Tipps und Tricks zu winprosa / Online-Handbücher
winprosa Serviceseite für Schüler/innen
Abiturtermine
Zusammenarbeit mit SVP-BW/ASV-BW
Preisliste und AGB
Bestellung aufgeben| akt. Versionen: | winprosa: | 2023.0525 | wprKlausur: | 2023.0225 | Formulare: | 2023-05-02 | Term. schr. Abit.: | 2023-02-14 | KorrVerf.: | 2023-03-17 |
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EKU |
Formulare und Druckaufträge in winprosa | Stand: 04.05.23 |
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1. Druckaufträge
winprosa verwendet externe Formulare, die getrennt vom Programm ausgeliefert werden, und interne Formulare, die direkt im Programm implementiert sind. Dabei können Formulare einseitige Kurslisten sein oder mehrseitige Leistungslisten, aber auch hochkomplexe zweiseitige Zeugnisse.
Da die externen Formulare als einzelne Dateien ausgeliefert werden, können sie bei Bedarf leicht ausgetauscht oder ergänzt werden, ohne dass Programmcode geändert werden muss. Daher sind Zeugnisse grundsätzlich externe Formulare. Und wenn Sie eigene Formulare entwerfen wollen, sind das immer externe Formulare.
winprosa kennt das erweiterte Drucksymbol 
, bestehend aus 
und 
, sowie das einfache Drucksymbol . Sie sind rechts in der Hauptsymbolleiste zu finden und teils in einzelnen Fenstersymbolleisten. Das einfache Drucksymbol ist auch in manchen Fenstern singulär zu finden; dann dient es immer einem dort fest eingestellten speziellen Schnelldruck.
In der Hauptsymbolleiste werden über das erweiterte Drucksymbol alle externen Formulare aufgerufen. Es ist vor zwei Zusatzsymbolen angeordnet: 
.
Dort dienen Druckvorschau 
und Schülerschnelldruck 
der weiteren Steuerung.
Den Formulardialog starten Sie über . Dort wählen Sie das jeweils gewünschte Formular aus und nachfolgend im Druckdialog die Druck-Parameter oder im erweiterten Druckdialog zusätzliche Kursstufenparameter. Mittels Schnelldruckoptionen sparen Sie sich die wiederholende Dialogbearbeitung.
Mittels starten Sie immer den Schnelldruck des zuletzt gewählten Formulars!
In diesem 1. Kapitel wird eine Übersicht über Druckaufträge, Druckvorschau und Schnelldruckoptionen abgehandelt.
In Kapitel 
2. Interne Formulare wird am Beispiel des Kurswahlprotokolls die typische Abwicklung eines internen Druckauftrags gezeigt.
In Kapitel
3. Externe Formulare werden am Beispiel externe Druckaufträge vorgestellt.
In Kapitel
4. Variablen für Formulare und Listen werden die Variablen für Formulare und Listen vorgestellt. In diesen Variablen werden gleichartige Begriffe gespeichert (z.B. Konventsdatum, Datum der Schlusssitzung, Schulleitername usw.), die dann in Formulare, Listen und Kommentare für Formulare fest eingebaut werden können.
In Kapitel
5. Tipps fürs Drucken wird z.B. der Duplexdruck erklärt usw..
In Kapitel
6. Erstellen einfacherer Formulare und 7. Erstellen strukturierter Formulare folgt (nur für "Poweruser") die Erläuterung der Herstellung externer Formulare in winprosa mittels Formulardesigner. Mit dem Formulardesigner können auch Kommentare mit Variablen erstellt werden.
Vorab einige wichtige Hinweise, u.a. zu verwendeten Fonts/Schriftarten/Schriftfamilien (weitere Details siehe 5.2 Druckbildbeeinflussung):
- winprosa verwendet u.a. die Schriftarten Arial, Arial Narrow und Courier New bis hinunter zur Schriftgröße 6. Arial und Courier New werden mit Windows ausgeliefert, aber Arial Narrow gehört zum Lieferumfang von MS Word. Da winprosa sowieso Word und Excel benötigt, gibt das keine Probleme. Aber die Web-Versionen von Office 365 sind nicht geeignet!
- Der Zeugnisdruck von einem PC aus, an dem Arial Narrow fehlt, kann nicht gelingen!
-
Die Druckvorschau von winprosa dient zur Prüfung, ob ein gewünschtes Formular auch tatsächlich gewählt worden war. Sie dient nicht zur Entwicklung und Begutachtung komplexer Formulare, weil sie dazu nicht genau genug arbeitet. Nur der echte Druck gibt Aufschluss über das Layout.
Details zur Druckvorschau siehe 1.3 Druckvorschau.
-
Bei jedem Druckauftrag öffnet sich ein winprosa-Druckdialog, in dem bestimmte Parameter einstellbar sind. Einige dieser Parameter werden aber von den Windows-Druckereinstellungen und -Druckereigenschaften angeboten/übernommen. Details siehe 1.6.
1.1 Druckaufruf externer Formulare
Externe Formulare werden entweder über Datei > Drucken aufgerufen (s.l.) oder über das Drucksymbol in der Haupt-Symbolleiste (s.r.).
Bei der ersten Methode wird sofort das Formulardialog-Fenster geöffnet, bei der zweiten können Sie zwischen den zuletzt verwendeten Formularen und dem Formulardialog-Fenster wählen:
Die zweite Methode ist rationeller, da die zuletzt gebrauchten Formulare in einer History-Liste zur direkten Auswahl vorgehalten werden, während diese bei der ersten Methode jedesmal neu ausgesucht werden müssen.
Die Vorhaltung von jüngst gebrauchen Formularen geschieht benutzerabhängig, also für jeden User in einer eigenen History-Liste. Im Bsp. (s.r.o.) sind vier Formulare direkt in der History-Liste des angemeldeten Benutzers aufrufbar.
Da die History-Liste laufend wächst, aber im Fassungsvermögen begrenzt sein muss, kann diese im Dienst Extras > Benutzerparameter | Parametersätze löschen jederzeit gekürzt werden.
Im Formulardialog (s.l.) werden zu jedem Formular eine Formularbeschreibung und weitere Details angegeben.
Nach direkter Auswahl eines Formulars mittels Doppelklick oder Markieren mit anschließendem Klick auf Formul. verwenden wird dessen Druckdialog geöffnet (s.r.).
Dort können die betroffenen Schüler/Kurse/Lehrer ausgewählt werden, wobei ggf. alle Schüler angeboten werden, die im 
Schülerfilter aufgelistet sind. Ferner können ggf. Fußnoten zum Formular definiert und ausgedruckt werden ( 2.3 RTF-Editor für Kommentare und Fußnoten) oder Formularergänzungen zugeschaltet werden (s.r.; rot markiert).
Wetere Details siehe bei 1.5 Druckdialog-Einstellungen und bei 3. Externe Formulare.
1.2 Druckaufruf interner Formulare
Interne Formulare werden individuell auf den Karteikarten/Registerblättern über die dort vorhandenen Drucksymbole gestartet.
Im Beispiel ist das Kurswahldatenblatt ausgewählt (s.l.). Nach der Formularwahl öffnet sich der Druckdialog (s.r.), in dem ggf. eine Fußnote/Kommentardatei hinzugefügt werden kann.
Bei internen Formularen gibt es keine eigene Schülerauswahl, die Auswahl muss vielmer direkt im Schülerfilter getroffen werden.
Wetere Details siehe bei 1.5 Druckdialog-Einstellungen und bei 2. Interne Formulare.
1.3 Druckvorschau
Für beide Formulararten gilt: Eine Druckvorschau ist zuschaltbar, damit Sie vor dem eigentlichen Druck prüfen können, ob der gewählte Druckauftrag stimmt bez. Formularauswahl und bez. zu druckender Elemente. Dazu muss in der Hauptsymbolleiste die Vorschauoption (Vorschau ein/aus) mittels 
eingestellt sein (im Gegensatz z.B. zu MS-Word startet das Symbol selbst noch keine Vorschauansicht!).
Die Druckvorschau dient aber nie zum Evaluieren komplexer Formulare, wie z.B. dem Abiturzeugnis; dazu ist sie zu ungenau. Evaluation kann nur anhand echter Druckstücke erfolgen!
Bei inaktivierter Vorschauoption wird ohne weitere Rückfrage direkt auf den gewünschten Drucker gedruckt, auch wenn falsche Formulare, Schüler, usw. eingestellt waren.
Bei aktivierter Vorschauoption öffnet sich das Vorschaufenster (s.r.u.) und das erste Formular wird angezeigt, die weiteren werden im Hintergrund erstellt; so lange ist das Druckersymbol im Vorschaufenster inaktiviert (ausgegraut) und links unten im Fenster läuft eine Fortschrittsanzeige.
Erst nach Aufbau des ganzen Druckauftrags können Sie die Formulare in der Anzeige durchblättern; das Druckersymbol wird aktiviert und der eigentliche Druckvorgang kann gestartet werden. Das hat zwar zur Folge, dass z.B. bei 60 Kurswahlprotokollen einige Sekunden vergehen, bis der Druckauftrag gestartet werden kann. Aber Sie können den Druckauftrag sofort nach dessen Start mittels Taste ESC abbrechen, falls er fehlerhaft eingestellt war.
Nebenstehend ist die Druckvorschau beim Druck des Leistungsprotokolls dargestellt.
Hiermit wählen Sie das Format der Bilschirmdarstellung: ganze Seite | 100% | Seitenbreite.
