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Splitting-Update 2020  


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Splitting-Update 2020 von winprosa


Das Splitting-Update ist im Herbst 2020 von den Gymnasien installiert worden. D.h., die Abijahrgänge werden von da an getrennt nach NGVO und AGVO in zwei unterschiedlichen Programmen verwaltet. Der Aufruf erfolgt aber immer vom aktuellen winprosa aus. Details zum Aufruf siehe Getrennter Aufruf der NGVO/AGVO-Jahrgänge.

Die folgenden Ausführungen stellen den Text vom Sommer 2020 dar.


 
Splitting-Update  Ordnerstrukturen  Bewertungsdienst  Modernisierung  Abkoppeln der alten Jahrgänge
Getrennter Aufruf der NGVO/AGVO-Jahrgänge

 

  Splitting-Update

In winprosa gilt es zweierlei Engpässen vorzubeugen:

  1. Unsere Datenbank fasst ca. 1500 Schülerdatensätze und in der Datenbank sind derzeit maximal die 13 Jahrgänge 2010 - 2022 abgelegt. Wenn jeder Jahrgang im Schnitt 100 Datensätze enthält, wird bald die Kapazitätsgrenze erreicht.
  2. Die NGVO 2010 unterscheidet sich deutlich von der AGVO 2021, daher muss winprosa derzeit beide Verordnungen parallel bedienen können und dadurch viel Code mitschleppen, der bald überflüssig sein wird.

Wir planen daher, im Herbst 2020 alle NGVO-Jahrgänge aus dem aktuellen Datenbestand auszukoppeln und in einer speziellen NGVO-Programmversion als vom Programm aufrufbare Archiv-Anwendungen weiterhin verfügbar zu halten. Dabei werden wir das alte archiv_bis2009 ebenfalls einbinden (Aufruf s.r., rot markiert).

Und so können wir den aktuellen AGVO-Datenbestand alleine im aktuellen winprosa bedienen. Damit dürfte die Datenbank bis zur nächsten großen Kursstufen-Reform halten ☺ und wir können die AGVO-Programmversion schrittweise vom Altcode befreien.

Dabei wird das Abkoppeln der NGVO-Jahrgänge als neuer Splitting-Dienst  Archivversion erstellen  in einem "Splitting"-Update aufrufbar sein.

Wir entwickeln das Splitting-Update derzeit und informieren Sie rechtzeitig über dessen Verfügbarkeit. Sie sollten dann den Splitting-Dienst noch im Herbst 2020 aufrufen, aber erst nach Abschluss aller Nachzüglerarbeiten fürs Abi 2020.

Ohne durchgeführten Splitting-Dienst werden nachfolgende Updates nicht mehr installiert werden können.


Über die ServiceLine wissen wir aber, dass es etliche Schulen gibt, an denen die Winprosa-Installation über die Jahre veraltet ist und oft auch ziemlich verworren geworden ist (siehe auch Modernisieren alter winprosa-Strukturen).

Regeln fürs Splitting-Update!

Um zu verhindern, dass das Abkoppeln der alten Jahrgänge an verworrenen Strukturen scheitern könnte, wird der Splitting-Dienst nur in einer bereinigten/modernisierten winprosa-Installation aufrufbar sein. Sie müssen also eine veraltete oder verworrene Installation spätestens im Herbst zwingend modernisieren/bereinigen/umbauen (lassen).

Der Umbau darf aber i.d.R. nicht mit Hilfe des Splitting-Updates durchgeführt werden, denn zum Modernisieren müssen Sie meist eine Neuinstallation erstellen. Aber das Splitting-Update ist nur als echtes Update einsetzbar, kann also nicht zur Neuinstallation eingesetzt werden (s.r.).

Daraus folgt, dass Sie mit dem Splitting-Update auch keinen Server-Umzug durchführen können. Das ist auch nicht nötig, denn als angenehmes Nebenprodukt des Zwangs zu einer einheitlichen Ordnerstruktur konnte nun ein "One-click"-Serverumzug programmiert werden, Details siehe 8.3 Umzug von winprosa auf einen neuen Server.


Modernisierung verpasst?

Wenn Sie die Modernisierung verpasst hatten, aber das Splitting-Update bereits heruntergeladen haben, dann können Sie damit nach dem zuvor gesagten für die Modernisierung nicht mehr neu installieren.

Beim Updateversuch einer "unmodernen" Installation erhalten Sie daher eine entsprechende Meldung (s.l.) und können das für die Modernisierung nötige Update setup-u.exe herunterladen (s.r.).

Nach erfolgter Modernisierung laden Sie das Splitting-Update nochmals herunter und führen das Splitting durch.


 

  Ordnerstrukturen

Bei der modernen Struktur gibt es einen Hauptordner und darin zwei Basisordner, einen für die Programmumgebung und einen für die Daten. Diese sind …\cmh\winprosa\… und …\cmh\wprdaten\… . Diese Struktur wird vom Splitting-Dienst akzeptiert.
Darüber hinaus werden alle in 1.4 Mögliche Ordnerstrukturen dargestellten Strukturen ebenfalls akzeptiert.

