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Datenübernahme von Fremdprogrammen       winprosa

Vorbemerkung

winprosa ist bekanntlich ein Oberstufenverwaltungsprogramm für Klasse 11 bis 13 (G8: 10 bis 12), das entweder zusammen mit Stammdatenprogrammen (Schülerverwaltungsprogrammen, Schulverwaltungsprogrammen, SVP) oder auch alleine eingesetzt werden kann.

Wird winprosa zusammen mit einem SVP eingesetzt, steht eine bidirektionale Schnittstelle zur Verfügung, so dass die Daten vollautomatisch zwischen den Programmen aktualisiert gehalten werden. Beispiele hierfür sind derzeit ASS-Windows von Haneke Software, Atlantis von SWH Heider und SVP-BW 1.x .

Soll winprosa alleine eingesetzt werden, steht eine leistungsfähige Schnittstelle zur Datenübernahme aus Fremdprogrammen zur Verfügung. Eingelesen werden Schülerstammdaten in Form von Text-Tabellen oder in Form von Excel-Dateien.

Achtung: winprosa liest immer das 1. Tabellenblatt einer Excel-Mappe im Format "excel 97-2003" ein (Dateiendung .xls). Das ganz alte Format "Excel 5.0 / excel-95" (ebenfalls Dateiendung .xls) und das ganz neue Format mit der Endung .xlsx kann winprosa nicht einlesen; gegebenenfalls müssen diese Formate mit Hilfe eines aktuellen Excel-Programms nach "excel 97-2003" umgewandelt werden.
Ferner ist darauf zu achten, dass mache SVP die relevanten Daten nicht im 1. Tabellenblatt der Excel-Mappe ablegen; ggf. sind dann störende Tabellenblätter zu löschen.

Typische Szenarien für die Datenübernahme von Fremdprogrammen sind z.B.:

  • Rechnertrennung: Die Stammdaten werden im Sekretariat gepflegt und der winprosa-PC hat keine Netzwerkverbindung zum Sekretariat.
  • Programmwechsel: Das alte Oberstufenprogramm soll durch winprosa ersetzt werden.
  • Schnittstellenprobleme: Die Schnittstelle des Stammdatenprogramms arbeitet nicht mehr oder nicht mehr zufriedenstellend.


Grundsätzlicher Ablauf der Datenübernahme

Die Datenübernahme erfolgt (mit Administratorrechten!) im Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration auf der Karteikarte Datenbankpflege (s.r.) grundsätzlich so, wie im Handbuch ab Seite 3-7 ff beschrieben ist.

Akzeptiert werden alle Datentabellen mit zeilenweisem Aufbau (Datensatz pro Zeile = Schüler pro Zeile). Von Vorteil ist es, wenn die erste Zeile die Spaltenüberschriften (= Datenfeldnamen = Merkmalsname) beinhaltet. Alle Daten (incl. Datenfeldnamen/Merkmalsnamen) sollten durch Semikolon oder Komma getrennt sein.

Werden die Daten als Excel-Datei geliefert, so wandelt sie winprosa automatisch in ein Textzwischenformat (CSV) um und liest sie dann erst ein.

Zum automatischen Einlesen der Daten muss winprosa wissen, welche externen Merkmalsnamen zu welchen in winprosa benützen Merkmalsnamen gehören. Bsp.:

extern   winprosa
Konfession   Konf
ReligUnterIn   BesKonf

Ferner muss winprosa informiert werden, welche Bedeutung die externen Feldinhalte (= Merkmalsausprägungen) haben. Bsp.:

extern   winprosa
röm. katholisch    Religionslehre
evangelisch   Religionslehre

Vorarbeiten

1.

Starten Sie den Dienst Datenbankpflege und rufen den Dienst Stammdatenimport (MS-Excel) auf. Wählen Sie im folgenden Öffnen-Dialog das gewünschte Verzeichnis samt Excel-Datei.

Es öffnet sich das Fenster Importvorbereitung für Textdateien. Für alle externen Merkmalsnamen können Sie nun die zugehörigen internen Namen festlegen (s.r.).

Die meisten Merkmale erkennt winprosa automatisch, ggf. nach Klick auf Felder automatisch zuordnen (soweit möglich). Die restlichen müssen mittels drag and drop von Hand zugeordnet werden.

Im Bild ist z.B. dem Merkmal Spr1 das externen Merkmal Sprache1 bereits zugewiesen worden; gerade wird Spr2 das Merkmal Sprache2 zugeordnet.

Achtung: Lediglich die Merkmalsausprägungnen G8 und G9 des winprosa-Merkmals GyTyp müssen später beim eigentlichen Import als G8 und G9 angeliefert werden, da für GyTyp keine Verknüpfungstabelle erzeugt werden kann. Für alle anderen Merkmale können Sie derartige Verknüpfungstabellen in winprosa anlegen (siehe nächster Punkt).

Im Beispiel entspricht GyTyp dem externen Merkmal Schulart und Profil dem externen Merkmal GymZug.

Wenn Sie nun mit den "Blättertasten" durch die Datensätze blättern, können Sie testen, wie später die Daten den Merkmalen zugeordnet werden.


2.

Nachdem Sie alle externen Merkmale denen in winprosa zugeordnet haben, müssen Sie als nächstes alle möglichen externen Merkmalsausprägungen mit den entsprechenden in winprosa verknüpfen. Klicken Sie dazu links unten auf den Knopf Zuordnungen SVP->winprosa. Es öffnet sich ein großes Fenster (siehe weiter unten).

Klicken Sie auf den Knopf  Import  rechts unten im Fenster. Dadurch öffnen Sie nebenstehendes Dialogfenster. Dort müssen Sie die hellen Felder ausfüllen (Drop-down-Auswahllisten) und dadurch z.B. die drei Fremdsprachen mit den externen Merkmalsnamen (nochmals) verknüpfen.

Wenn Sie mit den Blättertasten testweise durch die Datensätze blättern, sehen Sie, welche Merkmalsausprägungen (Feldinhalt) "angeliefert" werden.


3.

Nach Klick auf OK scannt winprosa den Datenbestand und listet unbekannte Merkmalsausprägungen auf (siehe nebenstehendes Bild).


4.

Nach Klick auf OK sind Sie wieder im großen Fenster (siehe nebenstehendes Bild). Dort finden Sie mehrere Übersetzungstabellen, verteilt auf "Karteikarten".

Auf der ersten Karteikarte Fächer: SVP->winprosa erkennen Sie die im Beispiel gefundenen (SVP-)Fächer "evangelisch" und "röm.katholisch", denen Sie nun aus der Auswahlliste jeweils die winprosa-Bezeichnung "Religionslehre" zuweisen müssen (siehe nebenstehendes Bild).


Auf der nächsten Karteikarte Profile: SVP<->winprosa bearbeiten Sie in gleicher Weise die Profile; im Beispiel sind das "spr" und "nw" (siehe nebenstehendes Bild).


Auf der dritten Karteikarte bes. Rel'U: SVP<->winprosa müssen Sie zuletzt die Kürzel für besuchten Religionsunterricht anpassen.


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