Hiermit blättern Sie in den angezeigten Protokollen.
Hiermit wählen Sie direkt ein Protokoll zur Anzeige aus, entweder über laufende Nummer oder über die Auswahlliste.
Damit wird der eigentliche Druckauftrag gestartet, indem der Windows-Druckdialog aufgerufen wird. Dort kann (nochmals) der Drucker ausgewählt werden und nur dort können ggf. dessen Eigenschaften (genauer: Druckeinstellungen) eingestellt werden (s.r.).
Damit beenden Sie die Vorschau. Wenn Sie versehentlich alle Schüler ausgewäht haben, obwohl Sie vorgehabt hatten, nur ein einzelnes Protokoll auszugeben, dann dauert der Aufbau der Druckliste im Hintergrund etliche Sekunden. Während dieser Zeit können Sie mittels Esc sofort abbrechen.
1.4 Schnelldruck/Formularauswahl
Im Formulardialog wählen Sie das jeweils gewünschte Formular aus; Sie starten ihn über im erweiterten Drucksymbol. Nachfolgend öffnet sich der Druckdialog oder der erweiterte Druckdialog, in dem Sie die Druck-Parameter oder zusätzliche Kursstufenparameter eingeben.
winprosa merkt sich bei allen Druckaufträgen die Druckereinstellungen und die letzte Formularauswahl in einer History-Liste (siehe diesbez. auch 1.5 Druckdialog-Einstellungen und Bedienung … > 1.4 Benutzerparameter).
Mittels Schnelldruckoptionen sparen Sie sich die wiederholende Dialogbearbeitung:
Durch Klick auf wird der jeweilige Formulardialog übersprungen und der Druckauftrag direkt mit dem letztgewählten Formular gestartet.
Durch zusätzliches Einrasten von 
wird der Schnelldruck markierter Schüler aktiviert. So wird z.B. beim Erfassen der Prüfungsnoten während der mündlichen Prüfung immer nur der aktuelle Schüler für den Druck vorgemerkt, so dass sein Schülerzeugnisblatt ohne neue Auswahl des Schülers direkt
gedruckt werden kann.
Details zur Druckeroptimierung sind in 5 Tipps fürs Drucken zu finden.
1.5 Druckdialog-Einstellungen
Nach Wahl eines Formulars öffnet sich bei deaktiviertem Schnelldruck immer zuerst das Druckdialog-Fenster.
Dort können Sie einen der in Windows angemeldeten Drucker auswählen (s.l.).
Der hier beschriebene (einfache) Druckdialog für interne Formulare wird auch in 2.2 Druckdialog beschrieben; er ist auch Teil des 3.3 Erweiterten Druckdialogs für externe Formulare.
Im Druckdialog können Sie ggf. auch den Windows-PDF-Drucker(-treiber) aktivieren (s.l.; blau markiert).
Im Bsp. ist als Drucker zunächst der Shareware-Druckmanager FinePrint gewählt (s.o.; rot markiert). Da FinePrint ein eigenes Menü zur Druckerbeeinflussung bietet, sind hier die Druckereinstellungen deaktiviert/ausgegraut (s.r.o.).
Nun ist der Drucker ET 4750 eingestellt worden, dessen Druckereinstellungen von winprosa aus gewählt werden können.
Zunächst ist aber eingestellt, die Einstellungen zu nehmen, die im Druckertreiber voreingestellt sind (s.l.; grün markiert).
Beim gewählten Drucker (s.r.; rot markiert) kann aber offensichtlich zusätzlich Simplex- oder Duplex-Druck gewählt werden; bei letzterem auch, ob an der langen oder kurzen Kante gewendet werden soll.
Unabhängig vom gewählten Drucker sind bei manchen Dokumenten zuschaltbare Kommentare/Fußnoten auswählbar (s.l.; pinkfarben markiert).
Der aktuelle Druck eines ausgewählten Kommentars kann auch nach dessen Auswahl temporär unterdrückt werden oder wieder ganz gelöscht werden.
Die Erstellung derartiger Kommentar/Fußnoten-Dateien ist in 2.2 Druckdialog und 2.3 RTF-Editor für Kommentare und Fußnoten beschrieben.
Wie in 1.4 Schnelldruck/Formularauswahl angemerkt ist, speichert winprosa alle Druckaufträge benutzerabhängig samt Druckereinstellungen in einer History-Liste ab.
Wenn Sie diese Datensammlung "ausmisten" wollen (z.B. bei Druckerwechsel), rufen Sie den Dienst Extras > Benutzerparameter | Parametersätze löschen und wählen dort z.B. Druckparameter benutzter Formulare (s.r.).
Details siehe auch
Bedienung > 1. Fenstereinteilung und Programmhilfen > 1.4 Benutzerparameter.
1.6 winprosa-Druckdialog und Windows-Druckereinstellungen
Wenn Sie interne oder externe Formulare drucken wollen, öffnet sich jedesmal ein entsprechender winprosa-Druckdialog, wie in diesem Kapitel mehrfach beschrieben. Im Zusammenspiel mit Windows gibt es aber einige Ergänzungen.
Links ist der winprosa-Druckdialog für interne Formulare (s.l.o.) abgebildet und in der Mitte der für externe Formulare (s.m.o.). Aber es gibt noch einen dritten: Wenn Sie mit aktivierter Druckvorschau arbeiten, öffnet sich in der Vorschau vor dem eigentlichen Drucken ein weiterer Druck(-Kurz-)Dialog (s.r.o.).
In allen dreien ist die Windows-Druckerliste aufrufbar (s.r.). Sie können in allen Druckdialogen einen (ggf. anderen) Drucker wählen (s.r.). Im Bsp. ist als einziger physischer Drucker ein Epson-Tintenstrahler im Angebot, der aber gleich in drei unterschiedlichen Konfigurationen. Alle anderen sind virtuelle Drucker(-Treiber).
Jeder Drucker muss in Windows angemeldet/eingebunden sein, damit er in der Druckerliste angeboten werden kann. D.h., jeder Drucker muss in Windows installiert sein. Z.B. der Epson wurde bei der automatischen Installation gleich mehrfach installiert/konfiguriert.
Das lässt sich ausnützen, um z.B. schnell zwischen Farb- und Schwarz-Weiß-Druck, Simplex- und Duplex-Druck, A4- und A5-Druck oder Normalpapier und Karton wechseln zu können, indem ein geeigneter Drucker mehrmals mit unterschiedlicher Konfiguration und unterschiedlichem Namen installiert wird.
Details dazu sind u.a. in 5. Tipps fürs Drucken ausführlich beschrieben. Aber das klappt nur deshalb sinnvoll, weil sich winprosa für jedes Formular benutzerabhängig den passend ausgewählten Drucker auch für den nächsten Aufruf merkt. Das können Sie ansehen im Dienst Extras > Benutzerparameter | Paramertersätze löschen | Druckparameter benutzter Formulare.
Das aber kann nur klappen, wenn winprosa nicht bedienungstechnisch ausgetrickst wird. Was soll z.B. geschehen, wenn der eine Drucker im Sekretariat steht und der andere im Kursstufenberatungs-Zimmer, man aber gerade auf den drucken will, der zufällig ausgeschaltet ist?
- Wenn Windows einen Drucker "vermisst", schaltet es auf den Standard-Drucker um, wenn der ausgeschaltet ist, vermutlich auf den Windows-eigenen virtuellen PDF-Drucker.
- Wenn kein Standard-Drucker definiert wurde, sucht sich Windows einen aus. In W10 und W11 ist das der jeweils zuletzt verwendete Drucker, also ggf. jedesmal ein anderer!
- Daher kann man Windows verbieten, den Standard-Drucker automatisch zu verwalten, muss dann aber selber einen definieren, der auch immer zur Verfügung steht.
Das wird zwar alles immer im winprosa-Druckdialog angezeigt, wirkt sich aber u.U. erst beim nächsten Druckversuch aus.
Manchmal wird ein Druckauftrag in der Windows-Druckerwarteschlange geparkt/versteckt, bis der entsprechende Drucker wieder frei ist oder (nachträglich) eingeschaltet wird.
Wer einen winprosa-Druck-Job startet, erhält daher im Druckdialog den "gewählten" Drucker angezeigt und kann dabei einen anderen wählen, was dauerhaft gespeichert wird. Ist dabei die Druckvorschau aktiviert, wird der Druckauftrag erst komplett im Vorschaufenster aufgebaut. Es kann also noch abgebrochen werden. Will man tatsächlich drucken, erscheint der Druckkurzdialog (s.r.g.o.). Hier kann letztmalig abgebrochen werden, gedruckt werden oder ein anderer Drucker gewählt werden. Letzterer wir aber nicht mehr abgespeichert!
2. Interne Formulare
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2.1 Formulardialog
2.2 Druckdialog
2.3 RTF-Editor für Kommentare und Fußnoten
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2.4 Variablenlisten
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2.1 Formulardialog
Die Kurswahlprotokolle dienen hier als Beispiel für typische interne Formulare, da sie meist direkt während der Ersterfassung/Umwahlerfassung gedruckt werden.
Interne Formulare, wie diese Protokolle, sind daher schnell über die jeweilige Fenster-Symbolleiste des betreffenden Dienstes aufrufbar (in diesem Fall schülerweise | Kurswahl) und müssen nicht erst aus der großen Liste der externen Formulare ausgesucht werden. Der zugehörige Formulardialog ist immer knapp und übersichtlich (s.r.) und variiert von Dienst zu Dienst.
