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Tipps und Tricks zu winprosa / Thema Ausgeben/Achivieren


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Tipp-Thema Ausgeben/Achivieren      Tipps und Tricks       winprosa

 

  1. Listen/Protokolle
  2. Tipps zum Drucken
  3. Archivieren von Zeugnissen

 




Listen/Protokolle

 

Leistungsprot.-Übers. für 3 u.5 Schüler: zu wenig Platz für vollst. Fehlermeldung   23.05.12

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Es gibt bekanntlich die sehr kompakte Leistungsprotokoll-Übersicht mit fünf Datensätzen pro Seite ("Leistungsprot.-Übersicht 5S"). Auf dieser wird (innerhalb des Formulars) aus Platzgründen der u.U. vierzeilige Hinweistext in einen einzeiligen Kurzhinweis umgerechnet. Wie sich nun leider herausstellte, erfasst der Umrechnungsalgorithmus nicht alle Fälle richtig. Damit ist auch das entsprechende Formular "Leistungsprot.-Übersicht 3S quer" betroffen, auf dem ebenfalls nur der einzeilige Kurzhinweis zum Ausdruck kommt.

Sie sollten diese Formulare daher bis auf weiteres nicht verwenden.

Natürlich rechnet winprosa richtig und stellt Hinweise vollständig und logisch richtig dar (nur eben nicht in den angesprochenen Formularen).

So wird aus dem Hinweis
Kurswahl OK!
*** keine Zulassung zur mündlichen Prüfung! ***
- zu viele Kurse mit Pflichtanrechnung unter 5 NP (9)!

richtigerweise der Kurzhinweis
*** Keine Zulassung zur mündlichen Prüfung! ***

Aber leider wird z.B. der Hinweis
Kurswahl OK!
*** Abitur nicht bestanden! ***
- Abiblocksumme zu gering (96)
- Prüfungsfach mit mindestens 20 Punkten fehlt (mind 3!)!

zu
Zur mündlichen Prüfung zugelassen!

Es gibt weitere Sonderfälle, in denen der einzeilige Kurzhinweis falsch ist. Ob wir Abhilfe schaffen können, oder die Formulare aus dem Verkehr ziehen müssen, wird derzeit untersucht.

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winprosa 2007.1125: mit Kurswahlprotokoll für den Jahrgang 2010    26.11.07

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In Version 2007.1124 ist die Kurswahlüberprüfung samt internem Kurswahlprotokoll für die neue NGVO 2010 eingebaut.

Die Änderungen der zugehörige NGVO sind in KuU veröffentlicht. Der neue Leitfaden kommt erst zum Jahreswechsel heraus. Dann wird der NGVO-Text auch in winprosa verfügbar sein.

Im Schnitt müssen die Schüler ab Abi 2010 mindestens 32 Wochenstunden pro Kurshalbjahr belegen, dabei zählen allerdings AGs in der Kursstufe mit ( siehe folgenden Tipp).

Eine Seminarkursnotenliste (mit Thema und Teilnoten) ist als neues externes Formular vorhanden.

Mittels automatischer Update-Funktion vom Programm aus (Dienst   Datei > Neues im Internet ) oder durch Start der von unserer Homepage heruntergeladenen Datei setupu.exe können Sie auf die neue Version umstellen.

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Abiturberatung der Schüler: mit Ergebnisdruck und "Formular 620"    28.03.04

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Bekanntlich ist seit längerem auf der Registerkarte Abitur der schülerweisen Verarbeitung eine Hochrechnung/Prognose der Abiturergebnisse aufgrund der mündlichen Prüfungsergebnisse vorhanden. Dabei werden auch die Anrechnung oder Klammerung der Facharbeit und der besonderen Lernleistung berücksichtigt. Details hierzu werden in einem zukünftigen Abschnitt beschrieben.

Der dritte interne Druckdienst A kann ab Version 1.8f so gestaltet werden, dass die Abiturblöcke so ausgedruckt werden, wie es dem Formular 620 entspricht, das früher im OSA Karlsruhe verwendet wurde. Dazu muss nur der Punkt  ?-Felder offen lassen  angehakt werden.

