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Formulare und Druckaufträge in winprosa  


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Formulare und Druckaufträge in winprosa

 

  1. Druckaufträge
    Druckaufruf externer Formulare
    Druckaufruf interner Formulare
    Druckvorschau
    Druckhilfen
  2. Interne Formulare
    Formulardialog
    Druckdialog
    RTF-Editor für Kommentare und Fußnoten
    Variablenlisten
  1. Externe Formulare
    Formulardialog
    Organisation der Formulare
    Druckdialog
  2. Variablen für Formulare und Listen
  3. Tipps fürs Drucken
    Druckerinstallation
    Druckbildbeeinflussung
    Simplex-Duplex-Druck / A4-A5-Druck
  1. Erstellen einfacherer Formulare
  2. Erstellen strukturierter Formulare
  Version 2017, 21.02.18     Version 2016



 

1. Druckaufträge

Thema überspringen 1.1 Druckaufruf externer Formulare  1.2 Druckaufruf interner Formulare  1.3 Druckvorschau 
1.4 Schnelldruck/Formularauswahl 

winprosa kennt externe Formulare, die getrennt vom Programm ausgeliefert werden, und interne Formulare, die direkt im Programm implementiert sind. Dabei können Formulare einseitige Kurslisten sein oder mehrseitige Leistungslisten, aber auch hochkomplexe zweiseitige Zeugnisse.

In diesem Abschnitt wird eine Übersicht über Druckaufträge abgehandelt.
In Abschnitt 2. Interne Formulare wird am Beispiel des Kurswahlprotokolls die typische Abwicklung eines internen Druckauftrags gezeigt.
In Abschnitt 3. Externe Formulare werden am Beispiel externe Druckaufträge vorgestellt.
In Abschnitt 4. Variablen für Formulare und Listen werden die Variablen für Formulare und Listen vorgestellt. In diesen Variablen werden gleichartige Begriffe gespeichert (z.B. Konventsdatum, Datum der Schlusssitzung, Schulleitername usw.), die dann in Formulare, Listen und Kommentare für Formulare fest eingebaut werden können.
In Abschnitt 5. Tipps fürs Drucken wird z.B. der Duplexdruck erklärt usw..
In Abschnitt 6. Erstellen einfacherer Formulare und 7. Erstellen strukturierter Formulare folgt (nur für "Poweruser") die Erläuterung der Herstellung externer Formulare in winprosa mittels Formulardesigner. Mit dem Formulardesigner können auch Kommentare mit Variablen erstellt werden.

Da die externen Formulare als einzelne Dateien ausgeliefert werden, können sie bei Bedarf leicht ausgetauscht oder ergänzt werden, ohne dass Programmcode geändert werden muss.


 

  1.1 Druckaufruf externer Formulare


Externe Formulare werden entweder über Datei > Drucken aufgerufen (s.l.) oder über das Drucksymbol in der Haupt-Symbolleiste (s.r.).

Im ersten Fall wird sofort das Formulardialog-Fenster geöffnet, im zweiten können Sie zwischen den zuletzt verwendeten Formularen und dem Auswahldialog wählen.


Im Formulardialog (s.l.) werden zu jedem Formular eine Formularbeschreibung und weitere Details angegeben.

Nach Auswahl eines Formulars mittels Doppelklick oder Klick auf  Formul. benutzen  wird dessen Druckdialog geöffnet (s.r.).

Dort können die betroffenen Schüler ausgewählt werden, wobei alle Schüler angeboten werden, die im Schülerfilter aufgelistet sind. Ferner können ggf. Fußnoten zum Formular definiert und ausgedruckt werden oder Formularergänzungen zugeschaltet werden.



 

  1.2 Druckaufruf interner Formulare


Interne Formulare werden individuell auf den Karteikarten/Registerblättern über die dort vorhandenen Drucksymbole gestartet.

Im Beispiel ist das Kurswahldatenblatt ausgewählt (s.l.). Nach der Formularwahl öffnet sich der Druckdialog (s.r.), in dem ggf. eine Fußnote/Kommentardatei hinzugefügt werden kann.

Bei internen Formularen gibt es keine eigene Schülerauswahl, die Auswahl muss vielmer direkt im Schülerfilter getroffen werden.



 

  1.3 Druckvorschau


Für beide Formulararten gilt: Eine Druckvorschau ist zuschaltbar, damit Sie vor dem eigentlichen Druck prüfen können, ob der gewählte Druckauftrag stimmt. Dazu muss in der Haupt-Symbolleiste die Vorschauoption (Vorschau ein/aus) mittels eingestellt sein (im Gegensatz z.B. zu MS-Word startet das Symbol selbst noch keine Vorschauansicht!).

Bei inaktivierter Vorschauoption würde ohne weitere Rückfrage direkt auf den gewünschten Drucker gedruckt werden. Bei aktivierter Vorschauoption werden alle Formulare erst im Hintergrund erstellt; so lange ist das Druckersymbol inaktiviert (ausgegraut) und unten im Vorschaufenster läuft eine Fortschrittanzeige. Erst nach Aufbau des ganzen Druckauftrags ist das Druckersymbol aktiviert und der eigentliche Druckvorgang kann gestartet werden. Das hat zur Folge, dass z.B. bei 60 Kurswahlprotokollen einige Sekunden vergehen, bis der Druckauftrag gestartet werden kann.

Nebenstehend ist die Druckvorschau beim Druck des Leistungsprotokolls dargestellt.

Hiermit wählen Sie das Format der Bilschirmdarstellung: ganze Seite | 100% | Seitenbreite.

Hiermit blättern Sie in den angezeigten Protokollen.

Hiermit wählen Sie direkt ein Protokoll zur Anzeige aus, entweder über laufende Nummer oder über die Auswahlliste.

Damit wird der eigentliche Druckauftrag gestartet, indem der Windows-Druckdialog aufgerufen wird. Dort kann (nochmals) der Drucker ausgewählt werden und nur dort können ggf. dessen Eigenschaften (genauer: Druckeinstellungen) eingestellt werden (s.r.).

Damit beenden Sie die Vorschau. Wenn Sie versehentlich alle Schüler ausgewäht haben, obwohl Sie vorgehabt hatten, nur ein einzelnes Protokoll auszugeben, dann dauert der Aufbau der Druckliste im Hintergrund etliche Sekunden. Während dieser Zeit können Sie mittels  Esc  sofort abbrechen.