Sie haben im Kurswahlverarbeitungs-Dienst die Wahl zwischen allen Kurswahlprotokollen (= im Schülerfilter aufgelistete) und einzelnen Protokollen (= im Schülerfilter markierte), zwischen Einzelprotokollen (ein Schüler pro Blatt, ein- oder zweiseitig) und Protokollübersichten (mehrere Schüler pro Blatt). Ferner können Sie namentlich gekennzeichnete Leerformulare (zum Ausfüllen von Hand) oder ein Blankoformular (z.B. für Einzelberatungen) ausdrucken.
Beim Druck interner Formulare, wie den Protokollen, müssen die Schüler im Schülerfilter vorher ggf. ausgewählt/markiert werden. winprosa aktiviert diese Auswahl automatisch und blendet ggf. alle anderen Schüler im Schülerfilter aus, so als ob Sie im Schülerfilter 
angeklickt hätten. Daher müssen Sie ggf. nach dem Drucken mittels Klick auf Alle wieder alle Schüler aktivieren.
Es ist empfehlenswert, die Vorschauoption 
in der Haupt-Symbolleiste zu aktivieren, damit Sie prüfen können, ob das richtige Formular ggf. mit den gewünschten Einstellungen gewäht worden war.
Im linken Beispiel ist ein Einzelprotokoll mit Fußnote (incl. Variablendruck) dargestellt. In der Mitte ist mit gleicher Fußnote das gesamte Fachangebot zugeschaltet; daher reicht eine Seite nicht mehr aus und das zweiseitige Protokoll wäre besser gewesen. Rechts ist eine Protokollübersicht dargestellt.
2.2 Druckdialog
Nach Auswahl einer Protokollart öffnet sich der Druckdialog (s.r.). Dort können Sie den Drucker aus der Liste aller installierten Drucker bestimmen, Duplex- oder Simplex-Druck einstellen und die Fußnotendatei/Kommentardatei auswählen, wie in 
1.5 Druckdialog-Einstellungen beschrieben ist.
In der Druckdialog-Symbolleiste können Sie einen RTF-Editor (für einfachere Layouts) oder MS-Word (für komplexere Layouts) aufrufen (die gleichen Knöpfe finden Sie auch in der Haupt-Symbolleiste).
Ferner können Sie dort über 
die Variablenlisten von winprosa bedienen (u.a. für Prüfungstermine, Zeugnistermine).
Fußnotendateien müssen im RTF-Format erstellt werden (siehe 2.3 RTF-Editor für Kommentare und Fußnoten). Diese können auch Variablen enthalten (siehe 2.4 Variablenlisten).
Wollen Sie RTF-Texte mit MS-Word erstellen, müssen Sie also dort beim Speichern das RTF-Format wählen. Der RTF-Editor von winprosa ist jedoch viel kleiner und daher sehr viel schneller aufgerufen.
Durch Anklicken des entsprechenden Kästchens können Sie eine ausgewählte Kommentardatei schnell ein- und ausblenden. Sie können aber auch das Dateinamensfeld ganz löschen über Kommentardateiangabe löschen .
2.3 RTF-Editor für Kommentare und Fußnoten
Wenn Sie im Druckdialog eine Kommentardatei auswählen und dann den RTF-Editor von dort aus starten, wird die gewählte Kommentardatei zum Überarbeiten aufgerufen.
Im Bsp. (s.r.) ist die Datei zu sehen, die oben in den Protokollen ausgedruckt wurde. Zu erkennen ist das Abgabedatum als fetter Textteil. Daher müssen Sie vor jeder Verwendung dieser Datei das Datum ggf. aktualisieren.
Wenn Sie den Text "Donnerstag, 23.07.15, 12.00 Uhr," durch die Variable %%KWABG4%% ersetzen (die Doppelprozentzeichen sind wichtig!), dann wird der Termin der KursWahlABGabe 4. Sem. automatisch in den Text übernommen, sofern er in der entsprechenden Variablenlisten eingetragen worden ist (s.r.u.; blau markiert
2.4 Variablenlisten
Im Dienst Bearbeiten > Formulare > Variablen sind auf der Karteikarte Systemvariablen in der Liste (links) das Schulleitungs/Prüfungsleitungs-Team aufzuführen und in der Kartei (rechts) u.a. für jedes Semester eine Karteikarte mit Daten zu pflegen (s.r.).
Neben den dort aufgeführten Werten sind i.d.R. Variablennamen angegeben (Bsp. s.r.; blau markiert). Diese können von Power-Usern für eigene Listen und Formulare verwendet werden.
Jedes Datum besteht aus Datumsfeld, Formatfeld und Musterfeld. Sowie der Cursor ein Formatfeld triffr, wird ein Formatierungsbeispiel eingeblendet (pinkfarben markiert).
Weitere Details siehe 4. Variablen für Formulare und Listen.
3. Externe Formulare
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3.1 Formulardialog
3.2 Organisation der Formulare
3.3 Erweiterter Druckdialog
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Die aktuelle Grundausstattung externer Formulare (winprosa-Formulare), die für alle anfallenden Aufgaben ausreicht, wird mit jedem Update ausgeliefert/aktualisiert. Bestimmte Formulare können aber auch vor Ort angepasst werden, bzw. es können eigene Formulare erstellt werden.
Eigene Formulare sind immer extern und müssen in winprosa mittels ReportDesigner entwickelt und als Dateien im winprosa-Formularordner (…\cmh\wprdaten\arbeit\!rpf\) auf der Festplatte abgelegt werden.
Die Dateinamen aller per Programminstallation/Update ausgelieferter winprosa-Formulare beginnen immer mit "!", z.B. !kursliste-einfach.rpf. Derartige Dateien werden grundsätzlich bei jedem Update gelöscht und durch ggf. aktuellere Versionen ersetzt. Daher dürfen die Dateinamen eigener Formulare nicht mit "!" beginnen.
Formulare, deren Namen mit "!!" beginnen, sind "amtlich" und können nicht verändert oder durch eigene Versionen ersetzt werden.
Im Formulardialog-Fenster (s.w.u.) werden die winprosa-Formulare mit 
, 
oder 
gekennzeichnet, eigene Formulare mit 
, 
oder 
.
Der Druck externer Formulare kann aus Kompatibilitätsgründen auch über Datei > Drucken aufgerufen werden (s.l.). Dadurch wird direkt das Formulardialog-Fenster geöffnet.
Aber normalerweise wird der Druck über die Haupt-Symbolleiste gestartet (s.r.). Das ist rationeller, da die zuletzt gebrauchten Formulare zur schnellen Auswahl in benutzerabhängigen History-Listen vorgehalten werden, während diese über Datei > Drucken jedesmal neu ausgesucht werden müssen.
Da die History-Listen laufend wachsen, aber im Fassungsvermögen begrenzt sein müssen, können diese im Dienst Extras > Benutzerparameter | Parametersätze löschen jederzeit gekürzt werden (siehe auch Bedienung > 1.4 Benutzerparameter).
Über 
starten Sie den Schnelldruck des zuletzt aktiven Formulars.
Über 
starten Sie den zweistufigen Formulardialog, über den Formulare ausgewählt und verwaltet werden. Dort wählen Sie direkt eines der letztverwendeten Formulare zum Druck aus oder öffnen über Formularverwaltung und -auswahl das Formulardialog-Fenster.
Die Gestaltung eigener Formulare mittels ReportDesigner wird weiter unten beschrieben.
Etliche externe Formulare benötigen beim Druck Informationen z.B. über das Schulleitungs-/Prüfungsleitungs-Team, Zeugnistermine usw. Diese Daten werden im Dienst Bearbeiten > Formulare > Variablen auf der Karteikarte Systemvariablen erfasst. Dort ist u.a. für jedes Semester eine Karteikarte mit Daten zu pflegen; siehe 4. Variablen für Formulare und Listen.
3.1 Formulardialog
| • Formulardialog-Fenster | (• Gültigkeitsdauer von Zeugnis-Formularen • Baumansicht/Baumstruktur • Favoriten anlegen) |
Das Formulardialog-Fenster öffnen Sie über Formularverwaltung und -auswahl , wie oben beschrieben. Es ist zweigeteilt (s.r.):
- Links werden in der Baumstruktur alle aktuell vorhandenen Formulare angezeigt, eingeteilt nach Formularart und Formulargruppe (oder mit umgekehrter Hierarchie 1). Das Duplex-Abizeugnis ab 2014 (2) ist ausgewählt.
- Rechts sind daher nach allgemeinen Hinweisen die Detais zu diesem Formular eingeblendet. Zusätzlich zur Formularbeschreibung samt Hinweisen sind dort auch Bedienungshinweise angegeben.
Offensichtlich kann dieses Formular auch für Abschriften und Neufertigungen eingesetzt werden (3); es muss also zuschaltbare Texte geben. Die gelb unterlegten (von Formular zu Formular variierenden) Hinweise (4) dienen der leichteren Unterscheidung ähnlicher Formulare. Das ausgewählte Zeugnis-Formular ist offensichtlich ab Abijahr 2014 gültig (5).
Es gibt die ausgelieferten winprosa-Formulare und ggf. selbsterstellte eigene Formulare (6). Da Sie vermutlich nicht alle winprosa-Formulare gebrauchen können, sind die benötigten als "eigene Favoriten" wählbar (7; eingestellt ist: nur eigene Favoriten anzeigen). Sie können Formulare aber auch ganz löschen, wenn diese nicht schreibgeschützt sind (8).
