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Stammdatenverwaltung in winprosa  


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Stammdatenverwaltung in winprosa

 

  1. Stammdatenpflege
    Übersicht
    Das Stammdatenfenster
    Der Verwaltungsbereich
    Unterregisterkarte Persönliche Daten
    Unterregisterkarte Schullaufbahndaten
    Unterregisterkarten Bemerkungen und AGen
  2. Verwaltung der Koop-Schüler
  3. Datenanbindung u. -Übernahme
      Version 2016, 03.03.18     Version 2017
  1. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern
    Anfügen von Datensätzen
    Löschen von Datensätzen
    Verschieben in einen anderen Jahrgang
    Endgültiges Löschen von Schülern
    Löschmerker setzen und zurücksetzen
    Koop-Merker setzen und zurücksetzen
    Nummerieren
  2. Wiederholerverarbeitung
  3. NGO-Abgängerverarbeitung
    Archivierung
    Abgängerverarbeitung



 

1. Stammdatenpflege

Thema überspringen 1.1 Übersicht  1.2 Das Stammdatenfenster  1.3 Der Verwaltungsbereich  1.4 Unterregisterkarte Pers. Daten
1.5 Unterregisterkarte Schullaufbahndaten 1.6 Unterregisterkarten Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften

 

  1.1 Übersicht

Um z.B. Abiturzeugnisse drucken zu können, braucht winprosa Schülerstammdaten (Name, Geburtsdatum, Wohnort usw.), Laufbahndaten (Profil, Fremdsprachenfolge, Kurswahl usw.) und Leistungsdaten (Jahrgangsstufen-Noten, Abschluss-Noten aus Kl 10/11, Zusatzqualifikationen usw.).

Etliche dieser Daten fallen bereits vor Eintritt in die Kursstufe an, sind also in der Regel bereits mit Schulverwaltungssoftware gespeichert. Andere werden erst im Verlauf der Kursstufe zusammengetragen.

winprosa verwaltet diese Daten in einer Datenbank. Diese Datenbank kann entweder alleine von winprosa bedient werden oder zusammen mit Partnerprogrammen verwaltet werden. Genauer gilt:

  • winprosa verwaltet die Schülerstammdaten selbst (Datenbank-Voreinstellung mit Datenbankanbindung CMH)
  • oder bezieht die Schülerstammdaten einmalig von Fremdprogrammen via txt- oder cvs-Dateien (gleiche Datenbankanbindung CMH)
  • oder bezieht sie permanent von Partnerprogrammen wie Ass-Windows (Datenbankanbindung ASS-Windows), Atlantis (Datenbankanbindung Atlantis) und SVP-BW (Datenbankanbindung SVP-BW).

Da die Partnerprogramme ggf. pro Schüler unterschiedlich viele Daten liefern können, müssen die fehlenden in winprosa nacherfasst werden.

winprosa kennt die eigene Schule und ggf. (mehrere) Nachbarschulen. In winprosa wird daher zwischen eigenen Schülern und Koop-Schülern unterschieden. Eigene Schüler werden komplett in winprosa verwaltet (ggf. über Partnerprogramme); sie können einzelne Kurse an Nachbarschulen besuchen. Von Koop-Schülern werden die Stammdaten komplett an deren Nachbarschulen geführt; sie können einzelne Kurse an der eigenen Schule besuchen.


 

  1.2 Das Stammdatenfenster

Das Programmfenster ist immer gleich gegliedert in Titelbereich oben, Fußzeile unten und Schülerfilter rechts. Diese rahmen den Arbeitsbereich ein (s.r., rote Unterteilung). Der Titelbereich besteht aus Titelzeile, Menüleiste und Haupt-Symbolleiste. In der Titelzeile sind aktuelle Programmversion und aktiver Dienst ablesbar. Die Fußzeile bietet einige Statusinformationen.

Der Arbeitsbereich im Dienst Bearbeiten > schülerweise ist gegliedert in den Statusbereich des aktuellen Schülers oben und darunter das Register mit den Schülerdiensten. Sie erreichen den Arbeitsbereich auch über in der Hauptsymbolleiste.

Der Schülerstatus ist in Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > ... > Prüfungszulassung beschrieben.

Das Stammdatenfenster ist auf der Registerkarte  Stammdaten  zu finden (im Bild grün umrandet). Es ist gegliedert in den Verwaltungsbereich oben mit Fenstersymbolleiste und darunter (blau umrandet) das Registerfenster mit den vier Registern Persönliche Daten, Schullaufbahndaten, Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften.


