfolge -11-12-13 und reine G8-Gymnasien mit der Klassenstufenfolge -10-11-12.
Und es gibt G9-Gymnasien, die auch G8-Schüler führen, die also G9- und G8-Züge mit den beiden Klassenstufenfolgen -11-12-13 und -10-11-12 parallel verwalten müssen.

Das ist nur beachtenswert, weil ASV-BW kein Merkmal Abiturjahrgang liefert, aber winprosa trotzdem genau herausfinden muss, welche ASV-BW-Klassenstufe zum aktuell gewählten winprosa-Abiturjahrgang gehört. Für die reinen G8- und G9-Gymnasien ist das kein Problem, aber sehr wohl für die G9+G8-Gymnasien.

Letztere müssen daher im pinkfarben markierten Feld Berechnung des Abiturjahres für Schulen mit G9 angeben (s.r.o.), wie bei ihnen die Schüler in ASV-BW geführt werden:
Das angehakte Feld  ☑ G9-Sch. in Klassenst. 11/12/13 behanden wie G8-Sch. in Klassenst. 10/11/12  besagt nun, dass die G8/G9-Schüler zusammen in den Klassenstufen 10-11-12 geführt werden. Also muss immer ab dieser KlSt. 10 importiert werden. Ohne Haken wären sie als getrennt verwaltet zu betrachten.

Das Problem ist neu, weil jetzt erst vermehrt zu ASV-BW gewechselt wird. Also liegen nur wenige Erfahrungen vor. Die betroffenen Gymnasien müssen ggf. An- und Abhaken ausprobieren!

Zusatzbemerkung:
Wenn man am G9+G8-Gymnasium die gemeinsamen Klassenstufen althergebracht durchnummeriert, landet man bei -10-11-12. Sicher nicht bei -11-12-13, denn sonst hätten die G8-er in der Nomenklatur eine Lücke bei KlSt. 10 und man würde ihnen suggerieren, dass sie doch 13 Jahre gebraucht hätten.
Unabhängig davon besuchen die G9-er hintereinander zweimal eine gleichzahlige Klassenstufe, und das nicht als Wiederholer! Schließlich müssen sie im achtstufigen Nummernraum 5-12 neun Stufen unterbringen.


 

• Freischalten des PostgreSQL-Fernzugriffs

Die Enterprise-Version von ASV-BW ist dreistufig installiert: Erst wird auf dem Server-PC das PostgreSQL-Datenbankserver-Programm (Postgres) installiert, dann das ASV-Server-Programm (ASV-Server) und zuletzt auf jedem Client-PC das ASV-Client-Programm (ASV-Client).

D.h., ASV-Server und Postgres laufen lokal auf demselben PC. Also braucht Postgres zur Bedienung von ASV-BW keine Netzwerkfreigabe. In Postgres ist der Netzwerkzugriff sowieso standardmäßig deaktiviert.

Auf den Client-PCs wird jeweils der ASV-Client gestartet, der als "Frontend" Anfragen annimmt und zum ASV-Server weiterleitet. Der wiederum bedient Postgres lokal und reicht die Antworten an die ASV-Clients zurück.

Achtung: Das SCS-BW empfiehlt beim Upgrade auf eine neue PostgreSQL-Generation die vorübergehende Parallelinstallation der neuen Datenbank mit anschließender Übernahme der Daten. Dabei muss dort eine neue Portnummer vergeben werden (und ASV-BW muss neu installiert werden)! Und dieser neue Standort/Portnummer der Datenbank muss unbedingt auch in winprosa bei Serveradresse:Port eingetragen werden (s.r.o.). Anderfalls greift winprosa weiterhin auf die alte Datenbank zu.

Wenn Sie also Probleme beim Zugriff von winprosa aus auf die ASV-BW-PostgreSQL-Datenbank haben, liegt das wahrscheinlich an der fehlenden Netzwerkfreigabe in Postgres oder an der nicht richtig abgeschlossenen Parallelinstallation der Postgres-Datenbank.

Auf der Seite von "StackOverflow" How to Allow Remote Access to PostgreSQL database hat einer unserer Kunden Hinweise zur Netzwerkfreigabe in PostgreSQL gefunden. Die Informationen sind hauptsächlich für Netzwerkbetreuer/IT-Dienstleister geeignet. Zum leichteren Verständnis hat der Kunde die erfolgreiche Umsetzung in seinem PostgreSQL 10 dann in folgendem Tipp beschrieben:


Für den Zugriff von außen auf die postgres-DB V10.x müssen dort die folgenden Einstellungen eingetragen werden.

Standard-Pfad der Konfigurationsdateien: C:\Programme\PostgreSQL\10\data\
Benötigte Dateien: postgresql.conf und pq_hba.conf

• Eintrag in postgresql.conf:
  listen_addresses = '*'

• Mögliche Einträge in pq_hba.conf (ev. mehrere aus der Liste mit entsprechend angepasster IPv4, hier als Beispiel 192.168.1.2):

Zugriff entweder für alle IP-Adressen erlauben (nur zu Testzwecken):   host all all 0.0.0.0/0 md5
oder für diejenigen im privaten Netzwerk mit IP-Adr. 192.168.X.X:   host all all 192.168.0.0/16 md5
oder für die bis zu 255 PCs im IP-Raum 192.168.1.X:   host all all 192.168.1.0/24 md5
oder nur für den einen winprosa-PC mit IP 192.168.1.2:   host all all 192.168.1.2/32 md5
und den anderen winprosa-PC mit IP 192.168.1.3:   host all all 192.168.1.3/32 md5
oder für die 7 winprosa-PCs im IP-Raum von 192.168.2.1 bis 192.168.2.7:   host all all 192.168.2.0/29 md5

Nach derartigen Änderungen muss postgres neu gestartet werden.


Der Tipp auf der Seite IT Wiki von Franz Butzhammer ist etwas älter, aber auch sehr informativ:
Fernzugriff über Netzwerk auf PostgreSQL-Datenbank.

Auf der PostgreSQL-Homepage sind englischsprachige Handbücher ab Version 10 abrufbar.

Die lokale IP-v4-Adresse eines PCs ermitteln Sie, indem Sie dort das Startmenü öffnen und gleich (blind) "Ausführen" eintippen. Dadurch wird die Suchseite geöffnet und oben die "App" Ausführen angeboten. Starten Sie die App und geben cmd ein. Im neuen Fenster geben Sie ipconfig ein, dann erhalten Sie ein Tabelle, in der die Zeile IPv4-Adresse das gewünschte Ergebnis liefert.
Der Befehl ipconfig /all zeigt alle Konfigurationsinformationen an, also auch die physische Adresse/MAC-Adresse.
Siehe auch  https://de.wikipedia.org/wiki/Private_IP-Adresse  und  https://de.wikipedia.org/wiki/Subnetz  und  https://de.wikipedia.org/wiki/Classless_Inter-Domain_Routing.

Das SCS-BW hat eine knappe Anleitung PostgreSQL 10 Installation und Administration des Datenbanksystems für ASV-BW mit Stand vom 28.04.2020 veröffentlicht.
Siehe auch ASV-BW Installation und Administration Enterprise-Version vom 26.02.2021 und ASV-BW Online-Hilfe.

Nachdem der Direktzugriff auf die ASV-Datenbank eingerichtet ist, kann jeder Abiturjahrgang auf Knopfdruck in winprosa von ASV eingelesen werden. Und jedesmal, wenn es Änderungen bei den Stammdaten gibt, kann wieder neu eingelesen werden. Details siehe 3.3 Import aus dem Partner- oder Fremdprogramm.