Der Vollständigkeit halber ist nebenstehend zu sehen, was die drei Druckdienste leisten.

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Tipps zum Drucken

Zeugnis-Ersatzfertigungen: demnächst mit neuem Hinweistext    05.12.10

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winprosa erzeugt derzeit bekanntlich auch Zeugnis-Ersatzfertigungen mit dem Hinweistext: "Ersatz für das verloren gegangene Originalzeugnis vom xxx.yyy.zzzz". Wenn aber das Zeugnis durch Brand o.ä. vernichtet wurde, ist dieser Text gewissermaßen unfair.

Nun scheint es in den Regierungsbezirken BW diesbezüglich unterschiedliche Textvorlagen zu geben. Daher haben wir darum gebeten, eine landeseinheitliche Sprachregelung zu treffen. Erst, wenn diese vorliegt, werden wir unseren Zeugnisformular-Druck anpassen.

Wir können aber keine rückwirkende Lösung bieten. Wenn also Formulare vergangener Jahrgänge im PDF-Format archiviert worden waren, dann hilft nur ein PDF-Werkzeug wie z.B. Adobe Acrobat oder Nuance PDF Converter Professional 7, mit dem Sie nachträglich diesen Hinweistext abändern, bzw. überschreiben können.

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Umformatierungen auf dem Halbjahreszeugnis: z.B. AG-Namen anpassen    18.07.10

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Der folgende Tipp stammt bereits vom März 2003. Er wurde in aktualisierter Form hierher übernommen.


 
  

Wenn Sie das Halbjahres­zeugnis­formular in den Formulardesigner laden, dann ist es dort bekanntlich schreibgeschützt. Sie können aber im Menü  Datei > Externe Fontdatei > Bear­beiten  einzelne Stellen des Formulars gestalten. Durch Aufruf dieses Dienstes erzeugen Sie eine ext. Schriftdatei.

Mit den beiden nächsten Diensten des Menüs testen Sie die Wirkung ihrer Schriftbild-Änderungen im Vergleich zum Original (im Zusammenspiel mit dem Befehl Vorschau anzeigen).

Mit dem letzten Dienst stellen Sie zuverlässig auf den Originalzustand zurück.

  

In nebenstehendem Bild ist zu erkennen, welche Variablen bei diesem Formular beeinflussbar sind. Ferner ist zu erkennen, dass bereits in einem so einfachen Formular, wie dem Halbjahreszeugnis, viele Druckausgaben Programmierkenntnisse erfordern (einer der Gründe, warum bestimmte Formulare schreibgeschützt sind).

Ändern können Sie das Layout des Schulnamens und das der AG-Einträge. Die Namen von Schulleiter (Besch_02_02) und Tutor (Besch_05_02) sind hier nur aufgeführt, für den Fall, dass Sie diese z.B. linksbündig ausgedruckt haben wollen.

Jeder AG-Name kann bei der Eingabe bis zu 23 Zei­chen lang sein; im Druck ist aber bei vorein­gestellter Schriftgröße 10 Point nur Platz für 20 Zeichen.

Wenn Sie alle 23 Zeichen benötigen, müssen Sie die Zeichengröße in den vier Zeilen mit den Textbe­stand­teilen
(Stammdaten.AG_X_1) ... (Stammdaten.AG_X_4)
auf 8 Point ein­stellen.

Die Umformatierungen erledigen Sie analog zu Umformatierungen in WinWord.

Beachten Sie bitte auch den Tipp vom 12.06.10: AGen auf dem Abiturzeugnis: der Platz ist begrenzt

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Zu langer Schulname: So wird der Umbruch gesteuert    03.06.08

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Angenommen, das "Kreis-Gymnasium Großherrberg-Steinhausen" wird zu Ehren des großen Sohnes der Stadt umbenannt in "Hansjörg-Schmitzgäbele-Gymnasium Großherrberg-Steinhausen", dann muss die Namensänderung im Dienst   Datei > Datenbank > Systemadministration | Schul- und Lizenzdaten   erfolgen.