Wenn Sie mit Datenanbindung an Partnerprogramme arbeiten, dann werden Persönliche Daten und Schullaufbahndaten (teilweise) nur protokolliert und müssen im jeweiligen Partnerprogramm gepflegt werden. Die nicht änderbaren Felder sind dann grau unterlegt.

Wenn Sie die Stammdaten mit winprosa erfassen und pflegen, können Sie natürlich alle Daten ändern. Aber vor Änderungen müssen Sie immer den Schreibschutz aufheben (grüne Ampel!). Der Schreibschutz wird beim Verlassen eines Dienstes immer auf rot zurückgesetzt.


 

  1.3 Der Verwaltungsbereich

Im Verwaltungsbereich sind die Verwaltungsdaten des aktuellen Schülers angezeigt; das sind Jahrgang, Schülernummern und Tutor. Diese Verwaltungsdaten dienen u.a. zum Einfügen, Löschen und Nummerieren von Schülern (s.später).

Mit dem Merker Koop'Sch kennzeichnen Sie einen Koop-Schüler. Da diese Schüler nur einzelne Kurse an Ihrer Schule besuchen, prüft winprosa deren Kurswahl nicht. Ausserdem werden Koop-Schüler immer am Ende der Listen geführt.

Mittels Löschmerker können Sie einen Schüler von der Verarbeitung temporär ausschließen. Wenn z.B. ein Schüler sich Ende von JSt1 an Ihrer Schule für JSt2 anmeldet, stört er bei der Zeugnisverarbeitung für JSt1, muss aber für JSt2 bereits erfasst sein. Also wird er während der Zeugnisverarbeitung "gelöschmerkert" und hinterher wieder aktiviert.

Mittels  Duplikat erzeugen  erstellen Sie eine Kopie eines Schülerdatensatzes im anderen Jahrgang. Das wird für die Wiederholerverarbeitung benötigt.


 

  1.4 Unterregisterkarte Persönliche Daten

Vor- und Rufname können verschieden sein, aber durch Klick auf Vorname>Rufname wird der eingetragene Vorname in das Feld Rufname kopiert. Namenszusätze wie "von" kommen in ein eigenes Feld Namenszus., damit sie nicht als Sortierkriterium stören können.

Das Geburtsdatum tippen Sie am besten direkt ein. Sie können aber auch über die Combobox den Kalender aufrufen.

Für Postleitzahl, Wohnort und Geburtsort ist eine Eingabehilfe vorhanden, sofern Sie im Dienst Extras > Hilfslisten die Postleitzahlenliste und die Liste der Orte und Kreise erstellt haben. Diese Listen können auch aus bereits vorhandenen Stammdaten automatisch generiert werden und stehen dann für weitere Erfassungsarbeiten zur Verfügung.

Sind diese Listen vorhanden, können Sie eine Postleitzahl eintippen und dann auf den zugehörigen roten Pfeil klicken, daraufhin wird der Wohnort automatisch ergänzt. Geben Sie ein Wohnortskürzel im Wohnortsfeld ein, wird dieses durch den vollen Wohnortsnamen ersetzt. Klicken Sie beim Geburtsort auf den zugehörigen roten Pfeil , wird der Wohnort übernommen.

Die folgenden Konfessionen können im entsprechenden Auswahlfeld erfasst werden: ohne, evangelisch, röm. katholisch, jüdisch, sonstige

Ist im E-Mail-Feld eine E-Mail-Adr. eingetragen, können Sie über eine E-Mail an diesen Schüler starten.

Login-Name und -Passwort benötigen die Schüler zum Einwählen in winprosa, z.B. für die Kurswahlerfassung und die Abitur-Optimierung. Bei der Neuanlage eines Schülerdatensatzes werden Name und Passwort automatisch gemäß "Musterlösung BW" vergeben. Hier sind auch frei gestaltete Einträge zulässig. Durch Klick auf  Musterlösung  können Sie auf den vorgegebenen Namen zurückstellen und durch Klick auf  Zufallspasswort  kann ein neues Passwort erzeugt werden.

Mit dem Knopf  Nächster Satz  blättern Sie während der Datennacherfassung schnell zum nächsten Schüler. Die anderen Eingabefelder sind selbsterklärend.


 

  1.5 Unterregisterkarte Schullaufbahndaten

Links im Fenster können Sie aus der Combobox das Profil auswählen. Die geöffnete Box mit den möglichen Profilen ist nebenstehend abgebildet (s.r.). Unterhalb der Box sind die offiziellen Sonderfälle anhakbar.