Wenn Sie mehrere unterschiedliche Formulare hintereinander drucken wollen, können Sie durch Anhaken von mehrfach (nur Druck) (9) dafür sorgen, dass der Formulardialog nach jedem Druckjob sofort wieder geöffnet wird.
• Gültigkeitsdauer von Zeugnis-Formularen
Die Zeugnisse sind "amtliche" Formulare, die juristische Vorgaben erfüllen müssen. Diese Vorgaben können sich von Jahrgang zu Jahrgang ändern. Damit Sie nicht versehentlich das falsche Zeugnisformular laden können, werden für den eingestellten Jahrgang (zunächst) nur die für ihn gültigen Formulare zur Auswahl angeboten.
So gab es z.B. für den Jahrgang 2013 neue Vorgaben und für den Jahrgang 2014 wieder neuere. Daher wird bei späterem Aufruf des Jahrgangs 2013 ein Formular Abi-Zeugnis duplex (13) angeboten.
Beim Aufruf des Jahrgangs 2014 steht das Formular Abi-Zeugnis duplex (14-n) zur Verfügung (s.o.), das für den Jahrgang 2014 und folgende freigeschaltet ist (5). Es ist offensichtlich im Layout leicht geändert gegenüber dem ebenfalls gültigen Formular Abi-Zeugnis duplex (14-), das im Bild (s.o.) aber ausgeblendet ist, weil es dort nicht als Favorit gekennzeichnet ist.
Sobald sich die Vorgaben für ein Zeugnisformular ändern, wird eine aktualisierte Version via Update-Service angeboten, in der die vorhandenen Formulare auf "ihre" Jahrgänge beschränkt sind (s.l.).
Wer sich für die Unterschiede zu anderen Jahrgängen genauer interessiert, kann die zugehörigen Formulare einblenden (s.r.).
• Baumansicht/Baumstruktur
Sie können in der Baumansicht natürlich einzelne Pfade öffnen oder schließen (Doppelklick). Und mittels 
können Sie die ganze Baumansicht komplett öffnen oder schließen. Ein so "gefundenes" Dokument starten Sie ggf. ebenfalls mittels Doppelklick.
Die Baumstruktur ist gegliedert nach Formularart und Formulargruppe (s.l.u.) oder nach Formulargruppe und Formularart (s.r.u.).
Links ist schön zu sehen, dass es Pläne nur für Schüler gibt, aber rechts erkennen Sie dass es für Schüler noch viele weitere Formulararten gibt.
• Favoriten anlegen
Im Bild ist die Option nur eigene Favoriten anzeigen nicht aktiviert. Dadurch werden alle Formulare eingeblendet und dabei die Favoriten mit oder gekennzeichnet, die restlichen mit oder .
Bei aktiver Option werden nur die Favoriten angezeigt und mit oder gekennzeichnet.
Über das Kontextmenü eines Formulars (Rechtsklick) oder über Strg+Linksklick können Sie den Favoritenstatus eines Formulares ändern.
Alle winprosa-Formulare sind mit gekennzeichnet, alle eigenen mit . winprosa-Formulare werden bei jedem Update ggf. aktualisiert/gelöscht, eigene bleiben immer erhalten und können somit veralten/unbrauchbar werden.
Wenn Sie mehrere unterschiedliche Formulare hintereinander drucken wollen, können Sie durch Anhaken von mehrmals (nur Druck) dafür sorgen, dass der Formulardialog nach jedem Druckjob sofort wieder geöffnet wird.
3.2 Organisation der Formulare
Formulare können nur zum Druck aufgerufen werden, wenn sie in winprosa registriert sind. Erst nach Registrierung können sie im Formulardialog ausgewählt werden.
In der Fenstersymbolleiste sind alle Dienste zur Organisation Ihrer Formulare angeordnet.
Dort können Sie
- Formulare neu einlesen und registrieren sowie
- doppelte Bezeichner finden und
- eine (einzelne) externe Formulardatei der Liste hinzufügen und
- eine Formulardatei aus einer bestehenden Formular- oder Vorlagendatei ableiten.
Formulare neu einlesen und registrieren:
Nach Start des Dienstes scannt winprosa alle vorhandenen Formulare (1) und ordnet sie ggf in der Liste neu ein (2). Im Bsp. war die Liste offensichtlich bereits aktuell.
doppelte Bezeichner finden:
Nach Start des Dienstes scannt winprosa alle vorhandenen Formulare auf mehrfach vorkommende "Bezeichner".
Im Bsp. gibt es drei Formulare mit dem gleichen Namen/Bezeichner Hinweise zur Kurswahlabgabe (1). Hier war also versäumt worden, unterschiedliche Namen für diese Formulare zu vergeben.
Zusätzlich gibt es Probleme mit einem Abiturzeugnisformular (2). Das Bsp. ist offensichtlich während der Zeugnisentwicklung bei Fa. cmH aufgenommen worden.
eine (einzelne) externe Formulardatei der Liste hinzufügen:
Angenommen, an einer Ihrer Koop-Schulen wird ein Eigen-Formular entwickelt, das auch Sie einsetzen wollen. Dann müssen Sie die Formular-Datei in das Formular-Verzeichnis (z.B. ...\winprosa\daten\arbeit\!rpf\) ablegen und registrieren.
Dieser Dienst ist nur für Sonderfälle nötig, denn auch mittels Formulare neu einlesen und registrieren können einzelne Formulare registriert werden.
eine Formulardatei aus einer bestehenden Formular- oder Vorlagendatei ableiten:
Wenn Sie ein vorhandenes Formular abändern wollen oder ein eigenens Formular entwerfen wollen, sollte als Ausgangspunkt jeweils ein vorhandenes Formular gewählt werden. Dieses muss erst unter neuem Namen abgespeichert und dann abgeändert werden.
Die dazu nötigen sieben Schritte werden hier unterstützt.
Wählen sie also ein geeignetes Ausgangsformular aus (1) und speichern es unter einem neuen Datei-Namen ab (2).
Sie dürfen keinen Formularnamen mit "!" beginnen lassen, denn alle externen Formulare, deren Namen mit "!" beginnt, können beim Updateprozess jederzeit geändert/angepasst werden. Dadurch würden Ihre eingenen Formulare verloren gehen.
Alle mit "!!" gekennzeichneten externen Formulare sind darüber hinaus schreibgeschützt. Natürlich können Sie selbst keine schreibgeschützten Formulare abändern, also keine Zeugnisse umbauen!
Dadurch wird automatisch die Formularregistrierung gestartet (3) und Sie werden aufgefordert, die Formulareigenschaften (Reporteinstellungen) des neuen Formulars anzupassen (s.l.).
Die Reporteinstellungen werden geöffnet. Dort können Sie den neuen Bezeichner/Namen des Formulars eintragen (4), der dann sofort in der Liste erscheint, sowie das Erstellungsdatum (5) und den Autor (6) aktualisieren.
Nach Klick auf OK (7) ist die Registrierung des neuen Formlars abgeschlossen.
Das Formular hat aber noch das alte Aussehen. Es muss also später noch im Formulardesigner abgeändert werden (8). Dort wird es bereits als neues Formular an erster Stelle angeboten (s.u.).
3.3 Erweiterter Druckdialog
Der Erweiterte Druckdialog für externe Formulare stimmt im linken Teilfenster mit dem (einfachen) Druckdialog für interne Formulare überein (siehe 1.5 Druckdialog-Einstellungen.
Daher bietet er auch in der Fenstersymbolleiste über den direkten Aufruf der Variablenlisten (blau markiert), siehe 4. Variablen für Formulare und Listen.
Und im rechten Teilfenster bietet er zusätzliche Auswahlfelder an, in denen die Schüler, Kurse usw. ggf. mittels Shift oder Strg markiert werden können. Dabei sorgen die Einstellungen im Schülerfilter für die Grundmenge und Reihenfolge.
Zeugnisdruck
Nebenstehend ist als Beispiel der Druckdialog der Abiturzeugnisse abgebildet. Hier können einzelne oder mehrere Schüler ausgewählt werden. Wenn im Schülerfilter bestandene Schüler/innen eingestellt sind, werden im Druckdialog auch nur diejenigen angeboten, die ein Abiturzeugnis erhalten dürfen.
Da Abiturzeugnisse doppelseitig sind, ist der Duplexdruck empfehlenswert. Das muss der Drucker aber auch wissen und können. Dann kann Duplexdruck in den Windows-eigenen Druckereinstellungen vorgewählt werden oder hier im erweiterten winprosa-Druckdialog nachträglich ausgewählt werden (pinkfarben markiert).
Siehe auch 1.6 winprosa-Druckdialog und Windows-Druckereinstellungen und 5.1 Druckerinstallationen.
Die Zeugnisse werden als Original ausgedruckt, wenn nicht der Haken bei Abschrift oder Neuausfertigung angebracht ist (s.r.o.; rot markiert).
Bei Abschrift oder Neuausfertigung wird davon ausgegangen, dass ein Original bereits vorhanden ist/war, also muss das neue Druckstück entsprechend gekennzeichnet und beglaubigt werden. Daher werden die entsprechenden Daten ggf. im Fenster eingeblendet (grün markiert). Diese Daten müssen eigentlich im Dienst Bearbeiten > Formulare > Variablen erfasst werden.