Leider ist der Platz auf der Vorderseite der Abiturzeugnis-Formulare zu kurz und es erfolgt ein automatischer Umbruch an der letzen "sinnvollen" Trennstelle:

Hansjörg-Schmitzgäbele-Gymnasium Großherrberg-
Steinhausen

Dummerweise war das Formular-Feld für die beiden Druckzeilen nicht hoch genug, daher wurde nur die obere Hälfte des Schulnamens angezeigt. Dies ist in der vorliegenden Version geändert. Zusätzlich wäre es schöner, wenn die Trennung am Leerzeichen erfolgen würde:

Hansjörg-Schmitzgäbele-Gymnasium
Großherrberg-Steinhausen

Dies dürfen wir aber nicht "hart" in die Formulare programmieren, denn sonst würden auch kürzere Schulnamen immer umgebrochen werden.

Sie können das Umbruchverhalten aber selbst steuern, indem Sie einen geschützten Bindestrich anstelle des normalen Bindestrichs verwenden:

Tippen Sie auf der Karteikarte Schul- und Lizenzdaten (s.o.) im Ortsnamen anstelle des Bindestrichs die Tastenkombination Alt+0173 (die Ziffern müssen bei gedrückter Alt-Taste vom Ziffernblock kommen!) und erzeugen so einen geschützten Bindestrich, der vom Trennalgorithmus wie ein normales Zeichen interpretiert wird und somit nicht als Trennstelle erkannt wird. Die letzte "sinnvolle" Trennstelle im gesammten Schulnamenstext ist dann das Leerzeichen zwischen Name und Ort.

Hinweis:
Mit der Kombination Strg+Umschalt+Leertaste (oder Alt+255) erzeugen Sie ein geschütztes Leerzeichen; so können Sie verhindern, dass an der entsprechenden Leerzeichenstelle getrennt wird. Der Einsatz dieser geschützten Zeichen ist auch in WinWord sinnvoll.

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Zeugnisabschriften und Ersatzfertigungen: aus einem Guss    27.11.05

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Im Bild ist zu erkennen, dass erst direkt vor dem Druck der Zeugnisse festgelegt werden muss, ob Original, Abschrift oder Ersatzschrift gewünscht werden (Standard ist Original).
 

Im Bild ist zu erkennen, dass zu lange Fachnamen vor dem Druck angemahnt werden. Dabei ist die Grenzlänge 16 Zeichen in den Formularen eingestellt. Ist ein Fachname (sehr viel) länger, wird er beim Ausdruck unterdrückt. Daher sollten Sie zu lange Namen im Dienst Extras > Fächer und Kurse kürzen (siehe auch Handbuch Seite 8.66). Unabhängig von der Meldung können Sie den Druck trotzdem starten.

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Dienstbezeichnungen auf Halbjahreszeugnissen: nun zuschaltbar    27.11.05

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Im Dienst Bearbeiten > Formulare > Variablenlisten können Sie nun einstellen, ob auf Halbjahreszegnissen bei Schulleitername und Tutorname zusätzlich die Dienstbezeichnung ausgedruckt werden soll.

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Schriftarten auf Zeugnissen: ggf. Anpassen des Druckertreibers.    17.12.02

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Zeugnisse und analoge "amtliche Formulare" bestehen i.d.R. aus einem für alle gleichen Vordruck und und einem für alle ggf. unterschiedlichen Eindruck.

winprosa wird diesem Anspruch dadurch gerecht, dass der Vordruck grundsätzlich in der proportionalen Schriftart Arial und der Eindruck in der nichtproportionalen Schriftart Courier new erfolgt. Wenn der Vordruckplatz knapp wird (z.B. bei Fußnoten), kommt auch Arial narrow zum Einsatz. Diese drei Schriftarten müssen also auf dem PC installiert sein, was i.d.R. automatisch der Fall ist.

Auf manchen Druckern wirkt Courier new etwas "dünn". Abhilfe schafft u.U. der Druckertreiber, wenn dieser Schriftarten-Ersetzung unterstützt.