Links darunter wird die Konfession des Schülers eingeblendet (blau). Da­runter sind Knöpfe zur schnellen Eingabe des besuchten Religion-/Ethik-Unterrichts angeordnet.

Rechts im Fenster kann der Gymnasialtyp G8/G9 (acht- oder neunjähriges Gymnasium) festgelegt werden. Darunter ist die Fremdsprachenfolge erfassbar, natürlich mit Eingabeunterstützung: jede Fremdsprache ist aus einer Combobox auswählbar.


Eine weitere Eingabehilfe bietet der Fremdsprachenmerker in der Mitte. Durch Klick auf das Kopiersymbol wird die gerade aktuell angezeigte FS-Folge samt Profil eines Schülers in den entsprechenden Merker übernommen; fünf derartige Merker sind möglich für die häufigsten an der Schule vorkommenden Fremdsprachkombinationen samt Profil. Der rot eingerahmte Merker (s.o.) liefert Englisch/Französisch/Italienisch im sprachlichen Profil.

Nebenstehendes Bild (s.r.) zeigt die Fremdsprachenmerker und die geöffnetete Box für die Fremdsprachen.

Während der Datenerfassung bei weiteren Schülern genügt jeweils ein Klick auf ein passendes Einfügesymbol und der Merker wird auf die Fremdsprachenfelder und das Profilfeld übertragen.

Achtung: Bei jeder Änderung einer einzelnen Fremdsprache setzt winprosa den Profileintrag sicherheitshalber zurück; das Profil muss dann also neu eingetragen werden.

Das Feld für Kernfachwahl anerkannte Fremdspr. dient der Erfassung von fremdsprachlichen Sonderfällen, die i.d.R. vom jeweiligen RP genehmigt sein müssen. Derartige Fremdsprachen müssen Sie u.U. in winprosa erst erfassen; Details siehe Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung < 4.1 Erfassung der Noten aus Kl.10/11 < Sonder-Fremdsprachen

Die Zusazuqualifikationen Latinum, Großes Latinum, Graecum und Hebraicum werden ebenfalls hier erfasst.


 

  1.6 Unterregisterkarten Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften

Die Erfassung von Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften ist ausführlich beschrieben in Kurswahlverarbeitung I > 4. Arbeitsgemeinschaften / Bemerkungen


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2. Verwaltung der Koop-Schüler

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Eigentlich genügt es bei Koop-Schülern Name und Rufname zu erfassen. Weitere Stammdaten werden nicht benötigt. Wenn Sie dann im Verwaltungsbereich des Stammdatenfensters den Koop-Merker anhaken (s.r.), weiß winprosa, dass dieser Schüler keine komplette Kurswahl vorweisen muss und reiht ihn im Schülerfilter hinter den eigenen Schülern ein.

Allerdings werden für die Abiturverarbeitung die Stammschulen (Nachbarschulen/Partnerschulen) der Koop-Schüler und deren dortige Schülernummern benötigt.

Im Dienst Bearbeiten > Formulare > Variablenlisten | Koop-Schulen benennen Sie die Partnerschulen, von denen Schüler zu Ihnen "einwandern".

Im Beispiel (s.r.) sind das die Schulen A und B oder 1 und 2, je nach RP (s.r.).

Im Verwaltungsbereich tragen Sie die erweiterten Schülernummern (erw. SchNr) der Koop-Schüler ein.

Im Beispiel oben hat der Schüler die Schülernummer 079 und die erweiterte Schülernummer a002, kommt also von Schule A(1) und wird dort unter der Nummer 002 geführt.

Zusätzlich ist dem Schüler ein fiktiver Tutor zugewiesen; genommen wunde dafür ein (beliebiges) Kürzel, das auf die Stammschule hinweist, im Bsp. oben also mgs. Dieses Kürzel wird dann in das gelbe Feld übernommen.

Sie können die erweiterten Schülernummern samt fiktivem Tutor auch im Dienst Bearbeiten > kursweise | Tutoren u. Kurse | Auswahl nach Tutoren erfassen (s.r.).

Im Fenster ist schön zu sehen, wie die Koop-Schüler immer am Ende jeder Auflistung audgegeben werden.


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3. Datenanbindung u. -Übernahme

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winprosa kann bekanntlich entweder zusammen mit Partnerprogrammen, also anderen Stammdatenprogrammen (Schülerverwaltungsprogrammen, Schulverwaltungsprogrammen, SVP) oder auch alleine eingesetzt werden.