Schneller geht es über den erweiterten Druckdialog (blau markiert); das Beglaubigerdatum ist hier nötigenfalls direkt definierbar, schließlich ändert es sich "laufend", während der Beglaubiger i.d.R. lägerfristig feststeht und daher nur im Dienst Variablen änderbar ist.
Oft werden Abschriften/Neufertigungen auf Vorrat (z.B. als PDF) gedruckt. Dann sind Beglaubigername und Beglaubigumsdatum nicht "bevorratbar"; daher sind sie abschaltbar.
Soll der Beglaubiger aber ausgedruckt werden, obwohl keiner definiert war, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung (s.r.) und Sie müssen den Variablen-Dialog aufrufen.
Der Variablen-Dialog wird ausführlich im folgenden Kapitel 4 besprochen. Hier sind nur die Neuerungen ab Abi 2023 dargestellt, unten im Fenster (s.r.; grün markiert).
Nur zur Erinnerung: die rot markierten Felder müssen ausgefüllt werden.
Kurslistendruck
Der Druckdialog für Kurslisten ist anders gestaltet (s.r.). Dort können Sie einen oder mehrere Kurse auswählen oder auch mittels <A> (oberster "Kurs") eine Jahrgangsliste erzeugen.
Die Standardreihenfolge der Kurse entspricht der des Fachkanons. Sie können aber auch die Reihenfolge nach Kurslehrern einstellen,indem Sie Reihenf. nach Kursl. anhaken. Dann sind Kurslisten leichter auf die Postfächer verteilbar.
Sie können auch Fachlisten ausgeben, wenn Sie ohne P'Kurseinteilung anhaken.
Der Druckdialog für Abwesenheitsblätter bietet wieder andere Auswahlmöglichkeiten (s.r.). Hier sind Schüler und Schulwochen auswählbar.
In den drei Beispielen ist zu erkennen, wie lokale und Netzwerkdrucker angesprochen werden und wie Simplex- oder Duplexdruck eingestellt werden kann.
Ferner ist abzulesen, dass nicht jedes Formular mit Fußnoten "verziert" werden darf.
4. Variablen für Formulare und Listen
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| • Bearbeiten von Variablen | (• Übersicht über Tabellen, Funktionen, Variablen) |
| - Systemvariablen | (- (Schulische) Variablen - Unterrichtswochen - Koop-Schulen) |
Über Bearbeiten > Formulare > Variablen rufen Sie folgende vier Karteikarten auf: Systemvariablen | (Schulische) Variablen | Unterrichtswochen | Koop-Schulen.
Diese Variablenlisten können Sie auch direkt in den Druckdialogen über aufrufen.
Die Systemvariablen sind nebenstehend dargestellt (s.r.).
Viele der hier definierten Variablen können auf entsprechenden Formularen ausgedruckt werden. Z.B. wird der Schulleitername auf diversen Zeugnissen benötigt. Gibt es einen Schulleiterwechsel, so genügt der Eintrag hier und alle zukünftigen Formulare stimmen wieder.
Wollen Sie auf eigenen Formularen derartige Daten verwenden, müssen in den Formularen die neben jedem Eintrag in der Variablenliste stehenden Variablennamen verwendet werden. Ein Beispiel ist blau markiert. Details siehe 2.3 RTF-Editor für Kommentare und Fußnoten.
Auf dieser Karteikarte sind links Schulleitung und Abiturvorsitz eingetragen und rechts Prüfungszahlen und auf mehreren Unterregisterkarten weitere Prüfungsdaten.
Unter der linken Liste für die Schulleitung ist die Zeugnis-Option auf den Halbjahreszeugnissen dem Namen die Dienstbezeichnung hinzufügen untergebracht (rot markiert).
Oben ist die Karte fürs vierte Semester geöffnet (s.r.o.). Unten sind die Karten für die schriftliche Prüfung (s.l.u.) und die mündliche Prüfung (s.r.u.) dargestellt.
Auf allen wimmelt es von Kalenderdaten/Uhrzeiten. Für deren Erfassung, getrennt nach Halbjahren und Prüfungsarten, besteht jeder Eintrag aus Datumsfeld, Formatfeld und Musterfeld (s.r.o.):
-
Im Datumsfeld tragen Sie ein Datum ein, zweckmäßigerweise mittels Kalenderfunktion. Ein derartiges Datum hat immer die Standardform tt.mm.jjjj (also z.B. 05.07.2021), gefolgt von der Erstellungsuhrzeit (s.r., grün markiert).
Ohne weiteres Zutun wird immer diese Standardform ausgedruckt. -
Im Formatfeld können Sie anschließend die Standardform nach Belieben abändern, indem Sie in [ und ] eingeschlossen ein Format eingeben, ggf. gefolgt von Texten/Uhrzeiten. Sowie der Cursor ein Formatfeld berührt, wird ein Formatierungshinweis eingeblendet (s.r.o.; pinkfarben manrkiert).
Das kürzeste Format lautet [t.m.jj] (→ 5.7.21), das längste [ttt., tt. mmmm jjjj] (→ Mo., 05. Juli 2021); das reicht für Juli, im November wäre [ttt., tt. mmmmmmmm jjjj] günstiger.
Und ein Datum mit Uhrzeit sieht vielleicht so aus: [ttt., tt.mm.jjjj], 7:45 (→ Mo., 05.07.2021, 7:45); die Uhrzeit ist dabei ein schlichter Text, also ohne weitere Formatierungsvoschrift.
Tragen Sie hier aber (im Gegensatz zu früher) nie ein echtes Datum ein, das würde sonst doppelt kommen. - Im Musterfeld können Sie jeweils sofort das Ergebnis in blauer Schrift begutachten. Daher können Sie ruhig mit den Formaten spielen. Verwenden Sie Punkt, Komma und Leerzeichen. Wenn hier kein sauberer Eintrag steht, dann haben Sie im Formatfeld gepfuscht!
-
Mittels der Knöpfe
(s.r.o.; orangefarben markiert) können Sie immer den entsprechenden Termin des Vorjahres übernehmen. Den können Sie dann schnell an den jeweils aktuellen Termin anpassen.
Natürlich müssen Sie nicht alle Variablen mit Werten belegen. Vielleicht schreiben Sie ja niemals Mitteilungen an die Schüler mit Abgabehinweisen und -terminen. Oder Sie schreiben derartige Termine lieber jedes Jahr direkt in die Mitteilung. Wenn Sie aber mal im Eifer eine solche Mitteilung herausgegeben haben, in der noch der Termin vom Vorjahr stand, dann wissen Sie, warum winprosa diesen Dienst bietet.
Und wenn Sie öfter von derartigen Variablen Gebrauch machen wollen, ist vielleicht die Zusammenfassung Übersicht über Tabellen, Funktionen, Variablen hilfreich.
- (Schulische) Variablen
Die Karteikarte Variablen (s.r.) ist für Power-User gedacht, die ihren Schriftverkehr automatisiert haben. Mit den dort selbst definierten Variablen lassen sich über die Abiturverarbeitung hinaus Terminkalender und Rundschreiben bedienen.
- Unterrichtswochen
Die Karteikarte Unterrichtswochen (s.r.) wird für das Abwesenheitsblatt gebraucht, mit dem die Präsenzkontrolle unterstützt werden kann.
Das Programm wprklausur.exe greift ebenfalls auf die Unterrichtswochen zu.
Seit September 2019 können hier auch Wochen für Mehrwochenunterricht (MWO) spezifiziert werden. Somit können in Spalte MW z.B. auch A/B-Wochen angezeigt werden. Eingestellt werden diese Wochenkennzeichen rechts unten (pinkfarben markiert).
Details zur Definition von Unterrichtswochen sind in Klausurenplanung > 1. Vorarbeiten zu finden.
- Koop-Schulen
Die Karteikarte Koop-Schulen (s.r.) wird für Abitur-Formulare gebraucht.
Weitere Details zur Koop-Schüler-Verarbeitung sind in Stammdatenverwaltung > 2. Verwaltung der Koop-Schüler zu finden.
• Übersicht über Tabellen, Funktionen, Variablen
Im Dienst Extras > Tabellen und Funkt. (Übersicht) können Sie u.a. alle in winprosa bekannten Variablen einsehen (s.r.).
Im oberen Bild sehen Sie die Werte der Tabelle der System-Variablen.
Darunter sind links die Funktionen für die wpr-Noten aufgelistet. Derartige Variablen werden in unseren Formularen eingesetzt (s.l.u.).
Rechts sind bei den allg. Variblen die Variablennamen der winprosa -Ordner angezeigt (s.r.u.).
Zu diesem Dienst gibt es aber die leistungsfähigere Variante Datei > winprosa-Ordnerstruktur, bei der diese Ordnerstruktur genauer untersucht werden kann. Details siehe Installation und Update … 2.4 Ordnerhierarchie.
Hier ist auch die Update-Historie abrufbar (s.r.). Details hierzu siehe Stammdatenverwaltung > 8. Datenbankpflege | Pflege III: Prüfen der Update-Historie
5. Tipps fürs Drucken
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5.1 Druckerinstallationen
5.2 Druckbildbeeinflussung
5.3 Simplex/Duplex-Druck / A4-A5-Druck / PDF-"Druck"
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5.1 Druckerinstallationen
Die im Folgenden aufgeführten Bilder sind mit Windows 10 erstellt worden. In W10 wird die Systemsteuerung mit anderer Optik und Darstellungslogik präsentiert, als in W7/W8. Die alten W7/W8-Einstellungsfenster wurden seit der Veröffentlichung von W10 im Jahr 2015 schrittweise durch die neuen W10-Einstellungsfenster ersetzt. Diese Modernisierung ist noch lange nicht abgeschlossen, sie geschieht schrittweise anlässlich der regelmäßig erscheinenden Halbjahres-Updates des Betriebssystems.
