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Schnittstellen, Freigaben & Excelexport, -import in winprosa

Stand: 11.06.23

Schnittstellen gp-Untis Freigaben/Exp./Imp. wprKlausur Textexport (Datenbankexport) SAM Pläne E-Mail ELVIRA Partnerprogramme

Freigaben externe Notenerfassung externe Kurswahlerfassung externe Präsentationsprüfungsth.erfass. externes Abiturpaket Import Excelexport, -import kursweise > Tutoren u. Kurse kursweise > Kursnoten kursweise > schriftl. Noten

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Schnittstellen und Freigaben sind in einem gemeisamen Dienst
Datei > Schnittstellen u. Freigaben zusammengefasst.

 

1. Schnittstellen

Thema überspringen	1.1 gp-Untis    1.2 KWL-Freigaben/Export/Import    1.3 wprKlausur    1.4 Textexport (Datenbankexport)
	1.5 SAM    1.6 Pläne    1.7 E-Mail    1.8 ELVIRA    1.9 Partnerprogramme

 

  1.1 gp-Untis

Untis bietet mächtige Algorithmen zur Bändererstellung (Schienenkombination), weiß aber nichts über die AGVO von BW. Da ist es naheliegend, die (juristisch geprüften) Kurswahlen von winprosa an Untis zu übergeben. Dadurch sparen Sie sich die (doppelte) Erfassung der Kurswahlen (auch) in Untis.

Im Dienst Datei > Schnittstellen u. Freigaben | gp-Untis sind die Export- und Import-Funktionen bez. Untis untergebracht.

Rechts ist das Fenster Export für gp-Kursplanung für den Export von winprosa nach Untis dargestellt. Exportiert werden die Schüler samt Kurswahlen und die Kurse samt Kurslehrer über die spezielle Untis/winprosa-Schnittstelle.

In Untis rechnen Sie im Kursplanungsmodul die Bänder (Schienen, Kopplungen) und erstellen im Grundpaket anschließend den kompletten Kursstundenplan.

Das gesamte Verfahren ist ausführlich in Zusammenarbeit von Untis und winprosa beschrieben.

Nach Erstellung des Stundenplans in Untis importieren Sie in winprosa im Fenster Import aus gp-Kursplanung die Parallelkurseinteilung, ggf. samt Lehrern (s.l.).

Den zugehörigen Stundenplan importieren Sie getrennt davon über den Dienst Import aus Stundenplanung (s.u.).

Den Stundenplan samt Bändereinteilung importieren Sie über Import aus Stundenplanung (s.r.).

Wenn Ihr Untis keinen Kursplanungsmodul bedinhaltet, können Sie die Untis/winprosa-Schnittstelle auch nicht verwenden. In diesem Fall können Sie trotzdem den Stundenplan aus Untis über dessen Standard-Schnittstelle exportiern und dann hier importieren.

 

  1.2 KWL-Freigaben / Export / Import

Den Dienst Datei > Schnittstellen u. Freigaben | KWL-Freigaben und -Importe benötigen Sie für die externe Kurswahl- und Noten-Erfassung und für die Erstellung des Abiturpakets.

Diese Dienste sind ausführlich in 2. Freigaben beschrieben.

Ferner importieren Sie hier ggf. die Noten der Einführungsphase aus Ihrem SVP (siehe 2.5 Import).

 

  1.3 wprKlausur

Das Zusatzprogramm winprosa-Klausuren­ver­waltung dient der Erstellung von Klausurenplänen unter Berücksichtigung der Bändereinteilung und unter Kontrolle der Schülerbelastung.

Als Basis dienen die Schülerstundenpläne und die definierten Schulwochen/Unterrichtswochen im aktuellen Schuljahr. Diese Daten werden im nebenstehenden Dienst für die Klausurenverwaltung exportiert.

Details siehe Klausurenplanung mit winprosa

 

  1.4 Textexport (Datenbankexport)

Die winprosa-Datenbank (oder Teile von ihr) kann für die Auswertung/Weiterverarbeitung im txt-, csv-oder xlsx-Format ausgegeben werden.