Der Erlaß ohne Datum AZ 22-0276.0/44/1 des MKJS "Hinweise zur Unzulässigkeit der Weitergabe von Admin-Passwörtern durch die Schulen" ist gegenstandslos, denn die Stammdaten gehören in die Obhut der Schule und werden dort zur ausschließlichen Durchführung deren hoheitlicher Aufgaben benutzt. Dementsprechend gehören auch die administrativen ASV-BW-Zugangsdaten in deren Verwaltungsbefugnis.

In gleichem Maße dient auch winprosa der Durchführung hoheitlicher Aufgaben. Damit ist selbstverständlich, dass die ASV-BW-Zu­gangs­daten zur Einrichtung des Datenbankzugriffs auf ASV-BW von winprosa aus verwendet werden dürfen und müssen. Die ASV-BW-Zugangsdaten gehen dabei ebensowenig außer Haus / an Dritte, wie die winprosa-Zugangsdaten.

winprosa greift nur lesend auf die ASV-Datenbank zu und ändert daher keinerlei Strukturen und Daten in dieser Datenbank.

Natürlich müssen beide Programme gemäß §11 LDSG in Verfahrensverzeichnissen von den Schulen registriert sein (siehe Verfahrensverzeichnis gem. Landesdatenschutzgesetz (LDSG)).

Ist die Netzwerkbetreung einem externen IT-Dienstleis­ter/Stadt­ver­waltung übertragen worden, unterliegen auch diese den Bedingungen des LDSG. Insbesondere liegt dann ggf. eine Auftragsdatenverarbeitung nach § 7 LDSG für die Schule und auf Weisung der Schule vor, vor allem dann, wenn die Daten "außer Haus" gehalten werden (Cloud/Server des Dienstleisters / der Stadtverwaltung). Dann muss der Dienstleister den Zugang einrichten oder die Zugangsdaten hierfür bereitstellen.


 

• ASV-BW als Fremdprogramm einsetzen

Eigentlich gibt es keinen Grund ASV-BW nicht als Partnerprogramm einzusetzen und somit auf den Direktzugriff zu verzichten. Da aber ASV-BW einen Datenexport anbietet, soll der hier kurz beschrieben werden.

Wenn Sie also ASV-BW als Fremdprogramm einsetzen wollen, z.B., weil Sie nur die School-Version verwenden, dann rufen Sie in ASV-BW den Dienst Exportformate verwalten auf, wählen dann den Datenbereich Schüler und anschließend Schüler für WinProsa. Die Parameter sind schon eingestellt, sodass Sie ohne weitere Arbeit eine Datei export.xls in einem Ordner Ihrer Wahl erhalten können.

Exportiert werden offensichtlich:
Familienname, Vornamen, Rufname, Schüler/in Anschrift PLZ, Schüler/in Anschrift Ort, Schüler/in Ortsteil der Anschrift, Schüler/in Strasse, Schüler/in Hausnummer, Geschlecht (männlich/weiblich), 1. Schülerprofil.Anzeigeform, Religionszugehörigkeit.Langform, Teilnahme am Rel.­/Eth.-Unterricht 2.HJ.Langform, Geburtsort, Geburtsdatum, Fremdsprache 1. Fach.Anzeigeform, Fremdsprache 2. Fach.Anzeigeform, Fremdsprache 3. Fach.Anzeigeform.

Hier müssen Sie vermutlich noch nacharbeiten (mindestens Schüler Strasse und Schüler Hausnummer zusammenführen). Da kann ev. der Schulinformatiker helfen.
Und Sie müssen die externen mit den internen Bezeichnern/Merkmalen selber synchronisieren!

Falls ASV-BW den speziellen Export für winprosa nicht mehr anbieten sollten, dann müssen Sie eben ein eigenes Export-Format für winprosa zusammenstellen. Nach dem Export der CSV-Datei müssen Sie diese ev. noch nacharbeiten.

Beachten Sie aber unbedingt die Ausführungen zum Quell-ID-Import (siehe 3.3 … Verwaltung der Quell-IDs).





 

4. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern

downThema überspringen Inhalt 4.0 Übersicht  4.1 Anfügen von Datensätzen  4.2 Löschen von Datensätzen 
4.3 Verschieben in den Jahrgang 0000 und zurückholen  4.4 Endgültiges Löschen von Schülern
4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen 4.6 Koop-Merker setzen und zurücksetzen 4.7 Nummerieren

In diesem Kapitel wird u.a. beschrieben, wie Sie (zusätzlich) Schülerstammdaten von Hand erfassen können.
In Kapitel 2. Verwaltung von Koop-Schülern und externen Schülern wird beschrieben, wie diese von Hand erfasst werden können.
In Kapitel 3. Datenanbindung u. -Übernahme wird beschrieben, wie Sie Schülerstammdaten eigener Schüler importieren können.


 

  Inhalt      4.0 Übersicht

In den folgenden Unterkapiteln werden die grundlegenden Datenbankdienste Neuaufnahme (Anfügen) und Entfernen (Löschen) von Schülerdatensätzen angesprochen. Ferner werden die "Hilfsdienste" Durchnummerieren eines Jahrgangs und die Einzeldienste "Löschmerkern", Umwandeln in Koop-Status und Verschieben in den Pseudo-Jahrgang 0000 erklärt. Wie ein Wiederholer in den nachfolgenden Jahrgang "verschoben" wird, ist in Kapitel 5 beschrieben.

Diese Dienste sind alle im Verwaltungsbereich der Registerkarte Stammdaten zusammengefasst (s.r.). In der Fenster-Symbolleiste (grün markiert) können folgende Dienste aufgerufen werden:

Nach Klick auf den Schalter wird die vollständige Schülertabelle in einem neuen Fenster zur Anzeige gebracht. Details siehe 1.9 Schülerzahlen / Schülerfilter / Schülersuche.

Ein Klick auf den Schalter bereitet die Neuaufnahme eines Schülerdatensatzes vor. Details siehe 4.1 Anfügen von Datensätzen.
 

Nach Klick auf diesen Schalter wird der ganze Jahrgang gemäß im Schülerfilter eingestellter Reihenfolge neu durchnummeriert. Ist im Schülerfilter eine Teilauswahl eingestellt, wird trotzdem der ganze Jahrgang durchnummeriert. Details siehe 4.7 Nummerieren.

Durch Klick auf den Knopf während der Eingabe der Schülerdaten kann der Datensatz sofort in die Datenbank auf Festplatte gespeichert werden. Ansonsten bleiben die Daten bis zum Ende der Gesammterfassung im (flüchtigen) Arbeitsspeicher.

Nach Klick auf den Refresh-Knopf wird der aktuelle Jahrgang neu geladen.
 

Dieser Knopf gibt den Anbindungstyp an, kann also unterschiedliche Ausprägungen haben. Durch ihn wird ein Text/CSV-Import oder ein Import aus der Transfertabelle eingeleitet.


Die rot markierten Dienste werden in Unterkapitel 4.3 und 4.5 beschrieben.


 

  Inhalt      4.1 Anfügen von Datensätzen

Normalerweise erfassen Sie alle Schüler, also auch "Nachzügler" über den Schnittstellendienst, also von Ihrem Stammdatenprogramm, wie das in 3. Datenanbindung u. -Übernahme beschrieben ist.