Das hat zur Folge, dass derzeit die meisten Systemeinstellungen auf die alte (= Systemsteuerung) und die neue Weise (= Einstellungen) aktiviert werden können, wobei sich Darstellung und Bedienung in Halbjahresrhythmus zugunsten der Einstellungen verschieben.
Die Systemsteuerung wirkt technischer/logischer, die Einstellungen dagegen humaner/intuitiver. Aber selbst Anfang 2021, also nach 11 Updates, wirken die Einstellungen (subjektiv empfunden) lediglich anders, vor allem aber irgendwie unübersichtlicher. "Lustig" wird's, wenn man über Einstellungen dann jetzt noch irgendwann bei einem "alten" Systemsteuerungsfenster landet.
Das führt zu Problemen bei der Erstellung von Beschreibungen/Handlungsanweisungen, denn auch innerhalb von W10 hängen Darstellung und Aufruf/Bedienung vom Aktualisierungsdatum ab!
Es ist trotzdem wichtig, alle W10-Updates regelmäßig einzuspielen, um das System größtmöglich geschützt zu halten. Das W10-Aktualisierungsdatum erfahren Sie z.B über Einstellungen > System > Info | Windows-Spezifikationen
• Erstinstallation
Ein neuer Drucker kann immer entweder direkt von Windows aus oder mittels Installationsmedium des Druckerherstellers installiert werden. Windows bringt nämlich für fast alle Fabrikate eigene Druckertreiber mit. Sie sollten aber einen neuen Drucker immer mit der Installations-CD des Herstellers einrichten, nur dann werden alle Optionen des Druckers gleich erkannt und aktiviert. Dadurch ergeben sich aber u.U. mehrere Wege, die Druckereigenschaften und Druckeinstellungen zu beeinflussen, den Windows-Weg, den des Herstellers und den für netzwerkfähige Drucker über das herstellerspezifische Webinterface.
Da Drucker meist länger leben, als das Betriebssytem, kann es nützlich sein, nach einen Windows-Upgrade auf der Hersteller-Seite nach aktualisierten Treibern zu suchen.
Den (alten) Einstellungsdienst für (installierte) Drucker finden Sie in W10 im Fenster Geräte und Drucker unter Systemsteuerung > Geräte und Drucker oder unter Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner. Der wird aber nur gebraucht, um nachträglich Druckereigenschaften zu ändern, Druckeinstellungen festzulegen oder Drucker mehrfach zu installieren (klonen).
Da der Weg über Einstellungen selbst Anfang 2021 noch unbefriedigend klappt, geben wir hier den Weg über die gute alte Systemsteuerung an, die natürlich immer noch aufrufbar ist: Öffnen Sie das W10-Startmenü und tippen sofort die Buchstaben systemsteuerung ein, das startet den Suchdienst. Bereits nach den ersten drei Buchstaben werden Sie fündig (s.l.u.). Starten Sie dort Geräte und Drucker, dadurch öffnet sich das entsprechende Fenster (s.r.u.). Offensichtlich sind u.a. der (echte) Netzwerk-Multifunktionsdrucker Epson ET 4750, sowie die (virtuellen) Drucker FinePrint (Druckmanager) und PDFCreator (PDF-Drucker) installiert.
Im folgenden Beispiel sehen Sie in einer etwas älteren Verion von Geräte und Drucker den Multifunktionsdrucker Brother MFC-9840CDW (0) samt einiger Klone (1).
Im Kontextmenü der Drucker (s.l.) sind die Windows-Dienste 2 - 4 aufrufbar und nach Doppelklick auf das Druckersymbol kommt das Herstellermenü (s.l.u.).
Die Dienste 2 und 3 stimmen im Kontextmenü und im Herstellermenü jeweils überein. Dienst 4 ist der normale Windows-Eigenschaftendialog (hier nicht dargestellt).
Dienst 3 Druckereigenschaften (Brother: Drucker anpassen) dient der Festlegung der Hardware des Druckers; wieviele Schächte, welche Papier-Formate, Farbe/SW, Auflösung usw.. Ferner legen Sie hier die Druckerfreigabe fest, bestimmen die Druckeranschlüsse, die Spoolereigenschaften usw.. Dieser Dienst wird nur bei der Installation und bei eventuellem Ausbau des Druckers benötigt.
Dienst 2 Druckeinstellungen (Brother: Druckoptionen anpassen) dient der Einstellung für den aktuellen Druckauftrag. Hier wechselt man also zwischen Farbe und Schwarzweiß, A4 und A5, Duplex und Simplex, usw..
Unten sind die beiden Dienste dargestellt. Links kann man durch 08000">• Mehrfachinstallation des vorhandenen Druckers (Klonen)
Setzt man z.B. einen duplexfähigen Multifunktionsdrucker ein, muss man für jeden Auftrag ggf. die Druckeinstellungen aktualisieren. Das kann im Alltagsstress schon mal schief gehen. Denn typische Druckaufträge sind vielleicht:
| Zeugnisse für Kl. 5 - 10 | SW DIN-A5 Hoch simplex Papier | Schülerstundenpläne Kursstufe | SW DIN-A5 Quer simplex Papier | |||
| Zeugnisse Kursstufe | SW DIN-A4 simplex Papier | Kurswahlprotokolle | SW DIN-A4 duplex Papier | |||
| Abiturzeugnisse | SW DIN-A4 duplex Karton | Untis-Stundenpläne | Farbe DIN-A4 simplex Papier | |||
| Kurs-/Noten-Listen | SW DIN-A4 simplex Papier | Word-Texte | alle möglichen Kombinationen |
Besonders kritisch scheint die Papierart zu sein. Das Tonerpulver wird nämlich bei Temperaturen von 170° bis 200° ins Papier eingebrannt und diese Fixiertemperatur ist papierabhängig. D.h., für die Abiturzeugnisse sollte in den Druckeinstellungen schweres Papier oder Karton eingestellt werden. Andernfalls lässt sich der Toner später vom Zeugnis rubbeln. Eine diesbezügliche Fehleinstellung merkt man meist erst, wenn der ganze Druckauftag abgearbeitet ist.
Wenn man aber den Drucker dauerhaft auf Karton einstellen würde, würden dünnere Papiere beim Fixieren u.U. wellig werden.
Vor allem, wenn im Laufe eines Arbeitstages derartige Formulare im Wechsel gedruckt werden müssen, schafft u.U. die Mehrfachinstallation des vorhandenen Druckers Abhilfe. Alle Installationen verwenden dieselben Druckertreiber und damit dieselben Eigenschaften, aber jede Installation wird mit anderen Einstellungen versehen und entsprechend benannt. (s.o. , 1).
Dazu müssen Sie im Dienst Geräte und Drucker (s.o.) auf Drucker hinzufügen klicken. Dann sucht Windows nach angeschlossenen Druckern; falls keine gefunden werden, aktivieren Sie "Der gewünschte Drucker ist nicht in der Liste enthalten" und dann "Mein Drucker ist etwas älter, ich brauche Hilfe" (Windows 10). Dann wird der Drucker gefunden und kann ausgewählt werden. Geben sie dem Drucker einen neuen (sprechenden) Namen.
Im Beispiel oben wurden auf diese Weise vier Klone erzeugt und so benannt, dass sie später in der Druckerliste in der gewünschten Reihenfolge aufgelistet werden.
Für jeden der Klone rufen Sie zuletzt den Dienst Druckeinstellungen auf. Der ist bei Klonen anders aufgebaut (s.u.). Dort stellen Sie nun das jeweilige Druckerverhalten ein.
Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass auch der Dienst Druckereigenschaften bei Klonen anders aufgebaut ist.
Die konsequente Verwendung geklonter Drucker hat den Vorteil, dass Sie im Druckernamen bereits erkennen, wie das Druckbild gestaltet werden soll. Dadurch sparen Sie sich den Umstand, bei jedem Druckauftrag sicherheitshalber die Druckeinstellungen überprüfen zu müssen. Dies ist in winprosa sowieso nur über die Druckvorschau möglich (siehe 1. Druckaufträge)
5.2 Druckbildbeeinflussung
| • Installierte Schriftarten | (• Schriftarten-Ersetzung • Schulnamen-Logik • Steuerung des Umbruchs bei zu langem Schulnamen) |
Das Abiturzeugnis ist das kompexeste Formular, das winprosa gestalten muss. winprosa verwendet u.a. dafür die Schriftarten Arial, Arial Narrow und Courier New bis hinunter zur Schriftgröße 6.
Auf manchen Formularen ist der Platz so knapp bemessen, dass die Druckvorschau von winprosa zu ungenau arbeitet. Sie ist daher ggf. nicht für die Entwicklung und Begutachtung komplexer Formulare geeignet; nur der echte Druck gibt dann Aufschluss über das Layout.
Details zur Druckvorschau siehe 1.3 Druckvorschau.
Arial und Courier New werden mit Windows ausgeliefert, aber Arial Narrow gehört zum Lieferumfang von MS Word. Da winprosa sowieso Word und Excel benötigt, gibt das normalerweise keine Probleme. Aber die Web-Versionen von Office 365 sind nicht geeignet! Und an einem PC ohne Arial Narrow können keine Abiturzeugnisse usw. gedruckt werden.