Wird winprosa zusammen mit einem Partnerprogramm eingesetzt, steht eine bidirektionale Schnittstelle zur Verfügung, so dass die Daten vollautomatisch zwischen den Programmen aktualisiert gehalten werden. Beispiele hierfür sind ASS-Windows von Haneke Software, Atlantis von SWH Heider und SVP-BW.

Soll winprosa alleine eingesetzt werden, steht eine leistungsfähige Schnittstelle zur Datenübernahme aus Fremdprogrammen zur Verfügung. Eingelesen werden Schülerstammdaten in Form von Text-Tabellen oder in Form von Excel-Dateien.

In diesem Sinn können auch ASS, Atlantis und SVP-BW wie Fremdprogramme eingesetzt werden.

Achtung: winprosa liest immer das 1. Tabellenblatt einer Excel-Mappe im Format "excel 97-2003" ein (Dateiendung .xls). Das ganz alte Format "Excel 5.0 / excel-95" (ebenfalls Dateiendung .xls) und das ganz neue Format mit der Endung .xlsx kann winprosa nicht einlesen; gegebenenfalls müssen diese Formate mit Hilfe eines aktuellen Excel-Programms nach "excel 97-2003" umgewandelt werden.
Ferner ist darauf zu achten, dass mache SVP die relevanten Daten nicht im 1. Tabellenblatt der Excel-Mappe ablegen; ggf. sind dann störende Tabellenblätter zu löschen.

Somit kann winprosa entweder ständig alleine laufen oder temporär oder permanent mit einem Stammdatenprogramm verbunden sein. Die einmalige Datenübernahme ist ein Sonderfall der temporären Datenanbindung.

Typische Szenarien für die Datenübernahme von Fremdprogrammen sind z.B.

  • Rechnertrennung: Die Stammdaten werden im Sekretariat gepflegt und der winprosa-PC hat keine Netzwerkverbindung zum Sekre­tariat.
  • Programmwechsel: Das alte Oberstufenprogramm soll durch winprosa ersetzt werden.
  • Schnittstellenprobleme: Die Schnittstelle des Stammdatenprogramms arbeitet nicht mehr oder nicht mehr zufriedenstellend.

Details zur Datenübernahme sind in Datenübernahme von Fremdprogrammen beschrieben.

Details zur Datenanbindung an Partnerprogramme:
Datenanbindung an ASS-Windows
Datenanbindung an Atlantis
Datenanbindung an SVP-BW

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4. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern

Thema überspringen 4.1 Anfügen von Datensätzen  4.2 Löschen von Datensätzen  4.3 Verschieben in einen anderen Jahrgang 
4.4 Endgültiges Löschen von Schülern 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen
4.6 Koop-Merker setzen und zurücksetzen 4.7 Nummerieren

In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Datenbankdienste Neuaufnahme (Anfügen) und Entfernen (Löschen) von Schülerdatensätzen angesprochen. Diess Dienste sind aber nur verfügbar, wenn die Datern nicht durch (permanente) Datenanbindung an Partnerprogramme zur Verfügung gestellt werden. Andernfalls müssen derartige Schüler im Partnerprogramm erfasst oder gelöscht werden.

Ferner werden die "Hilfsdienste" Durchnummerieren eines Jahrgangs und die Einzeldienste "Löschmerkern", Umwandeln in Koop-Status und Verschieben in andere Jahrgänge erklärt.

Diese Dienste sind alle im Verwaltungsbereich der Registerkarte Stammdaten zusammengefasst.

Typischerweise sind im aktuellen Schuljahr mindestens vier Jahrgänge in der winprosa-Datenbank aufrufbar: die letzjährigen Abiturienten (wichtig für Nachzüglerprüfungen), die aktuellen Jahrgangsstufen 1 und 2 und ca. ab Weihnachten die zukünftigen Kursstufler. Natürlich können auch weitere ältere Jahrgänge verfügbar sein.


 

  4.1 Anfügen von Datensätzen

Jeder Datensatz einer Datenbank ist über eine (meist interne) eindeutige ID-Nummer identifizierbar. So vergibt auch winprosa Schüler-ID-Nummern.

Vor Erfassen neuer Schüler müssen Sie in der Haupt-Symbolleiste erst den aktuellen Jahrgang (Zieljahrgang) wählen. Im nebenstehenden Bild ist dies der Jahrgang 2017. Das eingestellte Hj. 1 ist hier ohne Bedeutung; die Schüler sind immer alle vier Halbjahre aufrufbar. Aber Das Halbjahr 1 des Jahrgangs 2017 muss im Schuljahr 2015/16 liegen.