Beim EPSON EPL5800 z.B. kommt man über
Start > Einstellungen > Drucker >EPL5800 > Eigenschaften
zum Eigenschaftsfenster und dort mittels
Optionale Einstellungen > Druckertreiber > erweiterte Einstellungen > Truetypeschriften mit Ersatzschriften drucken (ja!) > Einstellung
zu der Tabelle, in der z.B. steht Courier new wird ersetzt durch Courier SWC. Dies liefert eine etwas fettere Courierdarstellung.

Im Prinzip wäre damit jede andere Ersetzung möglich; wir warnen jedoch eindringlich davor, z.B. die Arial (und damit die Arial narrow) zu ändern, da damit die Ausgewogenheit der Formulare verloren gehen kann.

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Archivieren von Zeugnissen

Erzeugung der Archivversion winprosa09: Alternative zum echten Archivieren?    02.11.09

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Beim Start von winprosa 2009.1101 werden Sie informiert, wie Sie die Archivversion winprosa09 erzeugen können. Folgen Sie den Anweisungen und rufen Sie Datei > Datenbank > Systemadministration auf.

 

Gehen Sie zum Karteireiter Diverse und beachten Sie den roten Text (in nebenstehendem Beispiel ist winprosa offensichtlich im Laufwerk D installiert). Klicken Sie auf Archivkopie anlegen.

Um Interferenzen zwischen beiden Programmen zu vermeiden, werden die Kopien in einem speziellen Unterordner abgelegt. Anschließend wird die erforderliche Programmversion im winprosa-Verzeichnis erzeugt.

 

Im linken Bild sehen Sie die verfügbaren Jahrgänge der aktuellen Version, im rechten die der Archivversion.

 

Sicherheitshalber können Sie die Archivversion winprosa09 nur einmal erzeugen.

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Archivieren der Abi-Jahrgänge 04-09: am besten als PDF/A    02.11.09

Diesen Tipp (ursprünglich vom November 05) haben wir in nochmals leicht überarbeiteter Form hierher verschoben. Es geht um die Archivierung der Halbjahres- und Abiturzeugnisse auf Papier und elektronisch.

Bei der Umstellung auf das Abitur 2010 mussten interne Daten geändert werden, wodurch Zeugnisse für Schüler der Abiturjahrgänge 2004 bis 2008 zwischenzeitlich nicht mehr gedruckt werden konnten. Wir haben inzwischen nachgearbeitet; derartige Zeugnisse können wieder nachgedruckt werden.

Diese Nachdruckmöglichkeiten werden ab dem Schuljahr 2009/2010 nicht meht vorhanden sein, da wir dann die alten Formulare aus dem Angebot nehmen und die alte NGO aus dem Programm entfernen.

Im Tipp Zeugnisabschriften und Ersatzfertigungen: aus einem Guss wird beschrieben, wie Sie derartige Formulare aus den aktuellen Datensätzen heraus drucken können. Das beschreibt aber nicht, wie Sie das Problem lösen, wenn in z.B. zwanzig Jahren für ein Abiturzeugnis von 2004 eine Zweitschrift erstellt werden soll und dann wahrscheinlich kein Windows mehr vorhanden ist, mit dem ein zwanzig Jahre altes winprosa zum Leben erweckt werden kann.

Probleme gibt es auch für diejenigen Schüler, die die Schule in der NGO vor Erreichen der allgemeinen Hochschulreife verlassen ("NGO-Abbrecher"), wenn diese später Zweitschriften ihrer Halbjahreszeugnisse benötigen.

An den Schulen ist es bekanntlich üblich, nach dem Druck der Halbjahreszeugnisse Klassenzeugnislisten für die Klassenstufen 5 bis 11 zu erstellen, die dann im Schularchiv gelagert werden und als Vorlage für den Ersatz verlorengegangener Originale dienen können usw. . Für die Abiturienten dienen die Schülerzeugnisblätter dem gleichen Zweck. Nur stehen auf den Schülerzeugnisblättern keine Halbjahreszeugnisbemerkungen und Arbeitsgemeinschaften mehr. Somit lassen sich Halbjahreszeugnisse der NGO nicht vollständig rekonstruieren. Dies wird für Schüler mit bestandenem Abitur kein ersthaftes Problem darstellen, denn diese werden später nur noch das Abiturzeugnis benötigen. Aber für die zuvor genannten "Abbrecher" gibt es in der Regel gar keine Schülerzeugnisblätter. Hier klafft also eine echte Lücke.