Das csv-Format ist nicht streng normiert (csv = "comma-separated values"). Alle drei Formate (ein Muster s.u.) können mit unterschiedlichem Aufwand direkt in Excel eingelesen werden.

Der Dateiname ist frei wählbar. Den Dateityp .txt, .csv oder .xlsx können Sie aus einer Drop-down-Liste wählen. Zur Weiterverarbeitung mit MS-Excel sollte .xlsx (oder .csv) gewählt werden.

Wenn alle Datenarten und alle Halbjahre gleichzeitig ausgewählt sind, dann werden über 600 Merkmale ausgespielt, abhängig vom Fachkanon und der belegten Kurse. In der Merkmalsliste ist eine tabellarische Übersicht abgelegt (10 Seiten im PDF-Format).

 

  1.5 SAM

Ab Abi 2021 wird durch das IBBW eine landeseinheitliche Abitur-Korrekturorganisation vorgegeben.

SAM (Schul-Abitur-Management) war bis 2020 das Abiturverarbeitungsprogramm des RP Karlsruhe. SAM unterstützte den Ablauf des schriftlichen Abiturs und bildete eine Schnittstelle zur Abiturverwaltung am RP Karlsruhe.

winprosa lieferte die Daten für SAM in einer Schnittstellendatei (Bsp. s.u.).

 

  1.6 Pläne

Wenn in winprosa für jede Jahrgangsstufe ein Bändermodell erstellt ist, die Räume zugewiesen sind und die Bänder im Zeitraster verplant sind (siehe Kurswahlverarbeitung II), können Sie die Individualstundenpläne bekanntlich in winprosa anzeigen und ausdrucken.

Zusätzlich können Sie Pläne im Html-Format und im Php-Format ins Netz stellen. Dann wird nur ein Browser zur Anzeige benötigt.

Rechts ist das zugehörige Schnittstellenfenster dargestellt. Siehe auch Kurswahlverarbeitung II > 5.2 Elektronische Stundenpläne in HTML oder PHP .

Im oberen Teil des Fensters erstellen Sie Pläne im Html-Format. Sie müssen ein Verzeichnis einrichten, in das die Pläne und die Steuerdateien exportiert werden sollen. Die dort abgelegte Datei wplan.htm muss im Browser geöffnet werden, dann ergibt sich die Ansicht, wie unten gezeigt.

Im unteren Teil können Sie Pläne im Php-Format erzeugen, die für die Information der Schüler ins Schülernetz/Internet gestellt werden können (mit individuellem Passwortschutz). Details siehe links unten. Rechts unten ist ein Html-Plan dargestellt.

 

  1.7 E-Mail

Wenn die E-Mail-Adressen der NGO-Schüler z.B. im Schülerstammdatenprogramm verfügbar sind und dort als csv-Datei ausspielbar sind, können Sie diese hier einlesen.

 

  1.8 ELVIRA

Für das Lernmittelverfahren ELVIRA werden die Daten in einem speziellen Textformat ausgegeben (s.u.).

 

  1.9 Partnerprogramme

Wenn Sie eines der Partnerprogramme ASS-Windows, Atlantis oder SVP-BW für die Stammdatenhaltung mittels Tranferdatei einsetzen, können Sie die Stammdaten in der zugehörigen Transferdatei zur Kontrolle einsehen und ggf. auch für Fremdanwendungen exportieren.

Im Bild (s.r.) ist ein Beispiel für SVP-BW gezeigt.

Mittels  Daten abrufen  laden Sie den Inhalt der Transferdatei ins Fenster und mittels  → starten  erzeugen Sie daraus eine Excel-Datei (rot markiert), die z.B. als …\cmh\wprdaten\arbeit\!ext\excel\prosadat.est.xlsx abgelegt wird.

Da in der Transferdatei ggf. sehr viele Schüler abgelegt sind, können Sie mittels Suchfunktion nach Namen suchen (grün markiert).

Dieser Dienst kann keine ASV-BW-Daten anzeigen, da hierfür keine Transferdatei verwendet wird. Und dieser Dienst kann nicht für den Import aus Stammdatenprogrammen verwendet werden.