Nur für den aktuellen Jahrgang können Sie einen neuen Schülerdatensatz erfassen. Bei dieser Neuerfassung wird aber eine eindeutige Schüler-ID-Nummer vergeben. Daher müssen Sie durch Anklicken von erst die ganze Datenbank laden, damit winprosa alle bereits vergebenen ID-Nummern kennt.

Danach werden andere Symbole in der Stammdaten-Symbolleiste aktiv (s.l.). Mit jedem Klick auf das Symbol wird ein neuer Datensatz eingerichtet und zum Ausfüllen angeboten (wie in Abschnitt 1 beschrieben).

Solange die ganze Datenbank aktiv ist, werden im Schülerfilter alle Schüler gelb unterlegt gekennzeichnet (und alle anderen Dienste sind gesperrt) und aus den bei eingestellter Reihenfolge nach Schülernummern sichtbaren Schülernummern ist auch der Abijahrgang ersichtlich (s.r.). Im Beispiel-Bild ist zu erkennen, dass es dort jeweils einen Rudi Ratlos in den Jahrgängen 2015, 2916 und 2017 gibt.

Nach Klick auf wird der aktuelle Jahrgang neu geladen (altertnativ genügt ein zweiter Klick auf ) und die gelbe Unterlegung im Schülerfilter verschwindet wieder. Ggf. müssen Sie anschließend Nummerierung und Anordnung richtig stellen.

Die Schüler-ID-Nummern bestehen aus der Jahreszahl des Aufnahmejahrgangs und einer zufälligen sechsstelligen Zahl. Ist die ganze Datenbank geladen, können in Notfällen einzelne Nummern nach Klick auf  Schüler-ID-Nr  gezielt verändert werden. Durch Klick auf kann die ganze Datenbank mit neuen IDs versehen werden (nach Rückfrage und anschließender Datensicherung).


 

  4.2 Löschen von Datensätzen

Hier wird die Symbolleiste für das "Bewegen" von Schülerdatensätzen ("Kasten", s.r.) benötigt. Löschen bedeutet Versetzen in den Jahrgang 0000. D.h., "gelöschte" Schüler sind zunächst wieder aktivierbar durch Verschieben aus dem Jahrgang 0000 in einen echten Jahrgang. Sie werden also nicht physikalisch gelöscht. Aber der Datensatz wird "bereinigt", die Leistungsdaten und der Jahrgangsursprung gehen unwiderruflich verloren. Wenn man das nicht möchte, sollte man "löschmerkern", anstatt zu löschen.

"Löschmerkern" und phsikalisches Löschen werden weiter unten beschrieben.

Markieren Sie alle zu löschenden Schüler in der Schülerfilterliste und klicken Sie dann auf das Symbol im Kasten.

Dadurch wird der Kasten rot unterlegt und als Zieljahrgang wird 0000 angezeigt. Anschließend müssen Sie den Jahrgang neu (d.h. bereinigt) laden, indem Sie das Symbol anklicken (die Rotfärbung verschwindet wieder).

Achtung:
Der aktuell angezeigte Schüler ist immer auch mitmarkiert!


 

  4.3 Verschieben in einen anderen Jahrgang

In der Haupt-Symbolleiste wählen Sie den Quelljahrgang, in der Schülerfilterliste markieren Sie die zu verschiebenden Schüler und im Kasten (s.l.) wählen Sie den Zieljahrgang. Der Kasten wird rot unterlegt (s.r.) und damit sind die Schüler verschoben. Im Bsp. werden Schüler von 2014 nach 2915 verschoben.

Ein anschließender Klick auf aktualisiert die Schülerfilterliste.

Bei nächster Gelegenheit (z.B. beim Wechsel zu einem anderen Jahrgang) müssen Sie entscheiden, was mit den Daten der verschobenen Schüler geschehen soll (s.r.).

Dass die verschobenen Schüler im Zieljahrgang nicht ins Nummernschema passen und daher neue Nummern erhalten, wird Ihnen anschließend in Erinnerung gerufen (s.l.).


Genauso wird ein "gelöschter" Schüler (also einer aus dem Jahrgang 0000) zurückgeholt z.B. in den Jahrgang 2017 (also von 0000 verschoben nach 2017). Bei Arbeiten mit gelöschten Schülern können aber sicherheitshalber immer nur einzelne Schüler zurückgeholt werden.