 

  1.4 Schnelldruck/Formularauswahl


Bei jedem Druckauftrag kann der Drucker gewählt werden, aber nur beim Druck über die Druckvorschau können zusätzlich die Druckeinstellungen eingestellt werden (s.o.). winprosa merkt sich bei allen Druckaufträgern die Druckereinstellungen und die letzte Formularauswahl.
Alle folgenden Symbole sind rechts in der Hauptsymbolleiste angeordnet. Durch Klick auf wird der jeweilige Druckauftrag schnell mit diesem letzten Formular gestartet.
Durch zusätzliches Einrasten von wird der Schnelldruck einzelner Schüler aktiviert. So wird z.B. beim Erfassen der Prüfungsnoten während der mündlichen Prüfung immer nur der aktuelle Schüler für den Druck vorgemerkt, so dass sein Schülerzeugnisblatt ohne neue Auswahl des Schülers direkt mittels gedruckt werden kann.
Wollen Sie ein Formular auswählen, dann müssen Sie auf neben dem Drucksymbol klicken. Dadurch wird der Formulardialog aufgerufen.

Details zur Druckeroptimierung sind in 5 Tipps fürs Drucken zu finden.


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2. Interne Formulare

Thema überspringen 2.1 Formulardialog  2.2 Druckdialog  2.3 RTF-Editor für Kommentare und Fußnoten 
2.4 Die Variablenlisten 

 

  2.1 Formulardialog


Die Kurswahlprotokolle dienen hier als Beispiel für typische interne Formulare, da sie meist direkt während der Ersterfassung/Umwahlerfassung gedruckt werden.

Interne Formulare, wie diese Protokolle, sind daher schnell über die jeweilige Fenster-Symbolleiste des betreffenden Dienstes aufrufbar (in diesem Fall schülerweise | Kurswahl) und müssen nicht erst aus der großen Liste der externen Formulare ausgesucht werden. Der zugehörige Formulardialog ist immer knapp und übersichtlich (s.r.) und variiert von Dienst zu Dienst.

Sie haben im Kurswahlverarbeitungs-Dienst die Wahl zwischen allen Kurswahlprotokollen (= im Schülerfilter angezeigte) und einzelnen Protokollen (= im Schülerfilter markierte), zwischen Einzelprotokollen (ein Schüler pro Blatt, ein- oder zweiseitig) und Protokollübersichten (mehrere Schüler pro Blatt). Ferner können Sie namentlich gekennzeichnete Leerformulare (zum Ausfüllen von Hand) oder ein Blankoformular (z.B. für Einzelberatungen) ausdrucken.

Beim Druck interner Formulare, wie den Protokollen, müssen die Schüler im Schülerfilter vorher ggf. ausgewählt/markiert werden. winprosa aktiviert diese Auswahl automatisch und blendet ggf. alle anderen Schüler im Schülerfilter aus, so als ob Sie im Schülerfilter angeklickt hätten. Daher müssen Sie ggf. nach dem Drucken mittels Klick auf  Alle  wieder alle Schüler aktivieren.

Es ist empfehlenswert, die Vorschauoption in der Haupt-Symbolleiste zu aktivieren, damit Sie prüfen können, ob das richtige Formular ggf. mit den gewünschten Einstellungen gewäht worden war.

Im linken Beispiel ist ein Einzelprotokoll mit Fußnote (incl. Variablendruck) dargestellt. In der Mitte ist mit gleicher Fußnote das gesamte Fachangebot zugeschaltet; daher reicht eine Seite nicht mehr aus und das zweiseitige Protokoll wäre besser gewesen. Rechts ist eine Protokollübersicht dargestellt.


 

  2.2 Druckdialog

Nach Auswahl einer Protokollart öffnet sich der Druckdialog (s.r.). Dort können Sie den Drucker aus der Liste aller installierten Drucker bestimmen, Duplex- oder Simplex-Druck einstellen und die Fußnotendatei/Kommentardatei auswählen.

Fußnotendateien müssen im RTF-Format erstellt werden. Sie können auch Variablen enthalten (s.u. Variablenlisten).

In der Druckdialog-Symbolleiste können Sie einen RTF-Editor (für einfachere Layouts) oder MS-Word (für komplexere Layouts) aufrufen (die gleichen Knöpfe finden Sie auch in der Haupt-Symbolleiste). Ferner können Sie dort die Variablenlisten von winprosa bedienen.

Wollen Sie RTF-Texte mit MS-Word erstellen, müssen Sie dort beim Speichern das RTF-Format wählen.

Der RTF-Editor von winprosa ist jedoch viel kleiner und daher sehr viel schneller aufgerufen.

Durch Anklicken des entsprechenden Kästchens können Sie eine ausgewählte Kommentardatei schnell ein- und ausblenden. Sie können aber auch das Dateinamensfeld ganz löschen über  Kommentardateiangabe löschen .


 

  2.3 RTF-Editor für Kommentare und Fußnoten

Wenn Sie im Druckdialog eine Kommentardatei auswählen und dann den RTF-Editor von dort aus starten, wird die gewählte Kommentardatei zum Überarbeiten aufgerufen.

Im Bsp. (s.r.) ist die Datei zu sehen, die oben in den Protokollen ausgedruckt wurde. Zu erkennen ist das Abgabedatum als fetter Textteil. Daher müssen Sie vor jeder Verwendung dieser Datei das Datum ggf. aktualisieren.

Wenn Sie den Text "Donnerstag, 23.07.15, 12.00 Uhr," durch die Variable %%KWABG1%% ersetzen (die Doppelprozentzeichen sind wichtig!), dann wird der Termin der KursWahlABGabe 1. Sem. automatisch in den Text übernommen, sofern er in den Variablenlisten enthalten ist.


 

  2.4 Variablenlisten

In den Variablenlisten (siehe auch 4. Variablen für Formulare und Listen) ist u.a. für jedes Semester eine Karteikarte vorhanden (s.r.). Neben den dort aufgeführten Werten sind i.d.R. Variablennamen angegeben. Diese können in den meisten Listen und Formularen verwendet werden.