Letzterer erfolgt bekanntlich im Dienst Bearbeiten > schülerweise | Stammdaten über das jeweilige Importsymbol. Siehe auch Stammdatenverwaltung > 3. Datenan­bindung u. -Übernahme

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2. Freigaben

Thema überspringen	2.0 Grundlagen  2.1 externe Kurswahlerfassung  2.2 externe Notenerfassung  2.3 externe Präsentationsprüfungsth.erfass.
	2.4 externes Abiturpaket  2.5 Import

Im Dienst Datei > Schnittstellen u. Freigaben | KWL-Freigaben und -Importe können Sie Programmpakete erstellen für die externe Installation von winprosa z.B. im Schülernetz oder im Lehrernetz. Und Sie können die externe Notenerfassung für den direkten Zugriff auf winprosa im Verwaltungsnetz freischalten.
Mit den externen Installationen können dann z.B. Kurswahlen oder Noten unabhängig vom Verwaltungsnetz erfasst werden. Und damit können später Beratungen über den Leistungsstand abgehalten werden und Modellrechnungen zum Prüfungsablauf durchgeführt werden.

 

  2.0 Grundlagen

Die "Pakete" können wahlweise als Zip-Paket oder Exe-Datei oder Dateisammlung erzeugt werden (s.l.u.). Dabei geht der Export von Zip- und Exe-Paketen immer in den fixen Ordner …\cmh\wprdaten\arbeit\!ext\ (also innerhalb der winprosa-Systematik; hellblau markiert), während die Dateisammlungen immer direkt in spezielle mit winprosa verknüpfte Import/Export-Ordner gehen, die aber außerhalb der winprosa-Systematik liegen müssen (blau markiert). Nur aus diesen Import/Export-Ordnern können Daten später in winprosa importiert werden.

Diese Import/Export-Ordner dürfen nicht identisch sein. Sie müssen eingerichtet sein, danach können sie auf der Ordner-Karteikarte mit winprosa verknüpft werden (s.r.). Wie der Name sagt, dienen sie (später) u.a. dem Import der bearbeiteten Daten.

Zip- und Exe-Pakete sind sinnvoll für den Transport (z.B. via Stick) in entsprechende Ordner im Schülernetz/Lehrernetz, wenn diese unabhängig vom Verwaltungsnetz sind. Aus diesen (von winprosa aus gesehen externen) Ordnern müssen die Ergebnisse nach Bearbeitung in die zugehörigen (internen) Import/Export-Ordner übertragen werden, nur von dort aus können sie in winprosa importiert werden.

Die Auswahlmöglichkeiten sind halbjahresabhängig (s.l. und s.l.o., grün markiert).

Dateisammlungen sind nur sinnvoll, wenn das Verwaltungsnetz (z.B. als Domänennetz!!) auch Zugang für Schüler und Lehrer bietet. Dann können die Import/Export-Ordner direkt befüllt, dort die Daten bearbeitet und anschließend die Ergebnisse direkt in winprosa importiert werden.

Somit ist der direkte Zugang zu winprosa im Verwaltugsnetz für Schüler und Lehrer immer verwehrt.

Nur bei Freigabe der externen Notenerfassung kommen ausgewählte Lehrer direkt mit winprosa im Verwaltugsnetz in Kontakt, können aber nur Noten eigener Schüler in eigenen Kursen erfassen.

Nach jeder Erstellung einer Freigabe oder eines Export-Archivs wird ein Hinweistext eingeblendet, dem die späteren Anmeldemodalitäten entnommen werden können (Bsp. s.r.).

Je nach Freigabe unterscheiden sich die Loginnamen/Anmeldenamen systematisch:

Schüleranmendung zur Kurswahlerfassung Lehreranmeldung zur Hj-Notenerfassung Anmeldung des Vorsitzenden ans abi-Paket

jjjjs:Anmeldename    jjjjh:Lehrerkürzel jjjja:Prüfung

s: fester Buchstabe h: Ziffer 1-4 für Hj. 1-4 jjjj: Abijahr; Prüfung: festes Wort

 

  2.1 externe Kurswahlerfassung

Durch Klick auf rufen Sie das Fenster externes Kurswahlpaket auf (s.r.).

