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Tipps und Tricks zu winprosa / Thema Abitur/Fachhochschulreife


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Tipp-Thema Sonstiges/Vermischtes      Tipps und Tricks       winprosa

 

  1. Verfahrensverzeichnis gem. LDSG
  2. Vermischtes

 





Verfahrensverzeichnis gem. LDSG

 

Verfahrensverzeichnis gem. LDSG: Vorlagen für winprosa   28.03.13

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Bekanntlich müssen auch alle Schulen gemäß Landesdatenschutzgesetz (LDSG) Verfahrensverzeichnisse der Verarbeitung personen­bezogener Daten durch öffentliche Stellen in BW führen (§11 LDSG).

Für jedes an der Schule eingeführte Verfahren (z.B. winprosa, Untis, SVP-BW) ist ein eigenes Verfahrensverzeichnis anzulegen. Dieses erstellt und verwahrt der von der Schule ggf. bestellte behördliche Datenschutzbeauftragte (§10 LDSG).

Hat die Schule keinen eigenen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellt, müssen die Verfahrensverzeichnisse von der Schulleitung erstellt und dem Landesbeauftragten für den Datenschutz gemeldet werden (§32 LDSG).

Die Landesverwaltung unterstützt die Schulen mittlerweile mittels Verfahrensverzeichnis-Online-BW (VV-Online-BW) bei der Erstellung dieser Verfahrensverzeichnisse für mehrere der an den Schulen typischerweise eingesetzten Verfahren. VV-Online-BW ist unter der Internet­adresse https://vvbw.kultus-bw.de zu erreichen.

Zur Anmeldung benötigen Sie als Benutzername den 8-stelligen Dienststellenschlüssel Ihrer Schule sowie das für Ihre Schule generierte Passwort, das Sie vom Service Center Schulverwaltung im Mai 2012 per eMail erhalten hatten.

Nach Anmeldung sehen Sie die Online-Hilfe zum Verfahren (s.u. links). Klicken Sie auf den roten Knopf, um zu VV-Online-BW zu gelangen.

Sie finden die beiden neuesten Muster-Verfahrensverzeichnisse aufgelistet (winprosa und Untis, s.u. rechts). Sie sollten jeweils rechts auf den Knopf in der Spalte Langfassung klicken und so die Langfassung des zugehörigen Word-Dokumentes herunterladenen.

 

Wollen Sie die anderen Muster-Verfahrens­ver­zeich­nisse bearbeiten/einsehen, dann müssen Sie auf den Knopf "Neues Verfahren erfassen" klicken. In den nun erscheinenden Fenstern sind alle aktuell verfügbaren Muster zur direkten Bearbeitung aufrufbar, winprosa derzeit auf Seite 3 (Details siehe Online-Hilfe/Anleitung von VV-Online-BW).

 

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Vermischtes

 

Halbjahreswechsel in winprosa: nur zur Planfortschreibung    11.08.11

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In winprosa werden bekanntlich Abiturjahrgänge angelegt. Jeder Abi-Jahrgang umfasst die vier Halbjahre der "Jahrgangsstufen" 1 und 2 samt aller Kurswahl- und Notendaten. Daher gibt es keinen Schuljahreswechsel in winprosa.

Allerdings müssen die Kurszuweisungen des 1. Halbjahrers in der Regel auf die folgenden Halbjahre übertragen werden. Das geschieht im Dienst schülerweise > Parallelkurse und dort im Fenster Sonderverarbeitung (s.r.).

Im Beispiel ist der Abi-Jahrgang 2012 im 3. Halbjahr (aktuelles Halbjahr) geladen worden. Daher können alle Kurszuweisungen des aktuellen Schülers aus dem 2. ins 3. Halbjahr übernommen werden. Und weil die beiden Häkchen gesetzt sind, geschieht dies für alle Schüler und alle folgenden Halbjahre.

Zusätzlich möchte man in der Regel das alte Bändermodell samt Stun­den­plänen in das aktuelle Halbjahr übernehmen (und dann ggf. abändern). Dies geschieht im Dienst Planungsarbeiten über das Symbol "Eine Plandatei laden".

Werden Planungsarbeiten aufgerufen, wird immer die zum Abi-Jahrgang und Halbjahr gehörige Plandatei geladen (bzw. erzeugt, falls noch nicht vorhanden). Diese beinhaltet jederzeit den aktuellen Planungsstand und wird immer automatisch gesichert beim Verlassen des Dienstes (kann aber auch mittels Speicherdienst unter einem neuen Namen archiviert werden).