Im Beispiel müssen die Termine noch eingetragen werden.


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3. Externe Formulare

Thema überspringen 3.1 Formulardialog  3.2 Organisation der Formulare  3.3 (Erweiterter) Druckdialog 

Die aktuelle Grundausstattung externer Formulare (cmh-Formulare), die für alle anfallenden Aufgaben ausreicht, wird mit jedem Update ausgeliefert. Bestimmte Formulare können aber auch vor Ort angepasst werden, bzw. es können eigene Formulare erstellt werden.

Eigene (externe) Formulare müssen in winprosa mittels ReportDesigner entwickelt und als Dateien im winprosa-Arbeitsordner (z.B. C:\cmh\wprdaten\arbeit\!rpf\ oder C:\cmh\winprosa\daten\arbeit\!rpf\) auf der Festplatte abgelegt werden.

Die Dateinamen aller per Programminstallation/Update ausgelieferter Formulare beginnen mit "!", z.B. !kursliste-einfach.rpf. Derartige Dateien werden grundsätzlich bei jedem Update gelöscht und durch ggf. aktuellere Versionen ersetzt. Daher dürfen die Dateinamen eigener Formulare nicht mit "!" beginnen.
Formulare, deren Namen mit "!!" beginnen, sind "amtlich" und können nicht verändert oder durch eigene Versionen ersetzt werden.

Der Druck externer Formulare kann aus Kompatibilitätsgründen auch über Datei > Drucken aufgerufen werden (s.l.). Dadurch wird direkt das Formulardialog-Fenster geöffnet.

Aber normalerweise wird der Druck über die Haupt-Symbolleiste gestartet (s.r.).

Über starten Sie den Schnelldruck des zuletzt aktiven Formulars.

Über neben dem Drucksymbol starten Sie den zweistufigen Formulardialog über den Formulare ausgewählt und verwaltet werden. Dort wählen Sie direkt eines der letztverwendeten Formulare zum Druck aus oder öffnen über  Formularverwaltung und -auswahl  das Formulardialog-Fenster.

Die Gestaltung eigener Formulare mittels ReportDesigner wird weiter unten beschrieben.



 

  3.1 Formulardialog

• Das Formulardialog-Fenster

Das Formulardialog-Fenster öffnen Sie über  Formularverwaltung und -auswahl , wie oben beschrieben. Es ist zweigeteilt (s.r.):

  • Links werden in der Baumstruktur alle aktuell vorhandenen Formulare angezeigt, eingeteilt nach Formularart und Formulargruppe (oder mit umgekehrter Hierarchie 1). Das Duplex-Abizeugnis für 2014 (2) ist ausgewählt.
  • Rechts sind daher nach allgemeinen Hinweisen die Detais zu diesem Formular eingeblendet. Zusätzlich zur Formularbeschreibung samt Hinweisen sind dort auch Bedienungshinweise angegeben.

Offensichtlich kann dieses Formular auch für Abschriften und Neufertigungen eingesetzt werden (3); es muss also zuschaltbare Texte geben. Die gelb unterlegten (von Formular zu Formular variierenden) Hinweise (4) dienen der leichteren Unterscheidung ähnlicher Formulare. Das ausgewählte Zeugnis-Formular ist offensichtlich ab Abijahr 2014 gültig (5).

Es gibt die ausgelieferten winprosa-Formulare und ggf. selbsterstellte eigene Formulare (6). Da Sie vermutlich nicht alle winprosa-Formulare gebrauchen können, sind die benötigten als Favoriten wählbar (7; eingestellt ist: nur eigene Favoriten anzeigen). Sie können Formulare aber auch ganz löschen, wenn diese nicht schreibgeschützt sind (8).

Wenn Sie mehrere unterschiedliche Formulare hintereinander drucken wollen, können Sie durch Anhaken von  mehrmals (nur Druck)  (9) dafür sorgen, dass der Formulardialog nach jedem Druckjob sofort wieder geöffnet wird.



• Gültigkeitsdauer von Zeugnis-Formularen

Die Zeugnisse sind "amtliche" Formulare, die juristische Vorgaben erfüllen müssen. Diese Vorgaben können sich von Jahrgang zu Jahrgang ändern. Damit Sie nicht versehentlich das falsche Zeugnisformular laden können, werden für den eingestellten Jahrgang (zunächst) nur die für ihn gültigen Formulare zur Auswahl angeboten.

So gab es z.B. für den Jahrgang 2013 neue Vorgaben und für den Jahrgang 2014 wieder neuere. Daher wird bei späterem Aufruf des Jahrgangs 2013 ein Formular Abi-Zeugnis duplex (13) angeboten.

Beim Aufruf des Jahrgangs 2014 steht das Formular Abi-Zeugnis duplex (14-n) zur Verfügung (s.o.), das für den Jahrgang 2014 und folgende freigeschaltet ist (5). Es ist offensichtlich im Layout leicht geändert gegenüber dem ebenfalls gültigen Formular Abi-Zeugnis duplex (14-), das im Bild (s.o.) aber ausgeblendet ist, weil es dort nicht als Favorit gekennzeichnet ist.

Sobald sich die Vorgaben für ein Zeugnisformular ändern, wird eine aktualisierte Version via Update-Service angeboten, in der die vorhandenen Formulare auf "ihre" Jahrgänge beschränkt sind (s.l.).

Wer sich für die Unterschiede zu anderen Jahrgängen genauer interessiert, kann die zugehörigen Formulare einblenden (s.r.).



• Baumansicht/Baumstruktur

Sie können in der Baumansicht natürlich einzelne Pfade öffnen oder schließen. Und mittels können Sie die ganze Baumansicht komplett öffnen oder schließen.

Die Baumstruktur ist gegliedert nach Formularart und Formulargruppe (s.l.u.) oder nach Formulargruppe und Formularart (s.r.u.).

Links ist schön zu sehen, dass es Pläne nur für Schüler gibt, aber rechts erkennen Sie dass es für Schüler noch viele weitere Formulararten gibt.



• Favoriten anlegen

Im Bild ist die Option nur eigene Favoriten anzeigen inaktiviert. Dadurch werden alle Formulare eingeblendet, die Favoriten durch gekennzeichnet, die restlichen durch .