Oben erzeugen Sie ein Programmpaket für die externe Kurswahlerfassung im Schülernetz oder Verwaltungsnetz. Damit ersparen Sie sich die zeitraubende Ersterfassung der Kurswahlen des gesamten Jahrgangs.

Durch Klick auf erzeugen Sie die entsprechende Dateisammlung. Dieses Kurswahlerfassungspaket kann auch als Zip- oder Exe-Paket erstellt werden, je nach Voreinstellung. Dann werden oder eingeblendet, wie nebenstehend dargestellt.

Diese externe Kurswahlerfassung ist natürlich nur für das erste Kurshalbjahr sinnvoll. Details siehe Kurswahlverarbeitung I > 6. Externe Kurswahlerfassung.

Im vierten Kurshalbjahr ist dieser Schalter mit beschriftet. Damit erzeugen Sie eine erweiterte externe Version für die Schülerberatung/Modellrechnung in der Schule. Details siehe Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > 4.6 Modellrechnungen mit externen Programmversionen.

Unten erzeugen Sie in diesem Dienst durch Klick auf die Schülerversion von winprosa zur Weitergabe an die Schüler. Diese liegt also immer als Exe-Paket vor.

Die Schülerversion ist nur für den privaten Hausgebrauch gedacht. In ihr sind keinerlei Schülerdaten abgelegt, sondern nur das für den angegebenen Jahrgang geltende Kursangebot der Schule. Daher hat sie Namen wie z.B. schueler24.exe für den Abi-Jahrgang 2024.

Damit können die Schüler in Ruhe ihre eigenen Kurswahlen planen und ihre Leistungsfähigkeit prüfen. Es gibt keine Möglichkeit zur Datenübernahme ins Verwaltungsnetz. Details siehe auch Serviceseite für Schülerinnen und Schüler.

 

  2.2 externe Notenerfassung

Die beiden hier vorgestellten Dienste benötigen sie, wenn die Halbjahresnoten nicht von den Oberstufenberatern erfasst werden sollen, sondern direkt von den Kurslehrern.

Durch Klick auf rufen Sie das Fenster Freigabe für externe Kursnotenerfassung auf (s.r.).

Hier können Sie ein externes Programmpaket erzeugen, mit dem die Noten an beliebigen PCs erfasst werden können. Anschließend müssen die Noten in winprosa importiert werden.

Je nach Voreistellung sind mittels , oder Zip-, Exe- oder Dateisammlungspakete erstellbar.

Details siehe Halbjahresnotenverarbeitung > 4. Externe Notenerfassung

Durch Klick auf rufen Sie ebenfalls das Fenster Freigabe für externe Kursnotenerfassung auf (s.r.).

Aber nun können Sie für die Kurslehrer den direkten Zugriff im Verwaltungsnetz auf winprosa freischalten, was vor allem in einem Domänensystem sinnvoll sein kann.

Mittels starten Sie die Freigabe ausgewählter Kurse und mittels heben Sie diese Freigaben wieder auf.

Natürlich können die Lehrer nur Noten ihrer eigenen Kurse eingeben.

Details siehe Halbjahresnotenverarbeitung > 4. Externe Notenerfassung

 

  2.3 externe Präsentationsprüfungsthemenerfassung

Ab Abi 2021 gibt es keine Präsentationsprüfungen mehr.

Durch Klick auf riefen Sie das Fenster externes Paket für Präsentationsprüfungen auf (s.r.).

Mit diesem Paket konnten die Schüler ihre Präsentationsprüfungsthemen selber erfassen und sie konnten später Modellrechnungen für ihre eigene mündliche Prüfung durchführen.

 

  2.4 externes Abiturpaket

Durch Klick auf rufen Sie das Fenster externes Abiturpaket auf (s.r.). Das kann nur als Zip-Datei oder Exe-Datei erstellt werden.