Im Folgenden wird dagegen das händische (Nach-)Erfassen von Schülerstammdaten beschrieben.

Vor Erfassen neuer Schüler müssen Sie in der Haupt-Symbolleiste nach Wahl eines geeigneten Schuljahres erst den gewünschten Jahrgang (Zieljahrgang) wählen. Im Bild (s.r.) ist dies der Jahrgang 2023. Das eingestellte 1. Halbj. ist hier ohne Bedeutung; die Schüler sind immer alle vier Halbjahre aufrufbar.

Anschließend klicken Sie in der Symbolleiste auf (s.r.). Dadurch können Sie auch bei Datenanbindung an Partnerprogramme zusätzlich Schüler direkt erfassen.

Dieser Dienst war ursprünglich nur zur schnellen Erfassung der Koop-Schüler gedacht (siehe 2. Verwaltung der Koop-Schüler), ist nun aber auch für reguläre Schüler freigegeben.

Zuerst müssen Sie angeben, wieviele Schüler Sie gerade erfassen wollen; möglich sind 1 - 15 (s.l.).

Dann richtet winprosa die gewün­schte Anzahl neuer Datensätze ein und vergibt Platzhalternamen der Art *NN2021000001* - *NN2021000015*.

Dann erhalten Sie einen Hinweis, wie Sie mit den "Platzhaltern" umzugehen haben (s.l.).

Falls "Platzhalter" übrig bleiben, werden diese beim Neustart wieder gelöscht und bei der nächsten Indizierung der Datenbank wird eine Defragmentierung eingefordert (s.r.).

Zu erkennen ist bei den Platzhaltern jeweils die Stamm-ID, bestehend aus Abi-Jahrgang und sechsstelliger Schüleridentnummer (s.r.o., blau markiert).

Jeder Datensatz einer Datenbank ist über eine (meist interne) eindeutige ID-Nummer identifizierbar, aus winprosa-Sicht Stamm-ID oder Quell-ID genannt. winprosa vergibt dementsprechend ebenfalls Schüler-ID-Nummern, KWL-ID genannt (s.r.o., grün markiert).

Da der neu anzulegende Schüler (s.r.o.) keine Quell-ID von außen mitbringt, setzt winprosa die eigene KWL-ID auch als Stamm-ID/Quell-ID ein. Offensichtlich ist im Abi-Jahr 2023 die laufende Nummer 000001 noch/wieder frei gewesen.

Nach Erfassung aller Stammdaten des aktuellen Schülers können Sie über sofort den nächsten Schüler erfassen.

Wenn Sie nachprüfen wollen, welche Schüler in der Datenbank abgelegt sind, bringen Sie mittels die ganze Datenbank zur Anzeige.


 

  Inhalt      4.2 Löschen von Datensätzen

winprosa kennt drei Arten des Löschens: verstecken, parken und entfernen.
Davon (relativ) unabhängig ist der Umgang mit den Kursstufen-Abgängern (siehe Kursstufen-Abgängerverarbeitung).

• Verstecken

Wenn Sie z.B. einen Schüler kurz vor Schuljahresende in die kommende JG2 aufnehmen, befindet er sich formal bereits vor den Zeugnisarbeiten neu in der JG1 (!). Also verstecken Sie ihn mittels Löschmerker während der Zeugnisarbeiten. Später aktivieren Sie ihn wieder. Details siehe 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen.

• Parken

Wenn ein Schüler z.B. am Ende von JG1 die Kursstufe verlässt und die Schule wechselt, verstecken Sie ihn b.a.w. mittels Löschmerker. Irgendwann später verschieben Sie ihn in den Jahrgang 0000. Dort ist er nicht mehr einsehbar/bearbeitbar. Sollten Sie später seine Daten nochmals brauchen, holen Sie ihn in den ursprünglichen Jahrgang zurück. Das geht aber nur solange der Jahrgang 0000 noch nicht geleert ist. Details siehe 4.3 Verschieben in den Jahrgang 0000.

• Entfernen

Der Jahrgang 0000 dient als Sammelbecken für geparkte, d.h. löschbare Schüler. Von Zeit zu Zeit können Sie die Datenbank packen; damit ist die endgültige Löschung von nicht mehr benötigten Schülerdaten gemeint. Details siehe 4.4 Endgültiges Löschen von Schülern.


 

  Inhalt      4.3 Verschieben in den Jahrgang 0000 und zurückholen

Dieser Dienst ist nur im Zusammenhang mit dem Endgültigen Löschen von Schülern (4.4) sinnvoll.

Wenn Sie auf klicken, wird der aktuelle Schüler nach Rückfrage (s.r.) in den Pseudo-Jahrgang 0000 verschoben. Damit ist er "zum Löschen vorgemerkt", denn der Jahrgang 0000 dient ausschließlich zu diesem Zweck. Sie können dabei nach Windows-Manier auch mehrere Schüler gleichzeitig zum Löschen markieren.

Eigentlich ist dieser Dienst nur nötig, um von Zeit zu Zeit die Datenbank von Ballast zu befreien.

*) Das kann sinnvoll sein, wenn Sie einen Jahrgang in "falscher" Weise eingelesen/importiert hatten und nun "Klar-Schiff" machen müssen: Wenn Sie z.B. einen neuen Jahrgang irrtümlich beim Erfassen mit "falschen" Quell-IDs versorgt hatten und nun "richtig" einlesen wollen, also mit den echten Quell-IDs z.B. aus ASV-BW, dann müssen Sie die falschen Datensätze entfernen, bevor Sie die richtigen importieren können.


Ein versehentlich in den Jahrgang 0000 verschobener Datensatz kann von dort wieder zurückgeholt werden, falls er noch nicht endgültig entfernt worden war.

Wählen Sie dazu in der Hauptsymbolleiste den Jahrgang 0000 aus (Schuljahr ist beliebig). Im Schülerfilter werden dann alle geparkten Schüler angezeigt. Klicken Sie auf den gewünschten Schüler. In der Mitte wird daraufhin z.B. mittels angezeigt, aus welchem Ursprungsjahrgang der Schüler stammt. Klicken Sie auf diesen Schalter. Zurück geholt wird er aber erst nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage (s.l.).

Es spielt beim Zurückholen keine Rolle, welches Schuljahr eingestellt ist. Da die Schülernummer zwischenzeitlich vergeben sein kann, wird der Schüler immer "hinten" angereiht, erhält also eine neue Nummer (s.r.)



 

  Inhalt      4.4 Endgültiges Löschen von Schülern

Dieser Dienst hat insofern an Bedeutung verloren, als beim Splitting im Herbst 2020 alle NGVO-Jahrgänge ausgelagert worden sind. Daher gibt es b.a.w. keine Notwendigkeit mehr, neben dem Jahrgang 0000 weitere Jahrgänge zu löschen.

*) In 4.3 ist aber ein Sonderfall bez. Jahrgang 0000 beschrieben, in dem dieser Dienst wichtig sein kann.


Schüler können nur im Dienst Datei > Datenbank > Datenbank packen endgültig aus der Datenbank entfernt werden.

Voreingestellt ist immer das Leeren des Pseudo-Jahrgangs 0000, betroffen sind also alle geparkten Schüler (s.r.; grün markiert). Das betrifft auch den Fall *).

Sie können hier aber auch andere (Grenz-)Jahrgänge einstellen; dann werden immer alle Jahrgänge von 0000 bis zum eingestellten (Grenz-)Jahrgang geleert.