Bei der alten Struktur befinden sich Programm und Daten in einem gemeinsamen Basisordner. Meist ist das …\cmh\winprosa\daten\arbeit\… . Diese Struktur muss also vor Aufruf des Splitting-Dienstes modernisiert werden. Siehe auch 2.4 Ordnerhierarchie.

Bei einer verworrenen Struktur gibt es entweder mehrere gleichnamige Unterordner irgendwo in der Struktur oder zugleich den Ordner daten und den Ordner wprdaten oder mehrere parallele Installationen (Mehrfachinstallationen), teils auch verschachtelt. Oft sind auch "private" Sicherungsordner "wild" eingestreut. Hier muss also umgebaut/bereinigt werden.

 

  Bewertungsdienst

Ob Ihre Ordnerstruktur zukunftstauglich ist oder erst modernisiert werden muss, können Sie selber mit dem Bewertungsdienst über Datei > winprosa-Ord­ner­struktur |  Prüfung!!  feststellen (nur mit winprosa-Administratorrechten).

Die Ordner werden dort aus Windows-Sicht so dargestellt (s.r.), dass sie mit der gewünschten winprosa-Struktur (s.l.) leicht verglichen werden können.

Sie können somit sehr leicht selber für eine modernisierte Installation sorgen, wenn Sie ein wenig von Ordnern und Dateien verstehen. Das kann natürlich genauso Ihr Netzwerkbetreuer/IT-Dienst­leister erledigen, wenn er sich sinngemäß an unsere Anleitungen hält.

Im Bild erkennen Sie, dass dort offensichtlich alles fürs Splitten bereit ist und dort können Sie daher ab Herbst den Splitting-Dienst starten (grün markiert).

Details siehe Dienst winprosa-Ordnerstruktur.

Die ggf. nötige Modernisierung wird als nächstes beschrieben und der Dienst Archivversion erstellen ist anschließend bei Abkoppeln der alten Jahrgänge aufgeführt.


 

  Modernisierung

Modernisierung/Bereinigung gehen am einfachsten, indem zuerst die aktuelle Ordnerstruktur umbenannt wird, dann eine neue mittels Update-Prozedur installiert wird und zuletzt die jüngste Datensicherung aus der umbenannten in die neue Installation eingelesen wird.

Sie müssen also einen Serverumzug durchführen, aber innerhalb des aktuellen Servers. Details sind in A) Neuinstallation von winprosa beschrieben.

Solange Sie die umbenannte (also alte) Struktur nicht gelöscht haben, können Sie notfalls kurzfristig wieder zu dieser zurückkehren.


Wenn ggf. Ihr Dienstleister in winprosa DSGVO-gemäß eingebunden ist, sich also als User setup anmelden kann, dann kann er auch selbst u.a. den Bewertungsalgorithmus starten (s.r.), ohne mit Schülerdaten in Kontakt kommen zu können.

Der mit *) gekennzeichnete Dienst steht erst nach dem durchgeführten Splitting zur Verfügung.


Wenn aber weder Sie selbst noch Ihr Dienstleister diese Modernisierung durchführen wollen/können oder der Modernisierungsversuch gescheitert sein sollte, dann können Sie uns mit der Modernisierung kostenpflichtig beauftragen (siehe auch den Rundbrief vom 16.06.20).

Dazu setzen wir voraus, dass wir in einer Teamviewersitzung (also in Ihrem Beisein) von einem Client aus uneingeschränkten Zugriff auf das (Server-)Laufwerk erhalten, im dem winprosa installiert ist. Siehe diesbezüglich auch den Aktuellen Tipp vom 04.07.2020: Installationshilfe ohne Team­Viewer: kann es nicht geben!


 

  Abkoppeln der alten Jahrgänge

Das Splitting-Update ist nur als echtes Update einsetzbar, kann also nicht zur Neuinstallation, z.B. anlässlich eines Serverumzugs verwendet werden. Einen Serverumzug müssen Sie also vor der Installation des Splitting-Updates durchgeführt haben oder aber nach erfolgreichem Splitting, denn dann steht ein "One-click"-Serverumzugs-Dienst zur Verfügung. Details siehe 8.3 Umzug von winprosa auf einen neuen Server.


Wenn Sie nach dem Einspielen des Splitting-Updates winprosa starten, erscheint wie üblich das (nun alte) Startlogo (s.l.) und anschließend immer beim ersten Start des Tages der Hinweis, das Splitting baldigst durchzuführen (s.r.)



Wenn Sie der Aufforderung nicht folgen sollten, würde jeglicher Installationsversuch nachfolgender Updates folgerichtig verweigert werden (s.l.).



Während des Splittens wird der Jahrgang 0000 automatisch geleert! Der wird normalerweise nur gebraucht, um Schülerdatensätze endgültig zu entfernen. Wenn Sie diesen Jahrgang aber zum Parken von Schülern zweckentfremdet haben, dann ist jetzt die letzte Gelegenheit, derartige Schüler wieder in ihre angestammten Jahrgänge zurück zu holen und dann dort zu löschmerkern (was dem normalen Parken entspricht).