Über das Kontextmenü eines Formulars (Rechtsklick) oder über Strg+Linksklick können Sie den Favoritenstatus eines Formulares ändern.


Wenn Sie mehrere unterschiedliche Formulare hintereinander drucken wollen, können Sie durch Anhaken von  mehrmals (nur Druck)  dafür sorgen, dass der Formulardialog nach jedem Druckjob sofort wieder geöffnet wird.


 

  3.2 Organisation der Formulare


Formulare können nur zum Druck aufgerufen werden, wenn sie in winprosa registriert sind. Erst nach Registrierung können sie im Formulardialog ausgewählt werden.

In der Fenstersymbolleiste sind alle Dienste zur Organisation Ihrer Formulare angeordnet.

Dort können Sie
- Formulare neu einlesen und registrieren sowie
- doppelte Bezeichner finden und
- eine (einzelne) externe Formulardatei der Liste hinzufügen und
- eine Formulardatei aus einer bestehenden Formular- oder Vorlagendatei ableiten.



Formulare neu einlesen und registrieren:
Nach Start des Dienstes scannt winprosa alle vorhandenen Formulare (1) und ordnet sie ggf in der Liste neu ein (2). Im Bsp. war die Liste offensichtlich bereits aktuell.



doppelte Bezeichner finden:
Nach Start des Dienstes scannt winprosa alle vorhandenen Formulare auf mehrfach vorkommende "Bezeichner".

Im Bsp. gibt es drei Formulare mit dem gleichen Namen/Bezeichner Hinweise zur Kurswahlabgabe (1). Hier war also versäumt worden, unterschiedliche Namen für diese Formulare zu vergeben.

Zusätzlich gibt es Probleme mit einem Abiturzeugnisformular (2). Das Bsp. ist offensichtlich während der Zeugnisentwicklung bei Fa. cmH aufgenommen worden.



eine (einzelne) externe Formulardatei der Liste hinzufügen:
Angenommen, an einer Ihrer Koop-Schulen wird ein Eigen-Formular entwickelt, das auch Sie einsetzen wollen. Dann müssen Sie die Formular-Datei in das Formular-Verzeichnis (z.B. ...\winprosa\daten\arbeit\!rpf\) ablegen und registrieren.

Dieser Dienst ist nur für Sonderfälle nötig, denn auch mittels Formulare neu einlesen und registrieren können einzelne Formulare registriert werden.



eine Formulardatei aus einer bestehenden Formular- oder Vorlagendatei ableiten:

Wenn Sie ein vorhandenes Formular abändern wollen oder ein eigenens Formular entwerfen wollen, sollte als Ausgangspunkt jeweils ein vorhandenes Formular gewählt werden. Dieses muss erst unter neuem Namen abgespeichert und dann abgeändert werden.

Die dazu nötigen sieben Schritte werden hier unterstützt.

Wählen sie also ein geeignetes Ausgangsformular aus (1) und speichern es unter einem neuen Datei-Namen ab (2).

Sie dürfen keinen Formularnamen mit "!" beginnen lassen, denn alle externen Formulare, deren Namen mit "!" beginnt, können beim Updateprozess jederzeit geändert/angepasst werden. Dadurch würden Ihre eingenen Formulare verloren gehen.

Alle mit "!!" gekennzeichneten externen Formulare sind darüber hinaus schreibgeschützt. Natürlich können Sie selbst keine schreibgeschützten Formulare abändern, also keine Zeugnisse umbauen!



Dadurch wird automatisch die Formularregistrierung gestartet (3) und Sie werden aufgefordert, die Formulareigenschaften (Reporteinstellungen) des neuen Formulars anzupassen (s.l.).

Die Reporteinstellungen werden geöffnet. Dort können Sie den neuen Bezeichner/Namen des Formulars eintragen (4), der dann sofort in der Liste erscheint, sowie das Erstellungsdatum (5) und den Autor (6) aktualisieren.

Nach Klick auf  OK  (7) ist die Registrierung des neuen Formlars abgeschlossen.

Das Formular hat aber noch das alte Aussehen. Es muss also später noch im Formulardesigner abgeändert werden (8). Dort wird es bereits als neues Formular an erster Stelle angeboten (s.u.).



 

  3.3 (Erweiterter) Druckdialog


Der erweiterte Druckdialog für externe Formulare stimmt links mit dem (einfachen) Druckdialog für interne Formulare überein.

Aber rechts bietet er zusätzliche Auswahlfenster an, in denen die Schüler, Kurse usw. ggf. mittels Shift oder Strg markiert werden können. Dabei sorgen die Einstellungen im Schülerfilter für die Grundmenge und Reihenfolge.


Nebenstehend ist als Beispiel der Druckdialog der Abiturzeugnisse abgebildet. Hier können einzelne oder mehrere Schüler ausgewählt werden. Wenn im Schülerfilter bestandene Schüler/innen eingestellt sind, werden im Druckdialog auch nur diejenigen angeboten, die ein Abiturzeugnis erhalten dürfen.

Die Zeugnisse werden als Original ausgedruckt, wenn nicht der Haken bei Abschrift oder Neuausfertigung angebracht ist.


Der Druckdialog für Kurslisten ist anders gestaltet (s.l.). Dort können Sie einen oder mehrere Kurse auswählen oder auch mittels   <A>   (oberster Kurs) eine Jahrgangsliste erzeugen.

Die Standardreihenfolge der Kurse entspricht der des Fachkanons. Sie können aber auch die Reihenfolge nach Kurslehrern einstellen,indem Sie  Reihenf. nach Kursl.  anhaken. Dann sind Kurslisten leichter auf die Postfächer verteilbar.

Sie können auch Fachlisten ausgeben, wenn Sie  ohne P'Kurseinteilung  anhaken.



Der Druckdialog für Abwesenheitsblätter bietet wieder andere Auswahlmöglichkeiten (s.r.). Hier sind Schüler und Schulwochen auswählbar.


In den drei Beispielen ist zu erkennen, wie lokale und Netzwerkdrucker angesprochen werden und wie Simplex- oder Duplexdruck eingestellt werden kann.

Ferner ist abzulesen, dass nicht jedes Formular mit Fußnoten "verziert" werden darf.