An einem PC ohne Arial Narrow sind in der Schriftfamilie nur 5 Schriftarten vermerkt (s.l.), an einem mit Arial Narrow dagegen 4 weitere (s.r.; grün markiert). Wenn Sie eine davon anklicken, wird das zugehörige Druckmuster eingeblendet und oben steht der Schriftname Arial Narrow.
• Schriftarten-Ersetzung
Auch wenn der Druckertreiber "Schriftartenmimikri" betreibt, kann es Überraschungen geben. Der Druckertreiber für den etwas älteren EPSON EPL5800 ersetzt z.B. standardmäßig die Schriftart Courier New durch die im Drucker eingebaute Ersatzschriftart Courier SWC. Das ist im Prinzip wünschenswert, denn die Ersatzschriftart ist etwas fetter und gefälliger als die Originalschriftart und stört die Metrik des Layouts nicht.
Wenn ein Druckertreiber aber z.B. Arial Narrow durch eine nur gerigfügig größere Schriftart ersetzen würde, dann wären Abiturzeugnisse dort nicht mehr druckbar.
Beim EPSON EPL5800 z.B. kann man in den Druckereigenschaften für Optionale Einstellungen > Druckertreiber > erweiterte Einstellungen > Truetypeschriften mit Ersatzschriften drucken Nein eingeben. Hier lässt sich also die Mimikri unterbinden. Bei Ja kommt man weiter über Einstellung zu der Tabelle, in der z.B. steht Courier new wird ersetzt durch Courier SWC.
Moderne Druckertreiber verwenden den "Windowsdruck", da gibt es grundsätzlich keine Probleme.
• Schulnamen-Logik
Im Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration | Schul- und Lizenzdaten sind bei den Lizenzdaten die drei Felder Schulname, Schulort mit PLZ und Teilort vorgegeben (s.r.).
Nach dem Einlesen der Lizenzdaten (bei der Installation) überträgt winprosa diese Felder folgendermaßen in die Felder Schuldaten für Formulare:
Der Schulname wird in das Feld Schulname (1. Zeile) kopiert, der Schulort mit PLZ wird ohne PLZ in das Feld Schulort (2. Zeile) kopiert und der Teilort in das Feld Ort für Datumsangaben auf Zeugnissen .
Auf den Formularen wird später immer der Schulname aus den Feldern Schuldaten für Formulare verwendet.
Auf manchen Formularen wird der Schulname zweizeilig gedruckt (z.B. Halbjahreszeugnis), auf anderen einzeilig; dann werden die beiden Teile ... (1. Zeile) und ... (2. Zeile) eben hintereinander in eine gemeinsame Zeile gedruckt (z.B. Abiturzeugnis).
Die Einträge im Feld Schuldaten für Formulare können Sie anpassen, wie es nebenstehend geschehen ist. Sie müssen nur beachten, dass aus dem auf amtlichen Dokumenten eingedruckten Schulnamen immer auch der Schulort hervorgehen muss.
Wenn Sie die nebenstehende Darstellung wählen, erfolgt der Schulnamensdruck auf dem Halbjahreszeugnis einzeilig.
• Steuerung des Umbruchs bei zu langem Schulnamen
Angenommen, das "Kreis-Gymnasium Großherrberg-Steinhausen" wird zu Ehren des großen Sohnes der Stadt umbenannt in "Hansjörg-Schmitzgäbele-Gymnasium Großherrberg-Steinhausen", dann muss die Namensänderung im Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration | Schul- und Lizenzdaten erfolgen (s.r.).
Auf der Vorderseite der Abiturzeugnis-Formulare werden Schulname und Schulort normalerweise zusammen in einer Zeile ausgedruckt. Leider ist der Platz für den neuen Namen zu kurz und es erfolgt ein automatischer Umbruch an der letzen "sinnvollen" Trennstelle:
Hansjörg-Schmitzgäbele-Gymnasium Großherrberg-
Steinhausen
Nun wäre es schöner, wenn die Trennung am Leerzeichen erfolgen würde:
Hansjörg-Schmitzgäbele-Gymnasium
Großherrberg-Steinhausen
Dies dürfen wir aber nicht "hart" in die Formulare programmieren, denn sonst würden auch kürzere Schulnamen immer umgebrochen werden.
Sie können das Umbruchverhalten aber selbst steuern, indem Sie einen geschützten Bindestrich anstelle des normalen Bindestrichs verwenden:
Tippen Sie auf der Karteikarte Schul- und Lizenzdaten (s.o.) im Ortsnamen anstelle des Bindestrichs die Tastenkombination Alt + 0173 (in MS-Word wäre das Strg+Umschalt+Minus) und erzeugen so einen geschützten Bindestrich, der vom Trennalgorithmus wie ein normales Zeichen interpretiert wird und somit nicht als Trennstelle erkannt wird. Die letzte "sinnvolle" Trennstelle im gesammten Schulnamenstext ist dann das Leerzeichen zwischen Name und Ort.
Und mit der Kombination Alt + 255 (in MS-Word wäre das Strg+Umschalt+Leertaste) erzeugen Sie ein geschütztes Leerzeichen; so können Sie verhindern, dass an der entsprechenden Leerzeichenstelle getrennt wird.
Achtung: die Ziffern müssen vom Nummernblock auf der Tastatur kommen!
5.3 Simplex/Duplex-Druck / A4-A5-Druck / PDF-"Druck"
| • Formulararten | (• Drucken mit Duplex-Druckern • Drucken mit Simplex-Druckern • Drucken über Druckmanager • PDF-"Druck" • A4/A5-Druck) |
winprosa kennt Formulare für Normalpapier, solche für Karton (dickeres Papier), einseitige oder zweiseitige Formulare, Einzelformulare oder Serienformulare. Ein "ordentlicher" Duplexdrucker scheint da ideal zu sein. Aber nicht jeder Drucker kommt mit jeder Formularart gleich gut zurecht.
Der Weg durch den Drucker verläuft in mehr oder weniger engen Schlangenlinien von der Papierzuführung über das Druckwerk zum Ausgabeschacht. Beim Duplexdruck wendet der Drucker das Blatt hinter dem Druckwerk und lässt es dann nochmals durchs Druckwerk laufen.
Manche Drucker weisen mehrere Papierkassetten und eine zusätzliche MF-Zufuhr auf, manche haben zwei Ausgabeschächte "face down" und "face up". Das beeinflusst zusätzlich den Papierweg durch den Drucker.
Für das zweiseitige Abiturzeugnis werden edle, fälschungssichere Leerformulare auf eingefärbtem Karton mit farbigem Landeswappen geliefert. Wenn der Papierweg im Duplexdrucker zu engkurvig ist, laufen die Bögen beim zweiten Durchgang u.U. nicht mehr störungsfrei durch den Drucker. Manche Drucker lassen daher die Kombination duplex - Karton gar nicht erst zu.
In den Druckeinstellungen steht anstelle von Normalpapier - Karton manchmal Normalpapier - dickes Papier - dickeres Papier o.ä.. Dann muss die richtige Einstellung durch Versuch gefunden werden.
winprosa bietet für das Abiturzeugnis ein Duplex-Formular und je eines für die Vorderseite und eines für die Rückseite. Alle anderen doppelseitigen Formulare liegen nur in einer Form vor und werden wie alle einseitigen Formulare auf Normalpapier gedruckt.
• Drucken mit Duplex-Druckern
Wenn winprosa einen Duplexdrucker erkennt, können Sie wählen, wie der das Papier bedrucken soll (s.r.).
Da das Papier beim Druck gewendet werden muss, können Sie wählen, ob entlang der langen oder der kurzen Kante gewendet werden soll. Bei Hochformat ist das i.d.R die lange Kante, bei Querformat kommt es auf die Anwendung an.
Sie müssen unbedingt testen, ob die Verständigung zwischen Windows und dem Drucker klappt; manche Druckertreiber sind recht störrisch. Im Bsp. hat der Druckertreiber Einseitig und Duplex (lange/kurze Seite) richtig interpretiert, nicht aber Druckereinstellung verwenden; über die Druckereinstellungen ließ er sich nicht zum Duplexdruck überreden, was auf einen fehlerhaften Druckertreiber schließen lässt. Zur Installation von Druckerteibern siehe 5.1 Druckerinstallationen.
Wenns klappt, ist das zweifellos die komfortabeste Art zu drucken. Trotzdem können Fehler gemacht werden:
Duplex drucken bedeutet, dass die angelieferten Seiten "rücksichtslos" auf die Papierbögen verteilt werden, immer Vor- und Rückseite im Wechsel. Das hört sich trivial an, ist es aber spätestens dann nicht, wenn z.B. in einem Jahrgangssatz von zweiseitigen Protokollen nur das eine des inzwischen abgegangenen Schülers einseitig bleibt. Ab diesem Schüler sind die Protokolle ggf. für den Müll (Achtung Datenschutz!).
Und der ganze Satz Protokolle ist ebenfalls für den Müll, wenn beim Druck einseitiger Protokolle noch die Duplexoption aktiv ist. Die Druckvorschau hilft da auch nicht, sie gibt natürlich keine Auskunft über die gültigen Druckeinstellungen.
Wenn beim Abiturzeugnisdruck das dickere Papier in der Zufuhrkassette hängen bleibt, sollten Sie die MF-Zufuhr verwenden.