Das Paket kann der Schulleitung oder dem Prüfungsvorsitz übergeben/übersendet werden. Daher sind für den Prüfungsvorsitz ein Begleitschreiben und ein davon getrenntes Passwortschreiben beigefügt, benannt als z.B. exta2022_01234567_d.txt und exta2022_01234567_p.txt; die Nummer ist die amtliche Schulnummer.

Das Abiturpaket dient unabhängig von der Verwaltungsnetz-Programmversion der Ergänzung der Schülerzeugnisblätter, da Schulleitung und Vorsitz nun ggf. selbst Modellrechnungen durchführen können, um die Leistungsträger und die Gefährdeten besser einschätzen zu können.

 

  2.5 Import

Da die Schüler und Lehrer im Regelfall nicht in Kontakt mit winprosa im Verwaltungsnetz kommen, müssen die Kurswahlen oder Noten in winprosa im Verwaltungsnetz importiert werden (s.r.).

Dabei verlangt winprosa für jede Importart einen eigenen Ordner, wie eingangs bereits erwähnt wurde. Welche Dateien importiert werden müssen, ist im Importfenster angegeben (s.r.).

Hier können auch die Noten der Einführungsphase importiert werden (orangefarben markiert), wenn sie vom Fremdprogramm als Excel-, CSV- oder Txt-Datei zur Verfügung gestellt werden.

Über das Partnerprogramm ASS-Windows können die Noten auch direkt abgegriffen werden.

Weitere Details siehe Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > 4.1 Erfassung der Noten aus Kl.10/11

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3. Excelexport, -import

3.1 Tutoren u. Kurse  3.2 Kursnoten  3.3 schriftl. Noten

Im Dienst Datei > Schnittstellen u. Freigaben | Textexport können Sie praktisch die ganze Datenbank auch im Excel-Format auspielen. Und im Dienst Datei > Schnittstellen u. Freigaben | (Partnerprg) können Sie ggf. den Inhalt der Transferdatei im Excel-Format exportieren. Diese Dienste sind aber eher für komplexere Sonderverarbeitungen gedacht.

Ferner können Sie im Dienst Bearbeiten > kursweise zur elektronischen Weitergabe an die Kurslehrkräfte einige spezielle Kursdateien als Excel-Tabellen erzeugen. Im Kursfilter wählen Sie dabei jeweils die Menge der auszugebenenden Kurse aus.

Diese Kurse können hier auch als Standardliste auf Papier ausgedruckt werden. Und sie können natürlich auch als externe Formulare auf Papier gedruckt werden.

 

  3.1 Tutoren u. Kurse

Links sehen Sie die Auswahlmöglichkeiten (s.l.u.) und rechts das Ergebnis für einen Kurs (s.r.u.; ohne Namensumstellung, aber mit Noten). Diese Exceldateien können zur Übernahme in die persönlichen Notenverwaltungen der Kurslehrkräfte verwendet werden.

 

  3.2 Kursnoten

Diese Dateien können zur Notenerfassung durch die Lehrkräfte verwendet werden. Nachdem zu Hause die aktuellen Noten eingetragen wurden, können die Dateien in der Schule wieder eingelesen werden (pinkfarben markiert).

Aktivieren Sie beim Erstellen der Dateien zusätzlich die Option gepackte Korrektursatzkopie erzeugen, wird für jeden Kurs zusätzlich eine verschlüsselte Zip-Datei erzeugt, die so z.B. für die Ablage im Schul-Intranet gesichert ist. Jede Kurslehrkraft kann nur ihre eigenen Dateien öffnen und braucht dazu ihr Lehrerpasswort aus der externen Noteneingabe oder aus der Lehrerliste. Siehe auch Halbjahresnotenverarbeitung > 3.1 Kursnoteneingabe.

 

  3.3 schriftl. Noten

Der hier mögliche Excelexport dient der Korrekturabwicklung für die schr. Abiturprüfungen. Die ausführliche Beschreibung ist in Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > 2.3 Korrekturverfahren zu finden.