Sie können auch beliebige Schüler der ganzen Datenbank in den aktuellen (Ziel-) Jahrgang verschieben. Stellen Sie in der Haupt-Symbolleiste den Zieljahrgang ein (z.B. 2017; im Kasten wird dann rechts 2017 angezeigt; s.r.) und laden Sie mittels die ganze Datenbank. Markieren Sie in der nun gelb hinterlegten Schülerfilterliste alle zu verschiebenden Schüler (z.B. einen aus 2015; im Kasten wird dann links 2015 angezeigt). Nach Klick auf sind die Schüler verschoben. Nach Klick auf wird der aktuelle Jahrgang neu geladen und es kommt die übliche Meldung, was mit dessen Daten zu geschehen hat.


 

  4.4 Endgültiges Löschen von Schülern

Damit die winprosa-Datenbank nicht uferlos anwächst (alle "gelöschten" Schüler finden sich ja im Jahrgang 0000 wieder), rufen Sie den Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration | Datenbankpflege auf und wählen dort den Dienst Datenbank packen. Im Auswahlfeld ist zunächst der Jahrgang 0000 voreingestellt.

Nach Klick auf entfernen Sie alle Schüler des Jahrgangs 0000, also alle "gelöschten" Schüler, physikalisch.

Wenn Sie im Auswahlfeld z.B. 2012 einstellen (s.r.), dann werden nach Klick auf alle Schüler der Jahrgänge 0000-2012 physikalisch gelöscht.



 

  4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen

Löschmerkern ist die beste Methode, um Schülerdatensätze (vorübergehend) los zu werden. d.h. in der Regel ist es dem Löschen (siehe weiter oben) vorzuziehen.

Manchmal möchte man einen Schüler nur vorübergehend löschen und schnell wieder reaktivieren können. Ein Schüler wird z.B. nach JSt1 die Schule verlassen, soll also bei den Vorbereitungen des nächsten Schuljahres in der JSt2 nicht stören, braucht aber noch das Halbjahreszeugnis Hj. 2. Dann wird er bis zur Zeugnisverarbeitung "gelöschmerkert"; für die Zeugnisverarbeitung wird der Löschmerker zurückgesetzt und nach dem Druck der Zeugnisse wieder gesetzt.

Diese Funktion ist vor allem bei direkter Anbindung an Partnerprogramme praktisch, weil da Schüler eigentlich nicht von winprosa aus gelöscht werden dürfen.

Aktivieren Sie einfach im Verwaltungsbereich des Stammdatenfensters das Löschmerker-Kontrollkästchen bei den zu löschmerkernden Schülern und laden Sie den Jahrgang mittels neu. Im Schülerfilter geben bekanntlich die Anzeigen der Schülerzahlen (s.r.) den aktuellen Stand wieder. Im Bsp. sind offensichtlich 85 Schüler im Jahrgang, nämlich 76 eigene und 7 Koop-Schüler. Ferner sind noch 18 gelöschmerkerte (ausgeblendete) Schüler vorhanden.

Nach Klick auf  KoopZ.  oder  Löschm.  werden die Koop-Schüler oder die ausgeblendeten Schüler im Schülerfilter angezeigt (Details siehe Bedienung von winprosa > 3. Schülerfilter).

Nach Anzeige der gelöschmerkerten Schüler und Auswahl einzelner Schüler können Sie den Löschmerker durch Entfernen des Hakens am Kontrollkästchen wieder zurücksetzen.


 

  4.6 Koop-Merker setzen und zurücksetzen

Koop-Schüler haben als Stammschule eine Nachbarschule, mit der Ihre Schule in der NGO kooperiert. Koop-Schüler besuchen also bei Ihnen nur einige Kurse, weshalb eine Kurswahlüberprüfung und eine Prüfungsverarbeitung nicht anfallen. Durch Markieren des entsprechenden Kontrollkästchens wird ein Schüler als Koop-Schüler gekennzeichnet, durch Zurücknahme der Markierung wieder zum ordentlichen Schüler.

Koop-Schüler werden immer am Ende der jeweiligen Liste angefügt.


 

  4.7 Nummerieren

Im Schülerfilter sind bekanntlich unterschiedliche Reihenfolgen der Schüler einstellbar, wobei die Koop-Schüler immer am Ende der Reihe aufgeführt werden. Jede dieser Reihenfolgen kann als Grundlage für die Nummerierung dieser Schüler genommen werden. Mittels wird die aktuelle Reihung durchnummeriert und gespeichert. War dabei eine Teilauswahl aktiviert, stellt winprosa automatisch auf alle Schüler um.

Stellen Sie z.B. die Reihenfolge nach Geschlecht ein und nummerieren dann mittels durch und stellen dann die Reihenfolge nach Nummern ein, so werden beidesmal erst die Jungen angezeigt und dann die Mädchen. Diese Sortierung war früher an manchen Schulen üblich.