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4. Variablen für Formulare und Listen

Thema überspringen

Über Bearbeiten > Formulare > Variablen rufen Sie nebenstehendes Fenster auf.

Die hier definierten Variablen können auf den entsprechenden Formularen ausgedruckt werden.

Z.B. wird der Schulleitername auf diversen Zeugnissen benötigt. Gibt es einen Schulleiterwechsel, so genügt der Eintrag hier und alle Formulare stimmen wieder.

Wollen Sie auf eigenen Formularen derartige Daten verwenden, müssen in den Formularen die neben jedem Eintrag in der Variablenliste stehenden Variablennamen verwendet werden.

Die Variablen sind auf die vier Listen (Karteikarten) verteilt: Systemvariablen | Schulische Variablen | Schulwochen | Koop-Schulen.

Da sich die Systemvariablen auf die Abiturzeugnisse beziehen, ist das ein guter Platz für die Zeugnis-Option  auf den Halbjahreszeugnissen dem Namen die Dienstbezeichnung hinzufügen  links unten.


Auf der Karteikarte Systemvariablen (s.o.) sind links Schulleitung und Abiturvorsitz eingetragen und rechts Prüfungszahlen und auf mehreren Unterregisterkarten weitere Prüfungsdaten. Oben ist die Karte fürs erste Semester geöffnet. Unten sind die Karten für die schriftliche Prüfung (s.l.u.) und die mündliche Prüfung (s.r.u.) dargestellt.



Natürlich müssen Sie nicht alle Variablen mit Werten belegen. Vielleicht schreiben Sie ja niemals Mitteilungen an die Schüler mit Abgabehinweisen und -terminen. Oder Sie schreiben derartige Termine lieber jedes Jahr direkt in die Mitteilung. Wenn Sie aber mal im Eifer eine solche Mitteilung herausgegeben haben, in der noch der Termin vom Vorjahr stand, dann wissen Sie, warum winprosa diesen Dienst bietet.


Die Karteikarte Variablen (s.r.) ist für Poweruser gedacht, die ihren Schriftverkehr automatisiert haben. Mit den dort selbst definierten Variablen lassen sich über die Abiturverarbeitung hinaus Terminkalender und Rundschreiben bedienen.



Die Karteikarte Unterrichtswochen (s.r.) wird für das Abwesenheitsblatt gebraucht, mit dem die Präsenzkontrolle unterstützt werden kann.

Das Programm wprklausur.exe greift ebenfalls auf die Unterrichtswochen zu.

Details zur Definition von Unterrichtswochen sind in Klausurenplanung > 1. Vorarbeiten zu finden.



Die Karteikarte Koop-Schulen (s.r.) wird für Abitur-Formulare gebraucht.

Weitere Details zur Koop-Schüler-Verarbeitung sind in Stammdatenverwaltung > 2. Verwaltung der Koop-Schüler zu finden.

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5. Tipps fürs Drucken

Thema überspringen 5.1 Druckerinstallationen  5.2 Druckbildbeeinflussung  5.3 Simplex-Duplex/A4-A5-Druck 

 

  5.1 Druckerinstallationen


Erstinstallation

Windows bringt für fast alle Fabrikate eigene Druckertreiber mit. Sie sollten aber einen neuen Drucker immer mit der Installations-CD des Herstellers einrichten, nur dann werden alle Optionen des Druckers gleich erkannt und aktiviert. Dadurch ergeben sich aber u.U. mehrere Wege, die Druckereigenschaften und Druckeinstellungen zu beeinflussen, den Windows-Weg, den des Herstellers und den für netzwerkfähige Drucker über das herstellerspezifische Webinterface.

Da Drucker meist länger leben, als das Betriebssytem, kann es nützlich sein, nach einen Windows-Upgrade auf der Hersteller-Seite nach aktualisierten Treibern zu suchen.

Den Einstellungsdienst für installierte Drucker finden Sie in Geräte und Drucker (s.r.), in Windows 7 im Startmenü, in Windows 8/10 unter Systemsteuerung oder unter Einstellungen > Geräte.

Im Beispiel sehen Sie den Multifunktionsdrucker Brother MFC-9840CDW (0) samt einiger Klone (1).

Im Kontextmenü der Drucker (s.l.) sind die Windows-Dienste 2 - 4 aufrufbar und nach Doppelklick auf das Druckersymbol kommen die Hersteller-Dienste (s.r.u.).


Die Dienste 2 und 3 sind jeweils identisch. Dienst 4 ist der normale Windows-Eigenschaftendialog (hier nicht dargestellt).

Dienst 3 Druckereigenschaften (Brother: Drucker anpassen) dient der Festlegung der Hardware des Druckers; wieviele Schächte, welche Papier-Formate, Farbe/SW, Auflösung usw.. Ferner legen Sie hier die Druckerfreigabe fest, bestimmen die Druckeranschlüsse, die Spoolereigenschaften usw.. Dieser Dienst wird nur bei der Installation und bei eventuellem Ausbau des Druckers benötigt.

Dienst 2 Druckeinstellungen (Brother: Druckoptionen anpassen) dient der Einstellung für den aktuellen Druckauftrag. Hier wechselt man also zwischen Farbe und Schwarzweiß, A4 und A5, Duplex und Simplex, usw..

Unten sind die beiden Dienste dargestellt. Links kann man durch direktes Anklicken jeden der drei Papier-Schächte aktivieren.




Mehrfachinstallation des vorhandenen Druckers (Klonen)

Setzt man z.B. einen duplexfähigen Multifunktionsdrucker ein, muss man für jeden Auftrag ggf. die Druckeinstellungen aktualisieren. Das kann im Alltagsstress schon mal schief gehen. Denn typische Druckaufträge sind vielleicht:

Zeugnisse für Kl. 5 - 10 SW DIN-A5 Hoch simplex Papier         Schülerstundenpläne Kursstufe SW DIN-A5 Quer simplex Papier
Zeugnisse Kursstufe SW DIN-A4 simplex Papier Kurswahlprotokolle SW DIN-A4 duplex Papier
Abiturzeugnisse SW DIN-A4 duplex Karton Untis-Stundenpläne Farbe DIN-A4 simplex Papier
Kurs-/Noten-Listen SW DIN-A4 simplex Papier Word-Texte alle möglichen Kombinationen

Besonders kritisch scheint die Papierart zu sein. Das Tonerpulver wird nämlich bei Temperaturen von 170° bis 200° ins Papier eingebrannt und diese Fixiertemperatur ist papierabhängig. D.h., für die Abiturzeugnisse sollte in den Druckeinstellungen schweres Papier oder Karton eingestellt werden. Andernfalls lässt sich der Toner später vom Zeugnis rubbeln. Eine diesbezügliche Fehleinstellung merkt man meist erst, wenn der ganze Druckauftag abgearbeitet ist.