• Drucken mit Simplex-Druckern
Für die Abiturzeugnisse wird man die einseitigen Formularvorlagen verwenden. Man druckt die Vorderseiten, wendet den Stapel und druckt die Rückseiten, jeweils mit den entsprechenden Vorlagen. Aber Achtung: Wenden heißt, dass die bedruckten Bögen dann eventuell in umgekehrter Reihenfolge liegen! Dann müssen die Rückseiten ebenfalls umgekehrt ausgegeben werden (ist im Schülerfilter einstellbar!). Oder Sie verwenden die Face-up/down-Option von Druckern mit zwei Ausgabeschächten.
Zweiseitige Protokolle lassen sich ohne Tricks nicht ausdrucken, denn winprosa liefert im Wechsel Vorderseite/Rückseite; es gibt keine Option, erst alle Vorder- und dann alle Rückseiten zu drucken.
Wenn der Drucker aber die Option Mehrseitendruck bietet, können Sie 2 auf 1 einstellen, um zwei Seiten in halber Größe auf eine Druckseite zu packen. Die Protokolle sind dann immer noch gut lesbar.
Oder Sie verwenden einen virtuellen Druckertreiber (Druckmanager), wie z.B. Fineprint (s.u.).
• Drucken über Druckmanager
Mit einem Druckmanager, wie z.B. FinePrint lösen Sie fast alle oben geschilderten Probleme. Sie können u.a.:
- Mehrere Seiten (2, 4 oder 8) auf einem Blatt drucken
- Doppelseitig drucken, Broschüren (Büchlein) drucken
- Druckvorschau mit vielen Funktionen aufrufen
- Ungewollte Seiten löschen bzw. Leerseiten einfügen
- Mehrere Druckaufträge (auch aus verschiedenen Anwendungen) zusammenfassen zu einem Dokument
FinePrint ist ein spezieller Windows-Druckertreiber und wird daher wie ein Drucker installiert, ist dann als solcher aufrufbar und bietet die eigentliche Druckerwahl. In FinPrint werden dabei viele der Optionen eingestellt, die Ihr Drucker eventuell nicht bietet. Besonders angenehm ist die automatische Vorschau bei allen Druckstücken, die ermöglicht, "nachträglich" Mehrseitendruck und Duplexdruck zu wählen. Dabei können in der Vorschau Doppelseitenfehler nicht nur überprüft werden (wie in winprosa), sondern u.U. auch geheilt werden.
Beim Duplexdruck im Simplexmodus sortiert FinPrint die Vorder- und Rückseiten auseinander, druck dann die Vorderseiten, fordert zum Wenden und Wiedereinlegen des Stapels auf und druckt dann die Rückseiten. Das ist auch wichtig für die Abiturzeugnisse auf Duplexdruckern, wenn dort der Papierweg hakelt. Führen Sie das Papier ggf. im Simplexmodus über die MF-Zufuhr zu und lassen Sie sich von Fineprint sagen, wie Sie den gewendeten Stapel für den zweiten Durchgang einlegen müssen.
• PDF-"Druck"
Viele Dokumente müssen archiviert werden (siehe Installation und Update > ... > 6.4 Archvierung der Zeugnisse). Da erspart die elektronische Archivierung als PDF manchen Gang ins Büro-Archiv. Und PDFs sind natürlich ideal als Anhänge beim Email-Versand. PDF steht für Portable Document Format.
Auch die vielen Kurswahl- und Leistungs-Protokolle werden laufend zur Schülerberatung gebraucht. Die lassen sich natürlich jederzeit in winprosa reproduzieren, machen sich aber auch außerhalb von winprosa als PDF-Datei(en) gut.
Konventsübersichten können als PDF leicht im Konferenzraum projiziert werden, ohne dass winprosa dort verfügbar sein muss. Und z.B. Prüfungspläne oder Individual-Stundenpläne usw. sind als PDF leicht und schnell versendbar.
winprosa übergibt alle zu druckenden Dokumente immer an Windows, das dann den ordnungsgemäßen Druck über einen geeigneten Druckertreiber/Druckmanager veranlasst. Dadurch braucht winprosa sich nicht um individuelle Druckerspezifikationen zu kümmern, denn jedes Druckerfabrikat braucht seinen eigenen speziellen Druckertreiber.
Und Windows ist es egal, obe ein echter oder ein virtueller Drucker angesteuert werden soll. Windows 10 bringt daher neuerdings einen eigenen virtuellen Drucker namens Microsoft Print to PDF mit. Im Netz findet man aber leistungsfähigere "PDF-Drucker", wie z.B. PDFCreator oder PDF24 Creator. Wir haben im Netz auf Anhieb mindestens 13 weitere gefunden.
Wie Microsoft Print to PDF sind alle PDF-Drucker in Wirklichkeit nur virtuell, somit reine Windows-Druckertreiber, werden also wie echte Drucker installiert/angesteuert und erzeugen und speichern PDF-Dateien anstelle von Papierausdrucken. Der PDFCreator beherrscht u.a. spezielle PDF-Archiv-Formate mit eingebetteten Schriftarten (wichtig für Langzeitarchivierung; Stichwort PDF/A). Den PDF24 Creator haben wir nicht weiter getestet.
Beim Druck von vielen Protokollen oder Zeugnissen werden die in winprosa normalerweise in einer Auswahlliste zusammengestellt und dann als "Druckschlange" in einem Rutsch an den Drucker gesendet und von dem als Papierstapel ausgegeben. Ein PDF-"Drucker" erzeugt dann eben anstelle des Stapels eine einzige PDF-Datei mit einem (einzigen) Dateinamen, die alle Protokolle/Zeugnisse enthält. Der Dateiname ist der Name der gewählten Formularvorlage. Das reicht zur Archivierung, denn später lassen sich mi einem PDF-Reader aus dieser PDF-Datei einzelne Protokolle/Zeugnisse auswählen und drucken.
Z.B. beim elektronischen Kursnotenlistenversand ist aber eine einzige PDF-Datei nicht zu gebrauchen. Man braucht vielmehr mehrere einzelne PDF-Dateien mit individuellen Dateinamen (z.B. Kursname). Man wählt also wieder in der Auswahlliste eine Zusammenstellung mehrerer Kurse und muss nun winprosa sagen, dass hintereinander alle gewählten Kurse samt Kursname einzeln ausgegeben werden sollen und wohin die entsprechenden PDF-Dateien gespeichert werden sollen.
Das klappt aber nur im Zusammenspiel mit dem PDF-Druckertreiber; dort kann/muss man entsprechende Einstellungen vornehmen. Wie man mit dem PDFCreator derartige Versand-PDFs mit einem Aufruf erzeugt, ist im Serviceinfo vom 28.01.2021 beschrieben, vom Programm aus abrufbar über Hilfe > ServiceInfos anzeigen.
• A4/A5-Druck
Zeugnisse im A5-Hochformat kann man nur drucken, wenn man entsprechendes Papier in die Kassetten oder MF-Zuführung einlegt. Dort sind meist einstellbare Führungsschienen vorhanden.
Bei A5-Quer-Formularen machen manche Drucker Scherereien, weil sie annehmen, dass das Papier zu kurz sei. Typische Beispiele für solche Formulare sind die Schülerstundenplan-Formulare und etliche Mitteilungs-Formulare, die in DIN-A5-Qeuer formatiert sind.
Drucken Sie einfach auf A4 nur die erste Hälfte der Pläne/Mitteilungen, wenden dann das Papier und drucken auf die entsprechende leere Hälfte der Bögen die zweite Hälfte der Pläne/Mitteilungen. Anschließend schneiden Sie die A4-Bögen auseinander (das hätten Sie sowieso tun müssen, denn A5-Papier ist verhältnismäßig selten und teuer).
6. Erstellen einfacherer eigener Formulare
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Der Umgang mit dem Formulardesigner/ReportDesigner hat sich seit der ersten Version von winprosa nicht geändert. Nur die Optik stimmt nicht mehr, da sich die Windows-Darstellung deutlich geändert hat.
Daher sind die diesbezüglichen Kapitel 6.4 und 6.5 im alten Handbuch noch aktuell.
Hier können Sie Kapitel 6.4 herunterladen:
Handbuch winprosa 1.9 > 6. Druckaufträge > 6.4 Erstellen einfacherer eigener Formulare (Seite 107-120).
In Ihrem winprosa-Programmverzeichnis finden Sie auch das originale 45-seitige Report-Designer-Handbuch (ReportDesigner.pdf) im PDF-Format, aus dem wir die Bedienung des Designers gelernt haben.
SVP-BW arbeitet ebenfalls mit dem ReportDesigner. Aber winprosa verwendet eine von uns angepasste und erweiterte Version, die nicht kompatibel zu anderen auf dem Markt befindlichen Versionen ist.
Wenn Sie eigene Formulare in winprosa entwerfen wollen, z.B. jährlich wiederkehrende Rundschreiben, dann sollten Sie die Datumsangaben mittels der Variablen für Formulare und Listen verwenden.
7. Erstellen strukturierter Formulare
Und hier ist das Kapitel 6.5 herunterladbar: Handbuch winprosa 1.9 > 6. Druckaufträge > 6.5 Erstellen strukturierter Formulare (Seite 121-129).
Wenn Sie eigene Kurswahl-Formulare oder Noten-Listen entwerfen wollen, dann hilft vielleicht die Zusammenstellung Tabellen und Funkt. (Übersicht)
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