Damit Sie dabei winprosa nicht die Basis entziehen, können Sie nur solche Grenzjahrgänge einstellen, die vor den im gewählten Schuljahr aufrufbaren Jahrgängen liegen, wie im rot markiereten Text (s.r.) angegeben ist.


Da seit Gültigkeit der AGVO bekanntlich keine NGVO-Jahrgänge mehr aufrufbar sind, ist das derzeit nicht von Bedeutung. So sind im Mai 2022 im aktuellen Schuljahr die Abi-Jahrgänge 2022 - 2024 aufrufbar, also wäre nur der Jahrgang 2021 zum Leeren verfügbar, was natürlich Quatsch ist.

Trotzdem soll hier gezeigt werden, wie's geht:
Nach Klick auf  Prüfen/Packen  erhalten Sie zunächst eine Sicherheitsmeldung (s.l.), die auf das Risiko hinweist.

Im Fenster können Sie daher vorab ein Protokoll aufrufen, um zu prüfen, welche Jahrgänge insgesamt betroffen sind (rot markiert).

Erst nach erneuter Sicherheitsabfrage (s.r.) wird die Datenbank gesichert; erst anschließend werden die Daten entfernt.


Packen der Datenbank schafft Platz und beschleunigt den Zugriff. Aber dann kann z.B. auch keine Neuausfertigung eines Abiturzeugnisses aus einem geleerten Jahrgang heraus erstellt werden. Daher sei hier nochmals auf Installation und Update > 6.4 Archivierung der Zeugnisse hingewisen.



 

  Inhalt      4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen

Löschmerkern ist die beste Methode, um Schülerdatensätze (vorübergehend) los zu werden. d.h. in der Regel ist es dem endgültigen Löschen (siehe 4.4) vorzuziehen.

Manchmal möchte man einen Schüler nur vorübergehend löschen und schnell wieder reaktivieren können. Ein Schüler wird z.B. nach JSt1 die Schule verlassen, soll also bei den Vorbereitungen des nächsten Schuljahres in der JSt2 nicht stören, braucht aber noch das Halbjahreszeugnis Hj. 2. Dann wird er bis zur Zeugnisverarbeitung "gelöschmerkert"; für die Zeugnisverarbeitung wird der Löschmerker zurückgesetzt und nach dem Druck der Zeugnisse wieder gesetzt.

Aktivieren Sie einfach im Verwaltungsbereich des Stammdatenfensters das Löschmerker-Kontrollkästchen (s.l.) bei dem zu löschmerkernden Schüler und laden Sie den Jahrgang mittels neu.

Im Schülerfilter geben bekanntlich die Anzeigen der Schülerzahlen (s.r.) den aktuellen Stand wieder. Im Bsp. sind offensichtlich 83 Schüler im Jahrgang, nämlich 76 eigene und 7 Koop-Schüler. Ferner sind noch 16 gelöschmerkerte (versteckte) Schüler vorhanden.

Nach Klick auf  Koop'Z.  oder  Löschm.  werden die Koop-Schüler oder die versteckten Schüler im Schülerfilter angezeigt. Nach Klick auf  Alle  heben Sie diese Teilauswahlen wieder auf (Details siehe Bedienung von winprosa > 3. Schülerfilter).

Wenn Sie so die versteckten Schüler eines Jahrgangs anzeigen, können sie bei diesen einzeln den Löschmerker enthaken. Da sich deren Schülernummer zwischenzeitlich vergeben sein kann, wird Ihnen jedesmal die händische Nummernvergabe angeboten (siehe auch 4.7 Nummerieren).

Nach Klick auf wird die Anzeige aktualisiert.


 

  Inhalt      4.6 Koop-Merker setzen und zurücksetzen

Koop-Schüler haben als Stammschule eine Nachbarschule, mit der Ihre Schule in der NGO kooperiert. Koop-Schüler besuchen also bei Ihnen nur einige Kurse, weshalb eine Kurswahlüberprüfung und eine Prüfungsverarbeitung nicht anfallen.

Durch Markieren des entsprechenden Kontrollkästchens (s.r.) wird ein Schüler als Koop-Schüler gekennzeichnet, durch Zurücknahme der Markierung wieder zum ordentlichen Schüler. Koop-Schüler werden immer am Ende der jeweiligen Liste angefügt.
Details siehe 2.1 Koop-Schüler


 

  Inhalt      4.7 Nummerieren

Im Schülerfilter sind bekanntlich unterschiedliche Reihenfolgen der Schüler einstellbar, wobei Koop-Schüler und externe Schüler immer am Ende der Reihe aufgeführt werden (siehe auch Verwaltung von Koop-Schülern und externen Schülern).

Jede dieser Reihenfolgen kann als Grundlage für die Nummerierung dieser Schüler genommen werden. Mittels wird die aktuelle Reihung durchnummeriert und gespeichert. War dabei eine Teilauswahl aktiviert, stellt winprosa automatisch auf alle Schüler um.

Stellen Sie z.B. die Reihenfolge nach Geschlecht ein und nummerieren dann mittels durch und stellen dann die Reihenfolge nach Nummern ein, so werden beidesmal erst die Jungen angezeigt und dann die Mädchen. Diese Sortierung war früher an manchen Schulen üblich.

Stellen Sie anschließend die Reihenfolge nach Tutoren ein und nummerieren dann durch, werden die Schüler nach Tutor (1. Kriterium) und nach Schülername (2. Kriterium) angeordnet und so durchnummeriert.

Die möglichst lückenlose Nummerierung der Schüler eines Jahrgangs wird sich im Verlauf der Kursstufe wahrscheinlich mehrmals ändern:

  • In der Orientierungsstufe geben die Schüler ihre ersten Kurswahlen ab. Geben Sie jedem Schüler als fiktives Tutorkürzel dessen Klasse, also z.B. 10a, 10b, usw.. Stellen Sie im Schülerfilter die Reihenfolge nach Tutoren ein und nummerieren dann durch. Sie erhalten nun für die Kurswahlerfassung eine lückenlose Reihenfolge der Klassen und deren Schüler.
    Schüler, die sich von außen anmelden, um Ihre Kursstufe zu besuchen, erhalten keinen Tutoreintrag und werden deshalb automatisch als Klasse ? geführt.
    Wiederholer haben noch den alten Tutor eingetragen, sind also gut zu unterscheiden.
  • Zu Beginn von JSt1 nummerieren Sie nach alphabetischer Reihenfolge. Damit sind die neuen Schüler und Wiederholer normal eingeordnet.
  • Wenn alle Koop-Schüler erfasst sind, nummerieren Sie erneut nach alphabetischer Reihenfolge.
  • Nach einigen Wochen werden eventuell Neue Schüler wieder abspringen oder Wiederholer das Handtuch werfen. Dann nummerieren Sie (z.B. zum Statistikzeitpunkt) wieder alphabetisch durch.
    Sie haben nun für das laufende Schuljahr eine lückenlose Nummerierung.
  • Wenn sich nach Beginn der JSt2 die Schülerzahlen wieder stabilisiert haben, erstellen Sie die finale Nummerierung fürs Abitur.
    Lücken in der Nummerierung bleiben nun erhalten; Gründe können sein: Nichtzulassung zum schr. oder mdl. Abitur.
  • Während der Interaktion mit Untis sollten Sie auf keinen Fall neu nummerieren, da die Schülernummern Teil der Untis-Schülerkürzel sind.