Wenn man aber den Drucker dauerhaft auf Karton einstellen würde, würden dünnere Papiere beim Fixieren u.U. wellig werden.

Vor allem, wenn im Laufe eines Arbeitstages derartige Formulare im Wechsel gedruckt werden müssen, schafft u.U. die Mehrfachinstallation des vorhandenen Druckers Abhilfe. Alle Installationen verwenden dieselben Druckertreiber und damit dieselben Eigenschaften, aber jede Installation wird mit anderen Einstellungen versehen und entsprechend benannt. (s.o. , 1).

Dazu müssen Sie im Dienst Geräte und Drucker (s.o.) auf  Drucker hinzufügen  klicken. Dann sucht Windows nach angeschlossenen Druckern; falls keine gefunden werden, aktivieren Sie "Der gewünschte Drucker ist nicht in der Liste enthalten" und dann "Mein Drucker ist etwas älter, ich brauche Hilfe" (Windows 10). Dann wird der Drucker gefunden und kann ausgewählt werden. Geben sie dem Drucker einen neuen (sprechenden) Namen.

Im Beispiel oben wurden auf diese Weise vier Klone erzeugt und so benannt, dass sie später in der Druckerliste in der gewünschten Reihenfolge aufgelistet werden.

Für jeden der Klone rufen Sie zuletzt den Dienst Druckeinstellungen auf. Der ist bei Klonen anders aufgebaut (s.u.). Dort stellen Sie nun das jeweilige Druckerverhalten ein.


Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass auch der Dienst Druckereigenschaften bei Klonen anders aufgebaut ist.

Die konsequente Verwendung geklonter Drucker hat den Vorteil, dass Sie im Druckernamen bereits erkennen, wie das Druckbild gestaltet werden soll. Dadurch sparen Sie sich den Umstand, bei jedem Druckauftrag sicherheitshalber die Druckeinstellungen überprüfen zu müssen. Dies ist in winprosa sowieso nur über die Druckvorschau möglich (siehe 1. Druckaufträge)


 

  5.2 Druckbildbeeinflussung


Installierte Schriftarten

Das Abiturzeugnis ist das kompexeste Formular, das winprosa gestalten muss. winprosa verwendet u.a. dafür die Schriftarten Arial, Arial Narrow und Courier New bis hinunter zur Schriftgröße 6.

Auf manchen Formularen ist der Platz so knapp bemessen, dass die Druckvorschau von winprosa zu ungenau arbeitet. Sie ist daher ggf. nicht für die Entwicklung und Begutachtung komplexer Formulare geeignet; nur der echte Druck gibt dann Aufschluss über das Layout.

Arial und Courier New werden mit Windows ausgeliefert, aber Arial Narrow gehört zum Lieferumfang von MS Word. Da winprosa sowieso Word und Excel benötigt, gibt das keine Probleme. Aber die Web-Versionen von Office 365 sind nicht geeignet!


Schriftarten-Ersetzung

Wenn aber der Druckertreiber "Schriftartenmimikri" betreibt, dann kann es Überraschungen geben. Der Druckertreiber für den etwas älteren EPSON EPL5800 ersetzt z.B. standardmäßig die Schriftart Courier New durch die im Drucker eingebaute Ersatzschriftart Courier SWC. Das ist im Prinzip wünschenswert, denn die Ersatzschriftart ist etwas fetter und gefälliger als die Originalschriftart und stört die Metrik des Layouts nicht.

Wenn ein Druckertreiber aber z.B. Arial Narrow durch eine nur gerigfügig größere Schriftart ersetzen würde, dann wären Abiturzeugnisse dort nicht mehr druckbar.

Beim EPSON EPL5800 z.B. kann man in den Druckereigenschaften für Optionale Einstellungen > Druckertreiber > erweiterte Einstellungen > Truetypeschriften mit Ersatzschriften drucken Nein eingeben. Hier lässt sich also die Mimikri unterbinden. Bei Ja kommt man weiter über Einstellung zu der Tabelle, in der z.B. steht Courier new wird ersetzt durch Courier SWC.

Moderne Druckertreiber verwenden den "Windowsdruck", da gibt es grundsätzlich keine Probleme.


Schulnamen-Logik

Im Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration | Schul- und Lizenzdaten sind bei den Lizenzdaten die drei Felder Schulname, Schulort mit PLZ und Teilort vorgegeben (s.r.).

Nach dem Einlesen der Lizenzdaten (bei der Installation) überträgt winprosa diese Felder folgendermaßen in die Felder Schuldaten für Formulare:

Der Schulname wird in das Feld  Schulname (1. Zeile)  kopiert, der Schulort mit PLZ wird ohne PLZ in das Feld  Schulort (2. Zeile)  kopiert und der Teilort in das Feld  Ort für Datumsangaben auf Zeugnissen .

Auf den Formularen wird später immer der Schulname aus den Feldern Schuldaten für Formulare verwendet.

Auf manchen Formularen wird der Schulname zweizeilig gedruckt (z.B. Halbjahreszeugnis), auf anderen einzeilig; dann werden die beiden Teile ... (1. Zeile) und ... (2. Zeile) eben hintereinander in eine gemeinsame Zeile gedruckt (z.B. Abiturzeugnis).

Die Einträge im Feld Schuldaten für Formulare können Sie anpassen, wie es nebenstehend geschehen ist. Sie müssen nur beachten, dass aus dem auf amtlichen Dokumenten eingedruckten Schulnamen immer auch der Schulort hervorgehen muss.

Wenn Sie die nebenstehende Darstellung wählen, erfolgt der Schulnamensdruck auf dem Halbjahreszeugnis einzeilig.