Stellen Sie anschließend die Reihenfolge nach Tutoren ein und nummerieren dann durch, werden die Schüler nach Tutor (1. Kriterium) und nach Schülername (2. Kriterium) angeordnet und so durchnummeriert.

Die möglichst lückenlose Nummerierung der Schüler eines Jahrgangs wird sich im Verlauf der Kursstufe wahrscheinlich mehrmals ändern:

  • In der Orientierungsstufe geben die Schüler ihre ersten Kurswahlen ab. Geben Sie jedem Schüler als fiktives Tutorkürzel dessen Klasse, also z.B. 10a, 10b, usw.. Stellen Sie im Schülerfilter die Reihenfolge nach Tutoren ein und nummerieren dann durch. Sie erhalten nun für die Kurswahlerfassung eine lückenlose Reihenfolge der Klassen und deren Schüler.
    Schüler, die sich von außen anmelden, um Ihre Kursstufe zu besuchen, erhalten keinen Tutoreintrag und werden deshalb automatisch als Klasse ? geführt.
    Wiederholer haben noch den alten Tutor eingetragen, sind also gut zu unterscheiden.
  • Zu Beginn von JSt1 nummerieren Sie nach alphabetischer Reihenfolge. Damit sind die neuen Schüler und Wiederholer normal eingeordnet.
  • Wenn alle Koop-Schüler erfasst sind, nummerieren Sie erneut nach alphabetischer Reihenfolge.
  • Nach einigen Wochen werden eventuell Neue Schüler wieder abspringen oder Wiederholer das Handtuch werfen. Dann nummerieren Sie (z.B. zum Statistikzeitpunkt) wieder alphabetisch durch.
    Sie haben nun für das laufende Schuljahr eine lückenlose Nummerierung.
  • Wenn sich nach Beginn der JSt2 die Schülerzahlen wieder stabilisiert haben, erstellen Sie die finale Nummerierung fürs Abitur.
    Lücken in der Nummerierung bleiben nun erhalten; Gründe können sein: Nichtzulassung zum schr. oder mdl. Abitur.

Es kann Gründe geben, in Einzelfällen das Nummerierungsschema zu ändern. Das kann sinnvoll sein, wenn es Lücken im Schema gibt, z.B. durch eine Fehlbedienung. Angenommen Sie wollten "Schmitzgäbele" löschen, haben aber versehentlich dessen Bruder im anderen Jahrgang erwischt. Wenn Sie den zurückholen, wird er nummerntechnisch am Ende eingefügt.

Wenn Sie nun auf  SchNr  klicken, öffnet sich das Auswahlfeld aller noch verfügbaren Nummern; dort ist also auch die ehemalige Nummer des Bruders aufgeführt und kann ausgewählt werden.


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5. Wiederholerverarbeitung

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Wiederholer können am Ende von JSt1 (Ende von Hj. 2) in die nachfolgende JSt1 (Anfang Hj. 1) oder mitten in JSt2 (Ende Hj. 3) in die nachfolgende JSt1 (Anfang Hj. 2) wechseln oder am Ende von JSt2 (Ende von Hj. 4) in die nachfolgende JSt2 (Anfang Hj. 3).

Dabei ergibt sich ein Zeit-Problem. Wird ein Wiederholer so rechtzeitig in den nachfolgenden Jahrgang verschoben, dass er dort im kommenden Hj. mit eingeplant werden kann, dann fehlt er im alten Jahrgang für die Zeugnisverarbeitung.

Wird er andererseits bis zum Halbjahresende im alten Jahrgang belassen, kann er zeugnistechnisch verarbeitet werden, aber nicht im neuen Jahrgang eingeplant werden.

Der Wiederholer muss also in beiden Jahrgängen aufrufbar sein. Daher kann von seinem Datensatz im Verwaltungsbereich des Stammdatenfensters mittels  Dupl.erzeugen  eine Kopie im Folge-Jahrgang angelegt werden (s.o.).

Im Beispiel soll ein Schüler aus dem Jahrgang 2014 im Jahrgangs 2015 wiederholen.

Das Duplikat sollte man vor dem Halbjahreswechsel/Schuljahreswechsel anlegen. Dabei wird zunächst ein Hinweis eingeblendet (s.l.).


Nach Bestätigung wird der Datensatz des Wiederholers als Original gekennzeichnet (s.r.). Ferner erscheint der Hinweis, in welchem Jahrgang dessen Duplikat liegt und die Schaltfläche  Dupl.erzeugen  ändert sich in  Dupl↔Orig .