Es kann Gründe geben, in Einzelfällen das Nummerierungsschema zu ändern. Das kann sinnvoll sein, wenn es Lücken im Schema gibt, z.B. durch eine Fehlbedienung. Angenommen Sie wollten "Schmitzgäbele" löschen, haben aber versehentlich dessen Bruder im anderen Jahrgang erwischt. Wenn Sie den zurückholen, wird er nummerntechnisch am Ende eingefügt.

Wenn Sie nun auf auf den Auswahlschalter neben der Schülernummer klicken, öffnet sich das Auswahlfeld aller noch verfügbaren Nummern; dort ist also auch die ehemalige Nummer des Bruders aufgeführt und kann ausgewählt werden.Rechts sind zwei Fälle dargestellt.





 

5. Wiederholerverarbeitung

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• Problemstellung (• Regelfall  • Aktives Abiturjahr  • Sonderfall beim Übergang NGVO→AGVO  • Neuerungen für AGVO-Schüler
 • Wiederholen in winprosa oder im Stammdatenprogramm?)

Wiederholer gibt es ggf. sowohl in winprosa als auch im SVP (Stammdatenprogramm). Wichtig ist die Wiederholerverarbeitung in winprosa. Daher wird diese im Folgenden ausführlich beschrieben. Was bei ev. Wiederholerverarbeitung im SVP zu beachten ist, wird im letzen Abschnitt dieses Kapitels beschrieben.

Wiederholer können am Ende von JSt1 (Ende von Hj. 2) in die nachfolgende JSt1 (Anfang Hj. 1) oder mitten in JSt2 (Ende Hj. 3) in die nachfolgende JSt1 (Anfang Hj. 2) wechseln oder am Ende von JSt2 (Ende von Hj. 4) in die nachfolgende JSt2 (Anfang Hj. 3).

Dabei ergibt sich ein Zeit-Problem. Wird ein Wiederholer so rechtzeitig in den nachfolgenden Jahrgang verschoben, dass er dort im kommenden Hj. mit eingeplant werden kann, dann fehlt er im alten Jahrgang für die Zeugnisverarbeitung.

Wird er andererseits bis zum Halbjahresende im alten Jahrgang belassen, kann er zeugnistechnisch verarbeitet werden, aber nicht im neuen Jahrgang eingeplant werden.

Der Wiederholer muss also in beiden Jahrgängen aufrufbar sein. Daher kann von seinem Datensatz im Verwaltungsbereich des Stammdatenfensters mittels  Dupl. anlegen  eine Kopie im Folge-Jahrgang angelegt werden (s.r.).

Das Duplikat sollten Sie vor dem Halbjahreswechsel/Schuljahreswechsel anlegen und das Original i.d.R. nicht mehr löschen, sondern ggf. nur löschmerkern. So bleibt die Historie des Schülers erhalten.

Bei Wiederholern sollten Sie auch immer die Fachhochschulreife in Betracht ziehen (siehe Halbjahresnotenverarbeitung > 6. Fachhochschulreife-Bescheinigung und -Zeugnis).


• Regelfall

Im Beispiel soll ein Schüler aus dem Jahrgang 2017 im Jahrgangs 2018 wiederholen. Nach Klick auf  Duplikat anlegen  wird zunächst ein Hinweis eingeblendet (s.r.).

Hier können Sie die Option anhaken (grün markiert), also das Abijahr des Duplikatsatzes als aktives Jahr kennzeichnen lassen. Normalerweise wird der Schüler aber zunächst im "alten" Jahr weiter bearbeitet, daher ist diese Option nicht vorbelegt (siehe nächsten Unterpunkt: Aktives Abiturjahr).


Bei der anschließenden Übernahme in den neuen Jahrgang werden alle Stammdaten und Schullaufbahndaten übernommen und es erscheint der Übernahmedialog für die restlichen Daten (s.l.). Hier sollte (zunächst) alles übernommen werden; später können im neuen Jahrgang die Wiederholerdaten angepasst werden.

Im neuen Jahrgang erhält der Schüler eine neue Schülernummer (s.u.).



Nun gibt es für diesen Schüler zwei Stammdatenseiten, eine im Jahrgang 2017 (s.l.u.) und eine im Jahrgang 2018 (s.r.u.). Neben der identischen Stamm-ID ist in Klammern ablesbar, in welchen Jahrgängen der Schüler vorkommt. Darunter sind die unterschiedlichen KWL-IDs aufgeführt.


• Aktives Abiturjahr

Das aktive Abiturjahr ist nur im Zusammenhang mit einem zukünftigen Stammdatenimport für den betreffenden Schüler wichtig:

  • Für winprosa ist das doppelte Vorkommen des Schülers kein Problem. Er kann weiterhin in beiden Jahrgängen Stammdaten und Notendaten eingetragen bekommen. Unabhängig davon kann er mittels Löschmerker in dem Jahrgang ausgeblendet werden, in dem er nicht mehr aktiv ist.
  • Aber für das Partnerprogramm gibt es den Schüler nun auch doppelt; und das ist ebenfalls unabhängig von ev. Löschmerkerei. Daher kann in winprosa das für das Partnerprogramm aktive Abiturjahr gekennzeichnet werden: Nur dorthin können ggf. die Stammdaten dieses Schülers importiert werden. Dabei bedeutet die Farbe grün: aktives AbiJahr ist eingestellt, rot das andere Jahr ist eingestellt.



Links ist der Jahrgang 2017 eingestellt und der Schüler ist dort aktiv (s.l.o). Rechts ist der Jahrgang 2018 eingestellt, dort ist er derzeit nicht aktiv (s.r.o.).

Durch Klick auf  !akt. Abiturjahr!  im rechten Bild (s.r.o.) ändern Sie sein aktives Abiturjahr auf 2018. Sie erhalten eine entsprechende Meldung (s.r.) und die Anzeige neben der Stamm-ID wechselt ggf.

Durch Anhaken der Option (grün markiert) können Sie nötigenfalls jederzeit die Stammdaten vom anderen Jahrgang auf den nun aktiven übertragen.



Das folgende Beispiel verdeutlicht den Sachverhalt anhand eines weiteren Schülers, der vom Jahrgang 2020 aus wiederholen muss/will. Sein Duplikatsatz ist im Jahrgang 2021 schon angelegt.

Dann gibt es für seine Darstellung vier Möglichkeiten: Er kann in beiden Jahrgängen aufgerufen werden, aber nur einer davon kann jeweils als aktiver Jahrgang zugewiesen sein.


Vertikal wechsel wir den betrachteten Jahrgang, horizonzal das zugewiesene Abiturjahr.

Nur in den beiden grünen Konstellationen kann der Schüler vom Partnerprogramm aus synchronisiert werden.

Zunächst ist die Einstellung links oben sinnvoll. Später ist die rechts unten zu verwenden, denn das ist der jüngere, weiter zu verwendende Bestand.


• Sonderfall beim Übergang NGVO→AGVO

Wird ein Schüler vom letzten NGVO-Jahrgang 2020 in den ersten AGVO-Jahrgang 2021 rückversetzt, wird dort automatisch dessen Kurswahl gelöscht (und somit alle Noten), weil die AGVO sich zu sehr von der NGVO unterscheidet. Es ist für diesen Sonderfall zu aufwändig, eine entsprechende Sonderbehandlung zu programmieren.

winprosa gibt aber einen entsprechenden Warnhinweis aus (s.r.) und bietet dabei die Möglichkeit des Abbruchs, um z.B. schnell noch eine Datensicherung anzulegen.