Steuerung des Umbruchs bei zu langem Schulnamen

Angenommen, das "Kreis-Gymnasium Großherrberg-Steinhausen" wird zu Ehren des großen Sohnes der Stadt umbenannt in "Hansjörg-Schmitzgäbele-Gymnasium Großherrberg-Steinhausen", dann muss die Namensänderung im Dienst  Datei > Datenbank > Systemadministration | Schul- und Lizenzdaten erfolgen (s.r.).

Auf der Vorderseite der Abiturzeugnis-Formulare werden Schulname und Schulort normalerweise zusammen in einer Zeile ausgedruckt. Leider ist der Platz für den neuen Namen zu kurz und es erfolgt ein automatischer Umbruch an der letzen "sinnvollen" Trennstelle:

Hansjörg-Schmitzgäbele-Gymnasium Großherrberg-
Steinhausen

Nun wäre es schöner, wenn die Trennung am Leerzeichen erfolgen würde:

Hansjörg-Schmitzgäbele-Gymnasium
Großherrberg-Steinhausen

Dies dürfen wir aber nicht "hart" in die Formulare programmieren, denn sonst würden auch kürzere Schulnamen immer umgebrochen werden.

Sie können das Umbruchverhalten aber selbst steuern, indem Sie einen geschützten Bindestrich anstelle des normalen Bindestrichs verwenden:

Tippen Sie auf der Karteikarte Schul- und Lizenzdaten (s.o.) im Ortsnamen anstelle des Bindestrichs die Tastenkombination Alt + 0173 (in MS-Word: Strg+Umschalt+Minus) und erzeugen so einen geschützten Bindestrich, der vom Trennalgorithmus wie ein normales Zeichen interpretiert wird und somit nicht als Trennstelle erkannt wird. Die letzte "sinnvolle" Trennstelle im gesammten Schulnamenstext ist dann das Leerzeichen zwischen Name und Ort.

Und mit der Kombination Alt + 255 (in MS-Word Strg+Umschalt+Leertaste) erzeugen Sie ein geschütztes Leerzeichen; so können Sie verhindern, dass an der entsprechenden Leerzeichenstelle getrennt wird.

Achtung: die Ziffern müssen vom Nummernblock auf der Tastatur kommen!


 

  5.3 Simplex-Duplex-Druck / A4-A5-Druck


Formulararten

winprosa kennt Formulare für Normalpapier, solche für Karton (dickeres Papier), einseitige oder zweiseitige Formulare, Einzelformulare oder Serienformulare. Ein "ordentlicher" Duplexdrucker scheint da ideal zu sein. Aber nicht jeder Drucker kommt mit jeder Formularart gleich gut zurecht.

Der Weg durch den Drucker verläuft in mehr oder weniger engen Schlangenlinien von der Papierzuführung über das Druckwerk zum Ausgabeschacht. Beim Duplexdruck wendet der Drucker das Blatt hinter dem Druckwerk und lässt es dann nochmals durchs Druckwerk laufen.

Manche Drucker weisen mehrere Papierkassetten und eine zusätzliche MF-Zufuhr auf, manche haben zwei Ausgabeschächte "face down" und "face up". Das beeinflusst zusätzlich den Papierweg durch den Drucker.

Für das zweiseitige Abiturzeugnis werden edle, fälschungssichere Leerformulare auf eingefärbtem Karton mit farbigem Landeswappen geliefert. Wenn der Papierweg im Duplexdrucker zu engkurvig ist, laufen die Bögen beim zweiten Durchgang u.U. nicht mehr störungsfrei durch den Drucker. Manche Drucker lassen daher die Kombination duplex - Karton gar nicht erst zu.

In den Druckeinstellungen steht anstelle von Normalpapier - Karton manchmal Normalpapier - dickes Papier - dickeres Papier o.ä.. Dann muss die richtige Einstellung durch Versuch gefunden werden.

winprosa bietet für das Abiturzeugnis ein Duplex-Formular und je eines für die Vorderseite und eines für die Rückseite. Alle anderen doppelseitigen Formulare liegen nur in einer Form vor und werden wie alle einseitigen Formulare auf Normalpapier gedruckt.


Drucken mit Duplex-Druckern

Wenn winprosa einen Duplexdrucker erkennt, können Sie wählen, wie der das Papier bedrucken soll (s.r.).

Sie müssen unbedingt testen, ob die Verständigung zwischen Windows und dem Drucker klappt; manche Druckertreiber sind recht störrisch. Im Bsp. hat der Druckertreiber Einseitig und Duplex (lange/kurze Seite) richtig interpretiert, nicht aber Druckereinstellung verwenden; über die Druckereinstellungen ließ er sich nicht zum Duplexdruck überreden, was auf einen fehlerhaften Druckertreiber schließen lässt. Zur Installation von Druckerteibern siehe 5.1 Druckerinstallationen.

Wenns klappt, ist das zweifellos die komfortabeste Art zu drucken. Trotzdem können Fehler gemacht werden:

Duplex drucken bedeutet, dass die angelieferten Seiten "rücksichtslos" auf die Papierbögen verteilt werden, immer Vor- und Rückseite im Wechsel. Das hört sich trivial an, ist es aber spätestens dann nicht, wenn z.B. in einem Jahrgangssatz von zweiseitigen Protokollen nur das eine des inzwischen abgegangenen Schülers einseitig bleibt. Ab diesem Schüler sind die Protokolle ggf. für den Müll (Achtung Datenschutz!).

Und der ganze Satz Protokolle ist ebenfalls für den Müll, wenn beim Druck einseitiger Protokolle noch die Duplexoption aktiv ist. Die Druckvorschau hilft da auch nicht, sie gibt natürlich keine Auskunft über die gültigen Druckeinstellungen.

Wenn beim Abiturzeugnisdruck das dickere Papier in der Zufuhrkassette hängen bleibt, sollten Sie die MF-Zufuhr verwenden.


Drucken mit Simplex-Druckern

Für die Abiturzeugnisse wird man die einseitigen Formularvorlagen verwenden. Man druckt die Vorderseiten, wendet den Stapel und druckt die Rückseiten, jeweils mit den entsprechenden Vorlagen. Aber Achtung: Wenden heißt, dass die bedruckten Bögen dann eventuell in umgekehrter Reihenfolge liegen! Dann müssen die Rückseiten ebenfalls umgekehrt ausgegeben werden (ist im Schülerfilter einstellbar!). Oder Sie verwenden die Face-up/down-Option von Druckern mit zwei Ausgabeschächten.