Im folgenden linken Bild ist zu erkennen, wie beim Ladevorgang erst ein Warnhinweis erfolgt, da die aktuelle Plandatei überschieben werden soll. Diese ist zu Beginn noch leer, daher kann fortgefahren werden mit der Auswahl der zu übernehmenden Plandatei. Im rechten Bild soll daher die eingekringelte Datei angeklickt werden.

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Import aus Exceltabellen: Tipps für reibungslosen Import    13.03.11

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Bekanntlich kann winprosa Exceltabellen importieren, die mit anderen SVPs erzeugt worden waren. Dazu ist eigentlich kein Excel auf dem winprosa-PC nötig. Nun gibt es aber einige SVPs, die Uralt-Exceldatenbestände erzeugen, mit denen winprosa Probleme hat. Wenn Sie also z.B. einen Excel-5.0-Datenbestand erzeugt haben (gehört wohl in die Zeit von Windows 95), bleibt nur der Ausweg, diesen mittels einer neueren Excel-Version zu konvertieren. Beachten Sie dabei, dass sie eine Datei vom Typ *.xls erzeugen und nicht vom Typ *.xlsx, denn winprosa kann nur Bestände vom Typ *.xls einlesen.

Excel kann in einer Datei bekanntlich mehrere Datenblätter (Tabellenblätter) verwalten. winprosa erwartet Daten immer im ersten Tabellenblatt. Wenn Ihr SVP aber auf dem ersten Tabellenblatt z.B. Infos abdruckt, wie das folgende Tabellenblatt organisiert ist und die Daten dann auf dem zweiten Tabellenblatt auflistet, findet winprosa keine Daten. Ergo müssen Sie das Info-Tabellenblatt löschen (oder umordnen), damit die Daten als erstes Tabellenblatt vorliegen.

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winprosa 2011.0128: Verbesserung für Erhebung der aktuellen Zeugnisnoten    30.01.11

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Im Zusammenhang mit der Beschreibung der Textexportschnittstelle (wichtig für die LS-Erhebung zum G8/G9-Vergleich im Doppeljahrgang) haben wir einen kleinen Fehler in der Schnittstelle entdeckt, der in der nun vorliegenden Version beseitigt ist. Vor Installation der Version 2011.0128 sollten Sie die Textexport-Schnittstelle für die LS-Erhebung nicht verwenden.

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Erhebung der akt. Zeugnisnoten im Doppel-Jg.: natürlich mit Hilfe von winprosa    30.01.11

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Etliche Gymnasien in BW wurden in diesen Tagen durch das LS aufgefordert, bestimmte Kursnoten des Doppeljahrgangs in einer vom LS gelieferten Excel-Tabelle zu erfassen und dem LS bis zum 03.02.2011 vorzulegen. Erfasst werden sollen der Gymnasialtyp G8/G9 und die Noten in D, M, FS und NW.

Da die Zeugniskonvente an manchen Schulen erst in der Abgabewoche statt finden werden, bleiben den betroffenen Schulen schlimmstenfalls nur Stunden zur Erstellung der gewünschten Tabelle.

winprosa liefert Ihnen die benötigten Daten standardmäßig über diverse Dienste. Sie haben somit folgende Möglichkeiten:

  • Erfassung der Daten gänzlich von Hand mittels der von winprosa zur Verfügung gestellten Notenlisten
  • Erzeugung einer Übergabetabelle über den winprosa-Schnittstellendienst "Textexport" mit anschließender Übernahme in die LS-Tabelle

Die Textexport-Schnittstelle dürfen Sie erst nach Installation der Version 2011.0128 für die LS-Erhebung verwenden.

Erfassung der Daten gänzlich von Hand

Dazu benötigen Sie eine Sorte der von winprosa zur Verfügung gestellten Notenlisten, Leistungsübersichten usw.. Wir empfehlen die zweizeilige Konvents-Notenliste (die wir dazu in Version 2011.0128 um die G8/G9-Angabe ergänzt haben; siehe nebenstehendes Bild).

Die Erfassung dauert zwar eine Weile, benötigt aber auch keine besonderen Vorkenntnisse. Wenn einer diktiert und einer tippt, ist das Ganze bei 150 Schülern vermutlich in weniger als drei Stunden erledigt.

Erzeugung einer Übergabetabelle über den winprosa-Schnittstellendienst "Textexport"

Stellen Sie im Schülerfilter nur die eigenen Schüler ein (d.h. ohne Koop). Starten Sie den Dienst Datei > Schnittstellen; wählen Sie dort die Lasche Textexport (siehe neben­stehendes Bild).