Die Kurswahlen derartiger Schüler müssen also im Jahrgang 2021 neu angelgt werden unter Anpassung der Modalitäten, und die "alten" Noten müssen entsprechend nacherfasst werden.


• Neuerungen für AGVO-Schüler

Parallel zur Einführung der AGVO haben wir bekanntlich in winprosa die Fachkanonverwaltung geändert und dabei gestrafft. Da die Schulen nach wie vor den Jahrgangsfachkanon an ihre jeweiligen Jahrgangseigenschaften anpassen können, kann es vorkommen, dass ein Fach im Folgejahrgang nicht mehr angeboten wird.

Wenn also ein AGVO-Schüler wiederholen muss und daher in einen AGVO-Jahrgang rückversetzt wird (z.B. von 2021 in 2022), kann es passieren, dass eines seiner Fächer im "neuen" Fachkanon fehlt.

Beispiel:
Ein Schüler des Jahrgangs 2021 hatte in Jg1 Philosophie belegt und schafft Ende Jg2 nicht die Abiturprüfung. Er will wiederholen und muss daher in die Jg2 des Jahrgangs 2022 rückversetzt werden, behält dabei natürlich seine Noten aus seiner alten Jg1. Im Jahrgang 2022 wurde aber gar keine Philosophie angeboten und diese daher aus dem Jahrgangskanon entfernt. Damit seine Philosophie-Belegung weiter verarbeitet werden kann, muss also Philosophie in den Jahrgangskanon 2022 doch wieder aufgenommen werden.

Natürlich warnt winprosa ggf. vor dem "Rückversetzten" vor fehlenden Fächern, und der Vorgang ist dann ggf. abbrechbar (s.r.).


• Wiederholen in winprosa oder im Stammdatenprogramm?

Nach dem zuvor gesagten ist die Wiederholerverarbeitung in winprosa i.d.R. zwingend. Schließlich nimmt der Wiederholer i.d.R. Teile seiner Kurswahl/Noten mit in den neuen Jahrgang.

Andererseits muss der Wiederholer aus statistischen Gründen auch im SVP als solcher erkannt werden. Und das ist völlig unabhängig von winprosa.

Daher scheidet das Rückversetzen im SVP mit anschließendem Löschen in winprosa und folgendem Neueinlesen aus dem SVP aus. Dabei würden Kurswahl und Noten verloren gehen.





 

6. Kursstufen-Abgängerverarbeitung

downThema überspringen Inhalt 6.1 Archivierung  6.2 Abgängerverarbeitung  6.3 Fachhochschulreife 
 

 

  Inhalt      6.1 Archivierung

Vor langer Zeit wurden an den Schulen jedes Jahr noch Klassen-Zeugnislisten angelegt, in denen für alle Klassen einschließlich Oberstufe neben den Schülerstammdaten die Noten der beiden Halbjahre aufgeführt waren. Diese Kladden wanderten ins Archiv, sodass für jeden Schüler die Schullaufbahn samt Noten rekonstruierbar war.

Mit Einführung der NGO passten die Vordrucke nicht mehr für NGO-Schüler. Für die wurden dafür Schülerzeugnisblätter angelegt, die sowohl am Oberschulamt/Regierungspräsidium als auch an der Schule archiviert wurden. Die Klassen-Zeugnislisten wurden nur noch für die "Nicht-NGO-ler" geführt.

Mittlerweile bedienen mangels Vorschrift nicht mehr alle Schulverwaltungsprogramme die Klassen-Zeugnislisten. Diese kommen also aus der Mode. Den Schulen bleibt gleichwohl die Auskunftpflicht über Schülerlaufbahnen. Daher sind in Installation und Update > ... > 6.4 Archvierung der Zeugnisse ausführliche Hinweise zum von uns vorgeschlagenen Procedere aufgelistet.

Bei dieser Archivierung sind insbesondere auch die NGO-Abbrecher zu berücksichtigen, vor allem in Hinblick auf mögliche Fachhochschulzeugnisse.


 

  Inhalt      6.2 Abgängerverarbeitung

In 4.2 Löschen von Datensätzen und 4.4 Endgültiges Löschen von Schülern wird beschrieben, wie Schüler (ggf. schrittweise über den Jahrgang 0000) aus der Datenbank entfernt werden.

Aber sind Schüler(datensätze) endgültig entfernt, hilft für eine Schülerbeauskunftung nur noch eine vorher durchgeführte Archivierung! Datensicherungen sind dann in der Regel keine Hilfe mehr (siehe Installation und Update … > 6. Datensicherung/Archvierung).

Einen Sonderfall stellt dabei die Fachhochschulreife dar: Oft kommen NGO-Abbrecher nach einiger Zeit wieder und beantragen eine Schulbescheinigung zur Fachhochschulreife. Hier lässt sich durch rechtzeitige Archivierung viel Zeit ersparen, siehe nächsten Abschnitt.

Die winprosa-Datenbank bietet Platz für ca. 1500 Schülerdatensätze. An einem durchschnittlichen Gymnsium wären das alle Jahrgänge ab 2010 bis ca. 2025; vorher galt eine andere NGVO. Da auch ab 2021 eine andere Verordnung gilt, die AGVO, haben wir die Schülerjahrgänge 2010-2020 ausgelagert (Details siehe Installation und Update … > 6.5 Archiv-Anwendungen). Also genügt es, alle Abbrecher lediglich zu "löschmerkern" (siehe 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen) und abgehende Jahrgänge unangetastet zu lassen (wenn sie nicht aufgerufen werden, werden sie auch nicht geladen). So sind alle Ex-Schüler jederzeit aufrufbar, solange die aktuelle Programmversion diese Schüler bedienen kann.

Damit die Datenbank nicht zu sehr anwächst, kann man z.B. alle fünf bis zehn Jahre die Datenbank packen. Dabei werden die älteren Jahrgänge entfernt (Details siehe 4.4 Endgültiges Löschen von Schülern).

Werden die Daten eines Ex-Schülers gebraucht und werden diese in der winprosa-Datenbank vermutet, dann stehen die folgenden Suchmöglichkeiten mit Ausgangspunkt Schülerweise > Stammdaten zur Verfügung:

  • Suche im Abiturjahrgang: Man wählt den Jahrgang des Schülers, in dem er Abitur gemacht hat/hätte und sucht ihn im Schülerfilter (Einstellung Alle).
  • Suche nach Gelöschmerkerten: Wird er dort nicht gefunden, aktiviert man die Gelöschmerkerten durch Klick auf  Löschm.  und sucht ihn dann im Schülerfilter.
  • Suche nach Gelöschten: Als nächstes durchsucht man den Jahrgang 0000 und verschiebt den gefundenen Schüler in seinen alten Jahrgang.
  • Suche in Nachbarjahrgängen: Ggf. muss man die Suche in gleicher Weise auch auf die beiden benachbarten Jahrgänge ausdehnen.
  • Suche in allen Schülern der Datenbank: Man kann auch alle Schüler der Datenbank mittels laden und dann im neuen Fenster nach dem Betreffenden suchen und dessen aktuellen Jahrgang erkennen.

Fazit:
Nur eine regelmäßige Archivierung und sichere Verwahrung der Archive gibt ausreichende Sicherheit und Unabhängigkeit von der EDV !