Zweiseitige Protokolle lassen sich ohne Tricks nicht ausdrucken, denn winprosa liefert im Wechsel Vorderseite/Rückseite; es gibt keine Option, erst alle Vorder- und dann alle Rückseiten zu drucken.

Wenn der Drucker aber die Option Mehrseitendruck bietet, können Sie 2 auf 1 einstellen, um zwei Seiten in halber Größe auf eine Druckseite zu packen. Die Protokolle sind dann immer noch gut lesbar.

Oder Sie verwenden einen virtuellen Druckertreiber (Druckmanager), wie z.B. Fineprint (s.u.).


Drucken über Druckmanager

Mit einem Druckmanager, wie z.B. FinePrint lösen Sie fast alle oben geschilderten Probleme. Sie können u.a.:

  • Mehrere Seiten (2, 4 oder 8) auf einem Blatt drucken
  • Doppelseitig drucken, Broschüren (Büchlein) drucken
  • Druckvorschau mit vielen Funktionen aufrufen
  • Ungewollte Seiten löschen bzw. Leerseiten einfügen
  • Mehrere Druckaufträge (auch aus verschiedenen Anwendungen) zusammenfassen zu einem Dokument

FinePrint ist ein spezieller Windows-Druckertreiber und wird daher wie ein Drucker installiert, ist dann als solcher aufrufbar und bietet die eigentliche Druckerwahl. In FinPrint werden dabei viele der Optionen eingestellt, die Ihr Drucker eventuell nicht bietet. Besonders angenehm ist die automatische Vorschau bei allen Druckstücken, die ermöglicht, "nachträglich" Mehrseitendruck und Duplexdruck zu wählen. Dabei können in der Vorschau Doppelseitenfehler nicht nur überprüft werden (wie in winprosa), sondern u.U. auch geheilt werden.

Beim Duplexdruck im Simplexmodus sortiert FinPrint die Vorder- und Rückseiten auseinander, druck dann die Vorderseiten, fordert zum Wenden und Wiedereinlegen des Stapels auf und druckt dann die Rückseiten. Das ist auch wichtig für die Abiturzeugnisse auf Duplexdruckern, wenn dort der Papierweg hakelt. Führen Sie das Papier ggf. im Simplexmodus über die MF-Zufuhr zu und lassen Sie sich von Fineprint sagen, wie Sie den gewendeten Stapel für den zweiten Durchgang einlegen müssen.


PDF-Druck

Viele Dokumente müssen archiviert werden (siehe Installation und Update > ... > 6.4 Archvierung der Zeugnisse). Da erspart die elektronische Archivierung als PDF manchen Gang ins Archiv.

Aber auch die vielen Kurswahl- und Leistungs-Protokolle werden laufend zur Schülerberatung gebraucht. Die lassen sich natürlich auch jederzeit in winprosa reproduzieren, machen sich aber als PDF auch gut.

Konventsübersichten können als PDF leicht im Konferenzraum projiziert werden, ohne dass winprosa dort verfügbar ist.

Insbesondere Präsentationsprüfungsthemenlisten, Prüfungspläne usw. sind als PDF leicht und schnell versendbar.

Da lohnt sich ein leistungsfähiger PDF-Printer, wie z.B. der PDFCreator. Der PDFCreator ist ein Windows-Druckertreiber, wird also wie ein Drucker installiert und erzeugt PDF-Dateien anstelle von Papierausdrucken. Er beherrscht auch spezielle PDF-Archiv-Formate mit eingebetteten Schriftarten (wichtig für Langzeitarchivierung).


A4/A5-Druck

Zeugnisse im A5-Hochformat kann man nur drucken, wenn man entsprechendes Papier in die Kassetten oder MF-Zuführung einlegt. Dort sind meist einstellbare Führungsschienen vorhanden.

Bei A5-Quer-Formularen machen manche Drucker Scherereien, weil sie annehmen, dass das Papier zu kurz sei. Typische Beispiele für solche Formulare sind die Schülerstundenplan-Formulare und etliche Mitteilungs-Formulare, die in DIN-A5-Qeuer formatiert sind.

Drucken Sie einfach auf A4 nur die erste Hälfte der Pläne/Mitteilungen, wenden dann das Papier und drucken auf die entsprechende leere Hälfte der Bögen die zweite Hälfte der Pläne/Mitteilungen. Anschließend schneiden Sie die A4-Bögen auseinander (das hätten Sie sowieso tun müssen, denn A5-Papier ist verhältnismäßig selten und teuer).



Siehe auch in den Tipps nach Themen > Ausgeben > Tipps zum Drucken


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6. Erstellen einfacherer eigener Formulare

Thema überspringen

Der Umgang mit dem Formulardesigner/ReportDesigner hat sich seit der ersten Version von winprosa nicht geändert. Nur die Optik stimmt nicht mehr, da sich die Windows-Darstellung deutlich geändert hat.

Daher sind die diesbezüglichen Kapitel im alten Handbuch noch aktuell. Bis der Text der nächsten beiden Abschnitte ins HTML-Format übertragen ist, verwenden Sie bitte den Text im alten Handbuch winprosa 1.9 > 6. Druckaufträge > 6.4 Erstellen einfacherer eigener Formulare.

In Ihrem winprosa-Programmverzeichnis finden Sie auch das originale 45-seitige Report-Designer-Handbuch (ReportDesigner.pdf) im PDF-Format, aus dem wir die Bedienung des Designers gelernt haben.

SVP-BW arbeitet ebenfalls mit dem ReportDesigner. Aber winprosa verwendet eine von uns angepasste und erweiterte Version, die nicht kompatibel zu anderen auf dem Markt befindlichen Versionen ist.


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7. Erstellen strukturierter Formulare

Thema überspringen

Bis hier der Text erstellt ist, verwenden Sie bitte den Text im alten Handbuch winprosa 1.9 > 6. Druckaufträge > 6.5 Erstellen strukturierter Formulare.


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