Wählen Sie einen geeigneten Speicherort und einen geeigneten Dateinamen. Sinnvoll sind die Endungen .txt und .csv ("comma separatet values"). Da Excel mit csv-Dateien leichter arbeitet, sind die folgenden Erläuterungen auf den csv-Typ bezogen. Haken Sie genau die nebenstehend gezeigten Optionen an und starten Sie anschließend den Export.

Die Kurswahlbelegungen brauchen Sie nur, um später schneller zwischen 2- und 4-std. NW unterscheiden zu können.

Starten Sie den Texteditor notepad.exe (Windowsbefehl Ausführen...: notepad.exe) und laden Sie die eben erzeugte Datei (vorher im Editor auf "alle Dateien" schalten, sonst werden keine csv-Dateien angezeigt). Oder: Rechtsklicken Sie auf die eben erzeugte Datei und wählen im Kontextmenü "Öffnen mit... Editor".

Im Editor sehen Sie nun alle exportierten Merkmale in winprosa-Norm. Diese müssen nun auf die vom LS gewünschte Norm umgesetzt werden. So muss "G8" zu "8" werden, "G9" zu "9", die Noten "*0" - "*4" zu "00" - "04" und die leeren Notenfelder " ." müssen zu "x" werden.

Dies erreichen Sie mit dem Editorbefehl Bearbeiten > Ersetzen. Im zugehörigen Fenster geben Sie für alle zuvor aufgeführten Merkmale den Suchtext und den Ersatztext ein und wählen dann  Alle ersetzen  (siehe rechts). Im zweiten Beispiel lautet der Suchtext "Leerzeichen Punkt" und der Ersatztext "x"; alle Anführ­ungs­zeichen sind immer mitzutippen, wie gezeigt!

Speichern Sie die Datei ab (zweckmäßigerweise unter neuem Namen).

Laden Sie die neue Datei in Excel. Spätestens hier endet die winprosa-Zuständigkeit: Senden Sie also bitte keine Anfragen zum Gebrauch von Excel an unsere Service-Line. Und betrachten Sie die folgenden Tipps daher als völlig unverbindlich.

In Excel sehen Sie nun Ihre Schüler tabellarisch mit diversen Merkmalen; Sie benötigen aber nur die Spalten SchName, GyTyp und die Notenspalten NSem1-D, NSem1-E, usw. (letztere ganz weit rechts). Laden Sie zusätzlich die LS-Excel-Tabelle und kopieren die benötigten Spalten, wie im nächsten Absatz beschrieben, einzeln von der winprosa-Tabelle in die LS-Tabelle. Bedenken Sie dabei, dass die gelieferten Noten z.B. in NW in 2- und 4-std. Kursen gegeben worden sind, vom LS aber nur die Noten der Kernfächer erfasst werden sollen (siehe weiter unten).

Markieren Sie in der winprosa-Tabelle in der aktuellen Spalte alle Felder vom ersten bis zum letzten Schüler (also ohne Feldnamen/Feldüberschrift), starten Sie mittels Strg+C (oder Rechtsklick Kopieren) das Kopieren, markieren Sie in der LS-Tabelle in der entsprechenden Spalte den ersten Schüler und rechtsklicken Sie dort. Im Kontextmenü wählen Sie Inhalte einfügen und dann Werte. Dadurch werden in der gewählten Spalte alle Werte eingetragen, ohne die vorgegebene Formatierung (Farbe, Ränder) zu ändern.

Wenn Sie so alle in der LS-Tabelle benötigten Spalten ausgefüllt haben, bleibt ggf. leider noch die stumpsinnige Entfernerei der überflüssigen Einträge x in der Spalte andere Fremdsprache der LS-Tabelle.

In wenigen Fällen finden Sie vielleicht noch Noten vor, wie z.B. *4); die sollten Sie von Hand in 04 abändern (solche Noten stammen von sochen Schülern, bei denen winprosa bereits im Hj. 1 Noten klammern konnte, was sich natürlich auch bei der Suchtext-Ersetzerei hätte umwandeln lassen).

Unterscheidung der Kernfach-/Nebenfachnoten in NW:
Hierzu benötigen Sie zusätzlich die Spalten Sem1-Ph - Sem1-Bio, in denen die Einträge k oder ks oder km die Kernfachbelegung kennzeichnen, ggf. mit schriftl. oder mündl. Prüfung. Nur diese Noten sollen übertragen werden. Fitern Sie z.B. die Spalte Sem1-Ch nach allen Einträgen ohne k und löschen Sie dann die zugehörigen Noteneinträge in Spalte NSem-Ch; machen Sie das Gleiche mit Ph und Bio. Übertragen Sie anschließend die so bereinigten Spalten in die LS-Tabelle.