 

  Inhalt      6.3 Fachhochschulreife

Bei den NGO-Abbrechern ist es empfehlenswert, die Fachhochschulreife-Bescheinigung und das zugehörige Zeugnis auf Verdacht gemäß FHSRGymVO zu erstellen und die Word-Dokumente zusammen mit den PDFs der normalen Zeugnisse zu archivieren. Danach kann man die Abbrecher ruhig als Abgänger löschen.

Bei Bedarf kann so auch noch nach einem Jahrzehnt in ein archiviertes Formular das aktuelle Datum eingefügt werden und das Formular dann gedruckt werden.

Den Dienst zum Berechnen und Erstellen dieser Bescheinigungen finden Sie unter Bearbeiten > schülerweise | Fachhochschulreife; siehe auch Halbjahresnotenverarbeitung > 6. Fachhochschulreife-Bescheinigung und -Zeugnis





 

7. Lehrerdatenverwaltung

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winprosa verwaltet die Lehrertabelle schuljahresweise. Beim ersten Aufruf eines neuen Schuljahrs wird die Tabelle vom Vorjahr übernommen. Wenn Sie später bei der Kursverarbeitung den Kursen ihre Kurslehrkräfte zuweisen, verwenden Sie nur deren Lehrerkürzel. Diese Lehrer werden dann, falls noch nicht vorhanden, in der Lehrertabelle des aktuellen Schuljahres angefügt.

D.h., Sie können bei der Pflege des Kursangebots in den Kurseigenschaften jederzeit neue Lehrerkürzel eintragen und später deren Daten ergänzen, unabhängig davon, wieviele Lehrer bereits in der Lehrertabelle vorhanden sind.


Die Lehrertabelle pflegen Sie im Dienst Extras > Lehrkräfte (s.r.). Dort erfassen Sie neben dem Lehrerkürzel (KurzZ) ggf. Nachname, Vorname, Dienstbezeichnung (D'Bez), usw. Unterscheidungsmerkmal ist immer das KurzZ, nie der Nachname.

Geben Sie zusätzlich das Geschlecht (G) ein, dann werden auf entsprechenden Formularen die Vordrucke ggf. angepasst, z.B. Tutor oder Tutorin anstelle von Tutor/in.

Die Dienstbezeichnungen (D'Bez) müssen immer geschlechtsspezifisch eingegeben werden, wie im Bild zu sehen ist.

Wenn Sie mit einem Partnerprogramm arbeiten, das Ihnen auch die Lehrerdaten zur Verfügung stellt, dann haben Sie hier meist wenig zu tun. Sie müssen lediglich von Zeit zu Zeit die (aktualisierten) Lehrerdaten vom Partnerprogramm importieren.

Im Bild ist ASS-Windows das Partnerprogramm. Daher ist links oben der ASS-Knopf eingeblendet (pinkfarbern markiert). Da die aus einem Partnerprogramm übernommenen Lehrerdaten rot dargestellt werden, müssen alle im Bild sichtbaren Datensätze zusätzlich/nachträglich von Hand erfasst worden sein.

Wenn Sie fiktive Lehrerkürzel verwenden, wie z.B. 10a, 10b, 10c als vorläufige Tutornamen oder nn für den noch fehlenden Lehrer, dann können Sie diese ausblenden, indem Sie in der Filterspalte den Haken wegnehmen und dann oben den Haken setzen bei nur aktive Elemente anzeigen (blau markiert).

Da die Tabelle immer schul­jahresbezogen aufgebaut wird, also immer drei Jahrgänge umfasst, kann sie nicht rückwirkend geändert werden, d.h., Einträge wirken sich nicht auf ältere Schuljahre aus. (Die) Einträge können aber auf folgende Schuljahre fortgeschrieben werden (orangefarben mar­kiert).

Daher können Sie Lehrerkürzel nicht separat ändern. Wenn das Kürzel einer Lehrkraft geändert werden soll, geht das nur duch (zusätzliche) Neuaufnahme dieser Lehrkraft mit neuem Kürzel; dann ist sie eben (zunächst) zweimal, aber wohl unterscheidbar, angelegt.
Sie können aber einen ganzen Lehrerdatensatz löschen, z.B. einen doppelt vorhandenen mit zwei unterschiedlichen KurzZ. Wenn das KurzZ des zu löschenden aber noch bei einem Kurs oder einer Prüfungsgruppe in Verwendung war, wird es auch dort gelöscht.

Über Passwörter anzeigen/generieren blenden sie die Passwörter der Lehrkräfte ein; dann können Sie fehlende oder alle neu vergeben (rot markiert).

Und über Suchfeld ein/aus schalten Sie ggf. die Suche frei (grün markiert). Im Bild ist dort gerade go eingetragen; also wird spaltenweise nach der Silbe go gesucht, nach unten und rechts oder oben und links.





 

8. Datenbankpflege

Inhalt

In diesem Handbuch wurde viel über Stamm-IDs, Quell-IDs berichtet, siehe 1.7 Stamm-ID, Quell-ID & Co.. Als weitere Ordnungskriterien kommen Schülernummern und erweiterte Schülernummern zum Einsatz, siehe 4.7 Nummerieren.

Die Schülernummern sind harmlos, denn diese werden von Ihnen direkt beeinflusst, wie oben beschrieben ist. Die IDs dagegen werden programmintern verwaltet oder per Import "geerbt". Da braucht es ggf. besondere Hilfsmittel zur Pflege/Reparatur. U.U. wird daher dazu die Unterstützung der ServiceLine benötigt.


Wir unterscheiden Pflege- und Reparaturdienste. Und wir unterscheiden dabei Neuindizierung und Defragmentierung. Die zugehörigen Dienste sind daher an unterschiedlichen Programmstellen aufrufbar; sie werden im Folgenden ausführlich beschrieben.

Dabei handelt es sich hier um die innere winprosa-Datenstruktur.
Tipps bezüglich der äußeren winprosa-Datenstruktur sind in Installation und Update … > 5.1 Download / Update zu finden.

Einige der im Folgenden beschriebenen Dienste benötigen exklusiven Zugriff auf die winprosa-Datenbanken. Sie dürfen dann also nur alleine angemeldet sein.

 
• Exklusiver Datenbank-Zugriff (• Pflege I: Packen der Datenbank   • Pflege II: Packen der Programmdateien/Setupversionen   • Pflege III: Prüfen der Update-Historie
 • Reparatur I: Neuindizierung   • Reparatur II: Alle Datensätze scannen   • Reparatur III: Kurswahltabelle prüfen/defragment.
 • Reparatur IV: Kurswahltabelle automatisch defragmentieren)

Sind Sie nicht alleine angemeldet, erhalten Sie die folgende Meldung (s.l.u.) mit der Liste aller derzeit aktiven Mitbenutzer (blau markiert). Sie haben nun die Möglichkeit abzubrechen (grün markiert) oder die Mitbenutzer zu zwingen, sich abzumelden (rot markiert).

Wenn Sie die Mitbenutzer zwingen, sich abzumelden, müssen diese die Möglichkeit haben, ihre Arbeit sinnvoll zu beenden. Daher erhalten Sie erst eine Wartemeldung und dann die Vollzugsmeldung (s.r.u.). Nach Beendigung des Dienstes wird der exklusive Zugriff automatisch aufgehoben, die Datenbank also wieder freigegeben.



Wie in Installation und Update … > 4.5 Programm beenden / Datenbank reservieren / Netzwerksperre aufheben beschrieben ist, können Sie den exklusiven Zugriff auch direkt erzwingen, müssen ihn dann aber auch selber wieder aufheben.