1.
Zum Splitten wählen Sie einen beliebigen Jahrgang und klicken dann im Dienst Datei > winprosa-Ordnerstruktur auf  Prüfung!! .

2.
Nur, wenn Ihre Installation modern genug ist und noch kein Splitting-Dienst gelaufen war, erscheint im Bewertungsfenster der Knopf  Archivversion erstellen  (s.r., grün markiert). Aktivieren Sie diesen Dienst und öffnen dadurch das Splitting-Fenster (s.r.u.).

Sie können beim Splitten nichts falsch machen, denn zunächst erfolgt eine Sicherung des aktuellen Zustands. Falls dann während des Splittings z.B. ein Netzausfall/Stromausfall eintreten sollte, können wir Ihr System in den Urzustand zurückversetzen.



Im Splitting-Fenster (s.r.) könnten Sie den Dienst zunächst noch abbrechen.

3.
Starten Sie nun den eigentlichen Splitting-Vorgang durch Klick auf  Start . Danach läuft der Dienst durch und kann nicht mehr abgebrochen werden. Das dauert in einem normalen Netzwerk weniger als 8 min.

Während die ca. 50 Umbauschritte ablaufen, erscheinen der Reihe nach etliche Kopierfenster (s.l.) und im Splitting-Fenster wird der jeweilige Fortschritt protokolliert.


Zum Schluss kommen die wichtigsten Schritte, die Löschung der NGVO-Schüler aus dem AGVO-Bestand und umgekehrt (s.r.).



Vom ganzen Splitting-Prozess wird ein Protokoll erstellt und am Ende des Prozesses wird automatisch eine Datensicherung des neuen Datenbestandes durchgeführt.

Anschließend erscheint die Schlussmeldung (s.r.) mit dem Hinweis, wo dieses Splitting-Protokoll abgelegt ist.


Dieses Protokoll kann auch im Splitting-Fenster durchblättert werden (s.r.).

Im Bild erkennen Sie, dass auch das alte archiv_bis2009 umgebaut worden ist (blau markiert). Das geht natürlich nur, wenn es noch an der richtigen Stelle vorhanden ist.

Durch Klick ins Bild können Sie ein komplettes Musterprotokoll aufrufen.


Den Ordner archiv mit seinen Unterordnern 2010, 2011, ff stellen wir bekanntlich nur zur Verfügung und verwalten ihn sonst normalerweise nie.

Dem Protokoll können Sie aber entnehmen, dass ausnahmsweise auch die Archive 2010 - 2020 bedient worden sind.

Zum Einsatz der Archive siehe 6.4 Archivierung der Zeugnisse.



4.
Abschließend müssen Sie  winprosa beenden  (s.r.o.). Dadurch wird der "Epilog" des Splitting-Prozesses gestartet. Es findet dabei eine kurze Nachjustierung statt (s.r.) und winprosa (für die AGVO) wird neu gestartet, was am (neuen) Startlogo zu erkennen ist (s.l.). Damit ist der Splitting-Dienst beendet.




Nach erfolgreichem Splitting-Lauf kann der Splitting-Dienst nicht mehr gestartet werden und das Splitting-Update ist gegen nochmalige Wiederverwendung gesperrt (s.l.).




In der Ordnerstruktur sind nun die anlässlich des Splittings neu erstellten Ordner abgelegt (braun markiert): die beiden Archiv-An­wen­dungen und ein Sicherungsordner mit den alten Daten (s.r.).

Da die alten Datensicherungen nicht mehr eingesetzt werden dürfen, sind diese in den aktiven Beständen gelöscht (nicht aber im Sicherungsordner wpr.si…).



 

  Getrennter Aufruf der NGVO/AGVO-Jahrgänge

Wenn Sie winprosa in Zukunft starten, können Sie nur noch die AGVO-Jahrgänge wie üblich bearbeiten.

Alle NGVO-Jahrgänge sind ebenfalls direkt vom Programm aus aufrufbar, aber nun über den Dienst Datei > Archiv-An­wen­dungen (s.l.).


Im Bild wird der Aufruf der Archiv-An­wen­dung Abi­tur 2010 - 2020 gezeigt (s.r.).

Dort müssen Sie sich nicht erneut anmelden, denn dazu wird jedesmal ein automatischer Zugang generiert mittels speziellen Administrators !aadm (s.r.), der von Ihnen selbst nicht verwendet und nicht manipuliert werden kann.


Bei der Archiv-Anwendung Abitur 2004 - 2009 müssen Sie sich mit einem der alten Benutzerzugänge anmelden. Da dann das Passwort i.d.R. abgelaufen ist, müssen Sie sich sofort ein neues geben, wie üblich. Wenn Sie die normalen "alten" Benutzerzugänge nicht mehr kennen sollten, hilft ein winprosa-Administrator-Zugang, der bekanntlich gesondert dokumentiert worden sein sollte.


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