Tipp:
Die Arbeit wird erheblich leichter, wenn folgende Excel-Techniken beherrscht werden: Spalten ausblenden/einblenden, Spalten-Reihenfolge umändern, Datensätze filtern nach in einer Spalte abgerufenen Bedingungen.

Geschätzter Zeitbedarf für einen in Excel- und Editor-Bedienung erfahrenen Anweder: ca. eine halbe Stunde.

Ist Ihnen die ganze Klickerei zu viel, können Sie auch auf eine von Fa. cmH zu beziehende Excel-Spezial-Tabelle zurückgreifen, die auf dem winprosa-Druckdienst in kursweise > Tutoren und Kurse aufbaut und bei der nur elementare Excel-Kenntnisse nötig sind und weniger als eine halbe Std. Zeitbedarf anfällt. Allen winprosa-Kunden ist diese Excel-Tabelle inzwischen per eMail zur Bestellung angeboten worden.

Beachten Sie bitte auch die folgenden Tipps, die vor wenigen Tagen veröffentlicht wurden:
Auswahl von beliebigen Schülerteilmengen: z.B. Schnittvergleich von G8/G9-Schülern.

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winprosa 2010.0914: nicht mehr für aktuelle Wiederholer mit VO 2009    14.09.10

Achtung: Ab sofort ist das Fach "gw" nicht mehr verfügbar. Daher darf diese Version erst installiert werden, wenn keine Wiederholer gemäß alter NGVO mehr zu bearbeiten sind (incl. Wiederholerzeugnissen und Archivierung).

In dieser Version sind u.a. folgende Verbesserungen/Erweiterungen enthalten:

Passwortverwaltung: Die Passwörter sind nun überall auf 8 Zeichen erweitert (für die Schüler, Kurslehrer, XAdmin, Abivorsitzenden). Schüler-LOGIN-Name und Passwort sind nun auch auf der Stammdatenseite (s.rechts, unterer Rand) vorhanden und werden initialisiert gemäß Landes-Musterlösung. Login-Name und Passwort können vom Administrator auch editiert werden.

Durch Klick aufs Bild können Sie die Anzeige vergrößern.

 

Export Stundenpläne fürs Web mit individualisiertem Abruf: Der Aufruf individualisierter Schülerstundenpläne wird über die neue Passwortregelung möglich sein. Zugehörige Programme und Musterdaten werden in Bälde veröffentlicht werden.

Memofeld für einzelne Schüler: Ab sofort können beim Schüler persönliche Bemerkungen abgelegt werden, die nur zur internen Verwaltung dienen. Wenn ein Bemerkungstext mit %!% beginnt, wird dieser nirgends ausgedruckt, sondern nur im Feld Bemerkungen beim Schüler angezeigt. Da nun ein zusätzlichern Schülerfilter vorhanden ist können "Schüler mit eigenen Memos" ausgewählt werden. Z.B. %!%Attest fehlt noch würde bei allen Schülern mit ungeklärtem Sportbesuch vermerkt werden können.

 

Zusätzliche Sortiermöglichkeiten für externe Kurslisten: Im Druckdialog können nun Fachlisten (z.B. alle Schüler mit Kernfach Bio) und nach Lehrerlangname sortierte Kurslisten (s.u.).

Besondere Lernleistung / Seminarfach: Diese vielfältigen Änderungen werden demnächs dokumentiert werden.

Schülerauswahlfilter: Neu sind Auswahlen aller Schüler mit:
- mind. 3 belegten Naturwissenschaften (über 4 Halbjahre)
- genau 2 belegten Fremdsprachen (über 4 Halbjahre)
- mind. 3 belegten Fremdsprachen (über 4 Halbjahre)
- Seminarkurs
- Wettbewerb
- bes. LL (= Seminarkurs oder Wettbewerb)
- eigenen Memos

Rechts sind alle Filter angegeben.

 

Farbige Kennzeichnung unterbelegter Kurse: Nun werden auf den Leistungseinzelprotokollen und -Protokollübersichen alle unterbelegten Kursnote rot mit gelbem Hintergrund hervorgehoben. Auf Schwarzweiß-Druckern erscheint der gelbe Hintergrund dann grau.

Durchschnittsangabe: Ab sofort werden jetzt einheitlich alle Semester herangezogen.

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