Letzteres gilt insbesondere, wenn Sie über Ihren PC eine Netzwerksperre ausgelöst haben oder die Datenbank exklusiv reserviert haben und dann z.B. den PC abwürgen. Dann bleibt die Sperrung/Reservierung bestehen. Daher müssen Sie beim nächsten Start unbedingt die Blockade von Hand aufheben.

 

• Pflege I: Packen der Datenbank

winprosa bedient Abiturjahrgänge seit 2004, das sind u.U. mehrere Tausend Schüler pro Schule. Die winprosa-Datenbank kann aber nicht beliebig groß werden. Daher wurden bekanntlich nach der 2010-Reform die Schüler der Jahrgänge 2004 - 2009 abgekoppelt und nach der AGVO-Reform die Schüler der Jahrgänge 2010 - 2020. Siehe Installation und Update … > 1.6 Splitting-Update 2020.

Darüber hinaus können Sie jederzeit den Dienst Datei > Datenbank > Datenbank packen aufrufen (s.r.), d.h. Schüler endgültig löschen, um die Datenbank nicht unnötig anwachsen zu lassen. Dazu brauchen Sie aber exklusiven Zugriff auf die Datenbank, wie eingangs beschrieben ist.

Details zum Packen sind zu finden in
4. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern
6. NGO-Abgängerverarbeitung


 

• Pflege II: Packen der Programmdateien/Setupversionen

Zum Packen der Daten/Dateien gehört auch die Beseitigung alter Progammversionen und alter Updateversionen. Die stören zwar überhaupt nicht, aber sie beanspruchen relativ viel Speicherplatz.

Im Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration | Diverses (s.r.) können Sie alte Programmdateien löschen und alte Setupversionen löschen.

Sie sollten jeweils nur die drei jüngsten Generationen aufheben. Ältere passen meist nicht mehr zum aktuellen Datenbestand!
Wir planen daher, diesen Dienst zu automatisieren.


 

• Pflege III: Prüfen der Update-Historie

Die Installations-Prozedur speichert die Update-Histo­rie. Die kann dann vom Programm aus eingesehen werden über Extras > Tabellen und Funkt. (Übersicht) | allg. Variablen | Update-Historie (s.r.).

Dieser Dienst befindet sich im Aufbau. Langfristig soll er Infos liefern zu Unregelmäßigkeiten im Update-Verlauf.

Im engeren Sinn bietet der Dienst keine Pflege, aber er gibt ggf. Auskunft, ob es zu Update-Fehlern gekommen sein könnte.

In der Muster-Historie (s.r.) ist abzulesen, dass offensichtlich dreimal die gleiche Update-Version .0220 installiert worden war und anschließend die veraltete Version .0218. Dann wurde der Fehler korrigiert, indem wieder die "aktuelle" .0220 installiert wurde.


Dieser Fehlversuch wurde von der Update-Prozedur erkannt und moniert (s.r.). Wenn also in Zukunft versucht wird, eine jüngere Installation mit einer älteren zu "updaten", meldet dies die Update-Prozedur beim Update-Versuch.



Und wenn in einer jüngeren Installation ein älteres Hauptprogramm reaktiviert wurde, dann meldet das winprosa beim Start (s.r.).



Normalerweise sind derartige Rückstufungen als unerwünschte Fehlhandungen unbedingt zu vermeiden, weil Datenverlust entstehen kann. Wenn Sie aber von der ServiceLine aufgefordert werden sollten, ausnahmsweise eine derartige Rückstufung auf die eine oder andere Weise vorzunehmen, dann können Sie die Warnungen getrost ignorieren.


Wenn die Historienstruktur bei Ihnen zerstört worden ist, erhalten Sie eine Meldung (s.r.). Das deutet auf einen schweren Handhabungsfehler hin oder auf ein Problem in Ihrem Netzwerk.

Da ist dann die ServiceLine gefragt. Das Zurückholen einer Datensicherung hilft hier nicht!


Bezüglich weiterer Meldungen/Hinweise beim Programmstart siehe auch Installation und Update … > 4.4 Programmaufruf … | Sonderfälle beim Start.


 

• Reparatur I: Neuindizierung

Wenn Sie glauben, dass sich winprosa verstolpert hat, indem z.B. ein Jahrgang nicht vollständig/richtig angezeigt wird, dann hilft oft eine Neu-Indizierung der Datenbank, die Sie mittels Refresh-Symbol in der Hauptsymbolleiste auslösen können (s.r.).

Diese Neuindizierung dauert nur wenige Sekunden, aber dazu müssen Sie exklusiven Zugriff auf die winprosa-Datenbanken haben, wie eingangs beschrieben ist.

U.U. werden Sie nach einer Neuindizierung aufgefordert, den Dienst Datei > Datenbank > Kurswahltabelle prüfen/defragment. zu starten. Details siehe Reparatur IV: Kurswahltabelle defragmentieren.


 

• Reparatur II: Alle Datensätze scannen

Wenn Sie bestimmte Schüler in der Datenbank suchen wollen oder deren Füllgrad messen wollen oder zur Kontrolle nur wissen wollen, welche Schüler sich insgesamt in Ihrer Datenbank tummeln, können Sie die ganze Tabelle in ein eigenes Fenster laden (s.r.; rot markiert).
Details sind in 1.9 Schülerzahlen / Schülerfilter / Schülersuche aufgeführt.


 

• Reparatur III: Kurswahltabelle prüfen/defragment.

Dieser Dienst Datei > Datenbank > Kurswahltabelle prüfen/defragment. (s. ganz oben) ist vor allem für die ServiceLine gedacht. Nach dem Aufruf des Dienstes ist die Tabelle zunächst leer. Erst nach Klick auf  Daten abrufen  werden alle Datensätze geladen.

Im Bsp. sind das 1000 Datensätze und die wurden für die Anzeige nach Abi­turjahr sortiert.

Fehler werden rot markiert. Beim Durchblättern der Liste wurde einer in der Spalte Kurswahl-ID entdeckt: offensichtlich ist eine ID doppelt vergeben worden. Daher wird der Knopf  KWL-ID korrigieren  eingeblendet.


 

• Reparatur IV: Kurswahltabelle automatgisch defragmentieren

Die winprosa-Datenbank wächst/schrumpft bekanntlich dynamisch: Schülerdatensätze werden aufgenommen, Wiederholerduplikate werden eingefügt, andere Datensätze werden ev. gelöscht.
Die gravierendsten derartigen Änderungen hatte die Datenbank anlässlich des Splittings im Herbst 2020 erfahren (Teilen in NGVO- und AGVO-Daten­bank).

Im Laufe der Zeit kann es dabei u.U. zu unerwünschten Fragmentierungen der Daten kommen, die später ev. Probleme bereiten könnten.

Auf derartige Engpässe prüfen wir jeden Tag beim ersten Start des Programms. Dann erhalten Sie ggf. einen Hinweis (s.r.), dem Sie baldigst folgen sollten.

Dazu müssen Sie mit Adminrechten alleine angemeldet sein, also exklusiven Zugriff haben.


Klicken Sie dann im Dienst Datei > Datenbank > Kurswahltabelle prüfen/defragment. auf  Defragmentieren  (s.r.).

Je nach Aufwand dauert das Defragmentieren wenige Sekunden bis mehrere Minuten. Anschließend klicken Sie im Fenster (s.r.u.) auf  Schließen . Das war's.





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