Beim Wechsel in den neuen Jahrgang erscheint der Übernahmedialog (s.l.).


Im neuen Jahrgang wird ab sofort darauf hingewiesen, dass ein Duplikatdatensatz angezeigt wird und das Original sich im Jahrgang 2014 befindet.


Nach dem Halbjahreswechsel/Schuljahreswechsel vertauscht man Original und Duplikat durch Klick auf  Dupl↔Orig .


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6. NGO-Abgängerverarbeitung

Thema überspringen 6.1 Archivierung  6.2 Abgängerverarbeitung 
 

 

  6.1 Archivierung

Vor langer Zeit wurden an den Schulen jedes Jahr noch Klassen-Zeugnislisten angelegt, in denen für alle Klassen einschließlich Oberstufe neben den Schülerstammdaten die Noten der beiden Halbjahre aufgeführt waren. Diese Kladden wanderten ins Archiv, sodass für jeden Schüler die Schullaufbahn samt Noten rekonstruierbar war.

Mit Einführung der NGO passten die Vordrucke nicht mehr für NGO-Schüler. Für die wurden dafür Schülerzeugnisblätter angelegt, die sowohl am Oberschulamt/Regierungspräsidium als auch an der Schule archiviert wurden. Die Klassen-Zeugnislisten wurden nur noch für die "Nicht-NGO-ler" geführt.

Mittlerweile bedienen mangels Vorschrift nicht mehr alle Schulverwaltungsprogramme die Klassen-Zeugnislisten. Diese kommen also aus der Mode. Den Schulen bleibt gleichwohl die Auskunftpflicht über Schülerlaufbahnen. Daher sind in Installation und Update > ... > 6.4 Archvierung der Zeugnisse ausführliche Hinweise zum von uns vorgeschlagenen Procedere aufgelistet.

Bei dieser Archivierung sind insbesondere auch die NGO-Abbrecher zu berücksichtigen, vor allem in Hinblick auf mögliche Fachhochschulzeugnisse.


 

  6.2 Abgängerverarbeitung

In 4.2 Löschen von Datensätzen und 4.4 Endgültiges Löschen von Schülern wird beschrieben, wie Schüler (ggf. schrittweise über den Jahrgang 0000) aus der Datenbank entfernt werden.

Aber sind Schüler endgültig entfernt, hilft nur noch eine vorher durchgeführte Archivierung! Datensicherungen sind dann in der Regel keine Hilfe mehr (siehe Installation und Update > 6. Datensicherung/Archvierung).

Die winprosa-Datenbank bietet Platz für 1500 Schülerdatensätze. An einem durchschnittlichen Gymnsium sind das alle Jahrgänge ab 2010 bis ca. 2025 (vorher galt eine andere NGVO!). Also genügt es, alle Abbrecher lediglich zu "löschmerkern" (siehe 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen) und abgehende Jahrgänge unangetastet zu lassen (wenn sie nicht aufgerufen werden, werden sie auch nicht geladen). So sind alle Ex-Schüler jederzeit aufrufbar, solange die aktuelle Programmversion diese Schüler bedienen kann.

Werden die Daten eines Ex-Schülers gebraucht und werden diese in der winprosa-Datenbank vermutet, dann ergibt sich die folgende Suchreihenfolge mit Ausgangspunkt Schülerweise > Stammdaten:

  • Suche im Abiturjahrgang: Man wählt den Jahrgang des Schülers, in dem er Abitur gemacht hat/hätte und sucht ihn im Schülerfilter (Einstellung Alle).
  • Suche nach Gelöschmerkerten: Wird er dort nicht gefunden, aktiviert man die Gelöschmerkerten durch Klick auf  Löschm.  und sucht ihn dann im Schülerfilter.
  • Suche nach Gelöschten: Als nächstes durchsucht man den Jahrgang 0000 und verschiebt den gefundenen Schüler in seinen alten Jahrgang.
  • Suche in Nachbarjahrgängen: Ggf. muss man die Suche in gleicher Weise auch auf die beiden benachbarten Jahrgänge ausdehnen.
  • Suche in allen Schülern der Datenbank: Man kann auch alle Schüler der Datenbank mittels laden und dann im Schülerfilter nachsehen und den Schüler ggf. in seinen ehemaligen Jahrgang verschieben.

Fazit:
Nur eine regelmäßige Archivierung und sichere Verwahrung der Archive gibt ausreichende Sicherheit und Unabhängigkeit von der EDV !


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