Benötigt würden also Klassenzeugnislisten für die NGO, und das wegen eines sehr kleinen Kreises von Schülern. Aber das "Kleingedruckte" der Zeugnisformulare wird so üblicherweise auch nicht archiviert (Sie können ja zum Spass rekonstruieren, welche Fußnoten auf Abiturzeugnissen von z.B. 1989 ausgedruckt werden mussten!).

Daher schlagen wir einen anderen Weg vor, der die modernen EDV-Möglichkeiten berücksichtigt und für alle gymnasialen Zeugnisarten von Kl. 5 bis 13 anwendbar ist. Dabei setzen wir auf das plattformübergreifende PDF-Datenformat und auf moderne Drucktechnik.

PDF-Dokumente erzeugen Sie über einen PDF-"Drucker"-Treiber, der die Druckdaten in eine Datei im PDF-Format umlenkt, anstatt diese zum Drucker zu senden. Erst, wenn ein PDF-Druckertreiber installiert ist, können Sie diesen "Drucker" von winprosa (und anderen Anwendungen aus) aufrufen.

Sie wählen in winprosa den PDF-Drucker(-Treiber) aus und erzeugen hochaufgelöste elektronische Zeugniskopien mit allen Details der Formulare. Im Gegensatz zum Papierdruck werden Sie dabei nach dem Dateinamen und dem Speicherort gefragt.

Bei 80 Schülern ergeben die PDF-Daten über die vier Halbjahre insges. nur ca. 3 MByte für alle NGO-Zeugnisse incl. Abi. PDF-Daten können Sie z.B. mit dem praktisch überall vorhandenen Adobe-Acrobat-Reader jederzeit lesen und ausdrucken (aber nicht erzeugen; dafür benötigen Sie das kostenpflichtige Adobe-Vollprodukt oder eben einen Freeware-Ersatz).

Sie sollten aber nicht die Urschriften oder deren Abschriften archivieren, sondern die Zweitschriften für ein verlorengegangenes Original, denn der Notfall kann ggf. nur eintreten, wenn ein Original nicht mehr auffindbar ist.

Achtung: Wir verwenden derzeit die drei Standardschriftarten, Arial, Arial Narrow und Courier New, die mit MS Word mitinstalliert werden. Solange diese Schriftarten auf einem PC installiert sind, kann man dort auch in ferner Zukunft mit einem PDF-Reader Zeugnisarchive darstellen (wobei wir voraussetzen, dass es in den nächsten Dekaden immer PDF-Reader für aktuelle PCs geben wird). Was aber, wenn in zukünftigen Systemen andere Standardschriftarten installiert sind. Dann werden die üblichen PDF-Dokumente nicht mehr korrekt dargestellt, falls die Zeichensätze als externe Referenzen behandelt worden waren (Regelfall!). Abhilfe schafft das spezielle Archiv-Format PDF /A, bei dem alle Referenzen intern gespeichert werden, also Zeichensätze komplett im Dokument eingebettet sind (wodurch der Speicherbedarf etwas ansteigt).

Falls Sie trotzdem befürchten, dass irgendwann in ferner Zukunft diese PDF-Dokumente elektronisch doch nicht mehr interpretiert werden können, drucken Sie die Zeugnisse zur zusätzlichen Dokumentation mit einem duplexfähigen Drucker mit Sparmodus zweiseitig auf normales Papier, also vorne und hinten je vier (verkleinerte) A4-Halbjahreszeugnisse oder zwei (verkleinerte) zweiseitige Abiturzeugnisse. Eine Klassenstufe mit 80 Schülern benötigt so 60 A4-Blätter aller NGO-Zeugnisse in lesbarer Qualität.

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